PAGE文書提交制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織各類文書的提交流程，確保文書的準(zhǔn)確性、完整性和及時性，提高工作效率，加強(qiáng)內(nèi)部溝通與協(xié)作，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各崗位工作人員在工作過程中涉及的各類文書提交活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：文書提交必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保文書內(nèi)容合法、合規(guī)。2.準(zhǔn)確完整原則：提交的文書應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范，涵蓋所有必要信息，不得遺漏重要內(nèi)容。3.及時高效原則：按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)和流程要求，及時提交文書，避免延誤影響工作進(jìn)展。4.責(zé)任明確原則：明確文書提交各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保責(zé)任落實到人，便于追溯和監(jiān)督。二、文書分類及提交要求（一）行政文書1.文件類公司紅頭文件：由公司管理層簽發(fā)，涉及公司重大決策、政策發(fā)布、人事任免等重要事項。提交時需確保文件內(nèi)容經(jīng)過嚴(yán)格審核，格式符合公司紅頭文件模板要求，由起草部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，按照公司內(nèi)部審批流程依次提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，最終由行政部門統(tǒng)一編號、印發(fā)存檔。部門通知：各部門根據(jù)工作需要發(fā)布的內(nèi)部通知，用于傳達(dá)工作安排、任務(wù)要求等。通知內(nèi)容應(yīng)明確主題、事項、時間、要求等關(guān)鍵信息，由部門負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部門備案，并根據(jù)需要通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件等方式發(fā)布給相關(guān)人員。2.報告類工作計劃與總結(jié)：各部門應(yīng)定期提交工作計劃和總結(jié)。工作計劃應(yīng)明確工作目標(biāo)、任務(wù)分解、時間進(jìn)度安排等；工作總結(jié)應(yīng)全面回顧工作完成情況、取得的成績、存在的問題及改進(jìn)措施等。計劃和總結(jié)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，于規(guī)定時間內(nèi)提交至上級領(lǐng)導(dǎo)及行政部門。專項工作報告：針對特定項目、工作任務(wù)或突發(fā)事件撰寫的專項報告。報告內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)、客觀，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，分析深入，提出切實可行的建議或解決方案。專項報告由項目負(fù)責(zé)人或相關(guān)責(zé)任人起草，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，根據(jù)報告性質(zhì)和涉及范圍提交至相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門。（二）業(yè)務(wù)文書1.合同類銷售合同：銷售部門與客戶簽訂的關(guān)于產(chǎn)品或服務(wù)銷售的合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。合同起草后，需經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)、風(fēng)險可控，最終由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章生效。生效后的合同原件一份交行政部門存檔，復(fù)印件分發(fā)給相關(guān)執(zhí)行部門。采購合同：采購部門與供應(yīng)商簽訂的關(guān)于物資采購、服務(wù)采購等的合同。合同條款應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同同樣需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門審核，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章后生效，并按照銷售合同的存檔和分發(fā)要求進(jìn)行處理。2.業(yè)務(wù)報表財務(wù)報表：財務(wù)部門定期編制的反映公司財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的報表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。財務(wù)報表應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會計制度和公司財務(wù)管理制度進(jìn)行編制，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、勾稽關(guān)系正確。報表編制完成后，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，提交給公司管理層及相關(guān)監(jiān)管部門。業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表：各業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要定期填報的反映業(yè)務(wù)進(jìn)展情況的報表，如銷售業(yè)績報表、生產(chǎn)進(jìn)度報表、市場調(diào)研報告等。業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表應(yīng)真實、準(zhǔn)確、及時，數(shù)據(jù)來源可靠，能夠客觀反映業(yè)務(wù)實際情況。