PAGE密件公文制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司密件公文管理，確保公司機(jī)密信息的安全與有效傳遞，規(guī)范公司內(nèi)部公文處理流程，提高工作效率，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在處理涉及公司機(jī)密的公文時(shí)的相關(guān)操作。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保密件公文在流轉(zhuǎn)過程中的保密性，防止機(jī)密信息泄露。2.準(zhǔn)確性原則：密件公文的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致工作失誤或造成不良影響。3.及時(shí)性原則：各環(huán)節(jié)處理人員應(yīng)及時(shí)、高效地完成密件公文的傳遞、辦理等工作，不得延誤。4.規(guī)范性原則：密件公文的格式、流轉(zhuǎn)程序等應(yīng)符合本制度及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。二、密件公文的定義與分類（一）定義密件公文是指涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、人事信息等重要機(jī)密內(nèi)容，需要采取保密措施進(jìn)行處理和傳遞的各類公文。（二）分類1.絕密級：涉及公司核心機(jī)密，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重的損失，如公司重大戰(zhàn)略決策、未公開的關(guān)鍵技術(shù)資料等。2.機(jī)密級：包含重要業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，泄露后可能對公司業(yè)務(wù)開展產(chǎn)生較大影響，如年度財(cái)務(wù)預(yù)算、重要客戶信息等。3.秘密級：涉及一般性公司機(jī)密，泄露后可能在一定程度上影響公司正常運(yùn)營，如部分業(yè)務(wù)合同條款、內(nèi)部管理規(guī)定等。三、密件公文的標(biāo)識與編號（一）標(biāo)識1.在密件公文首頁左上角顯著位置標(biāo)注“密級[具體密級]”字樣，字體為三號黑體加粗。2.對于絕密級公文，還應(yīng)在文件右上角加蓋“絕密”紅色印章。（二）編號1.密件公文應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號格式為：年份（四位數(shù)字）+部門代碼+流水號。例如：202301001。2.年份為公文形成年份，部門代碼由公司統(tǒng)一規(guī)定，流水號為該部門當(dāng)年密件公文的順序號。3.編號應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地標(biāo)注在密件公文首頁右上角，字體為四號宋體。四、密件公文的起草與審核（一）起草1.密件公文由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或人員負(fù)責(zé)起草，起草人應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，符合公司實(shí)際情況和相關(guān)政策法規(guī)要求。2.涉及多個(gè)部門的密件公文，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭起草，并與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保公文內(nèi)容得到各方認(rèn)可。（二）審核1.密件公文起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核人應(yīng)重點(diǎn)審查公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及保密性，確保符合公司利益和相關(guān)制度要求。2.對于涉及重要事項(xiàng)或多部門協(xié)作的密件公文，還應(yīng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，審核通過后方可進(jìn)入下一流程。五、密件公文的傳遞與簽收（一）傳遞方式1.密件公文應(yīng)通過公司內(nèi)部機(jī)要渠道進(jìn)行傳遞，如專人送達(dá)、機(jī)要文件交換站等，不得通過普通郵件、快遞等方式傳遞。2.在傳遞過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如使用加密存儲設(shè)備、密封包裝等，確保公文安全。（二）簽收1.接收密件公文時(shí)，接收人應(yīng)在機(jī)要文件簽收登記表上簽字確認(rèn)，注明接收日期、密級、文號、標(biāo)題等信息。2.對于緊急密件公文，接收人應(yīng)立即進(jìn)行處理，并按照規(guī)定程序及時(shí)傳遞給相關(guān)人員。六、密件公文的閱讀與使用（一）閱讀范圍1.密件公文的閱讀范圍應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)文部門確定的范圍執(zhí)行，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大閱讀范圍。2.對于涉及跨部門的密件公文，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)工作需要確定具體閱讀人員名單，并報(bào)發(fā)文部門備案。（二）使用要求1.閱讀密件公文時(shí)，應(yīng)在符合保密要求的場所進(jìn)行，不得在公共場所或無關(guān)人員面前閱讀。2.閱讀人員不得擅自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借密件公文，如需留存相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行登記和審批。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將密件公文歸還指定保管人員，不得私自留存。七、密件公文的數(shù)據(jù)處理（一）電子文檔管理1.對于電子形式的密件公文，應(yīng)采用加密存儲方式，設(shè)置訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問。2.定期對電子密件公文進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的位置，并進(jìn)行加密處理。（二）數(shù)據(jù)傳輸1.在通過網(wǎng)絡(luò)傳輸密件公文時(shí)，應(yīng)采用加密傳輸協(xié)議，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全性。2.禁止通過互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)傳輸涉及公司機(jī)密的公文。八、密件公文的保管與銷毀（一）保管1.密件公文應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的保密意識和責(zé)任心。2.設(shè)置專門的密件公文保管場所，確保場所安全，具備防火、防潮、防蟲等條件。3.定期對密件公文進(jìn)行清查核對，確保賬物相符。（二）銷毀1.密件公文在達(dá)到保管期限或已失去保存價(jià)值后，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀前，應(yīng)填寫密件公文銷毀審批表，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀密件公文時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等可靠方式，確保信息無法恢復(fù)，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的保密管理部門，負(fù)責(zé)對密件公文制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各部門應(yīng)定期對本部門密件公文管理情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.密件公文的標(biāo)識、編號是否規(guī)范。2.公文的起草、審核、傳遞、簽收、閱讀、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。3.保密措施是否落實(shí)到位，有無泄密隱患。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、辭退等處理。2.對于因違反制度導(dǎo)致公司機(jī)