報表由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至上級領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)職能部門。（三）人事文書1.招聘文書招聘需求申請表：用人部門根據(jù)工作需要提出的招聘需求申請，應(yīng)明確招聘崗位名稱、崗位職責(zé)、任職要求、招聘人數(shù)、招聘時間等信息。申請表經(jīng)用人部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至人力資源部門。員工簡歷：應(yīng)聘者提交的個人簡歷，人力資源部門負(fù)責(zé)收集、整理和初步篩選。篩選后的簡歷按照用人部門需求進(jìn)行分類，并提供給用人部門進(jìn)行面試評估。2.員工檔案文書入職登記表：新員工入職時填寫的個人基本信息表，包括姓名、性別、出生日期、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、聯(lián)系方式等內(nèi)容。入職登記表經(jīng)員工本人簽字確認(rèn)后，由人力資源部門存檔。勞動合同：人力資源部門與員工簽訂的勞動合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、工作內(nèi)容、工作地點(diǎn)、勞動報酬、社會保險、福利待遇、合同期限、解除和終止條件等條款。勞動合同一式兩份，雙方簽字蓋章后生效，一份由員工本人保存，一份由人力資源部門存檔。培訓(xùn)記錄：記錄員工參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的相關(guān)信息，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)考核成績等。培訓(xùn)記錄由培訓(xùn)組織部門負(fù)責(zé)填寫和整理，定期提交至人力資源部門存檔。三、提交流程（一）起草1.文書起草人員應(yīng)根據(jù)工作實際需求，按照相關(guān)格式要求和內(nèi)容規(guī)范進(jìn)行文書起草。起草過程中應(yīng)確保信息準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言通順，必要時可參考以往類似文書或相關(guān)資料。2.涉及多個部門或崗位的文書，起草人員應(yīng)與相關(guān)部門或人員進(jìn)行充分溝通，廣泛征求意見，確保文書內(nèi)容全面、合理，避免出現(xiàn)職責(zé)不清、要求不明等問題。（二）審核1.部門內(nèi)部審核：文書起草完成后，首先提交至本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審查文書內(nèi)容，核實信息準(zhǔn)確性，檢查格式規(guī)范性，對文書表述和涉及事項進(jìn)行把關(guān)，提出修改意見或建議，確保文書質(zhì)量符合部門工作要求和公司整體利益。2.跨部門審核：對于涉及多個部門的文書，需進(jìn)行跨部門審核。由牽頭部門組織相關(guān)部門召開審核會議或通過線上溝通方式，共同對文書內(nèi)容進(jìn)行審核。各部門應(yīng)從自身業(yè)務(wù)角度出發(fā)，對涉及本部門職責(zé)和工作的部分進(jìn)行重點(diǎn)審查，提出意見和建議。審核通過后，各部門負(fù)責(zé)人在文書上簽字確認(rèn)。3.專業(yè)審核：對于重要的合同類文書、涉及財務(wù)數(shù)據(jù)或?qū)I(yè)技術(shù)內(nèi)容的文書，應(yīng)提交至法務(wù)部門、財務(wù)部門或相關(guān)專業(yè)技術(shù)部門進(jìn)行專業(yè)審核。專業(yè)審核部門應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)知識，對文書進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保文書合法合規(guī)、風(fēng)險可控、專業(yè)準(zhǔn)確。（三）審批1.根據(jù)文書性質(zhì)和涉及范圍，按照公司內(nèi)部審批權(quán)限規(guī)定，提交至相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱文書內(nèi)容，對文書的必要性、可行性、合規(guī)性等進(jìn)行全面評估，做出審批意見。2.對于重大事項或涉及公司戰(zhàn)略決策的文書，可能需要經(jīng)過多層級領(lǐng)導(dǎo)審批，確保決策的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。（四）提交存檔1.經(jīng)審核、審批通過的文書，由起草部門或相關(guān)責(zé)任人按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行打印或電子文檔整理。2.將文書原件一份提交至行政部門進(jìn)行存檔，確保文書保存的完整性和可追溯性。行政部門應(yīng)建立完善的文書檔案管理制度，對存檔文書進(jìn)行分類、編號、存儲，便于查詢和調(diào)用。3.根據(jù)工作需要，將文書復(fù)印件分發(fā)給相關(guān)執(zhí)行部門或人員，確保各部門及時了解文書內(nèi)容并按照要求開展工作。（五）特殊情況處理1.對于緊急情況下需要提交的文書，可適當(dāng)簡化審核流程，但必須確保文書內(nèi)容準(zhǔn)確、必要，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)口頭同意后先行提交，后續(xù)及時補(bǔ)齊審核、審批手續(xù)。2.如果在文書提交過程中發(fā)現(xiàn)問題或需要修改，應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通協(xié)調(diào)，按照規(guī)定的流程進(jìn)行修改和重新提交，確保文書提交工作的順利進(jìn)行。四、提交時間要求（一）定期提交文書1.工作計劃與總結(jié)應(yīng)于每月末或每季度末提交；財務(wù)報表應(yīng)按照國家規(guī)定的會計期間和公司內(nèi)部財務(wù)報告制度要求定期提交，如月度報表于次月上旬提交，年度報表于次年規(guī)定時間內(nèi)提交。2.其他定期提交的業(yè)務(wù)報表、行政文書等，應(yīng)按照公司內(nèi)部規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)準(zhǔn)時提交，確保工作信息的及時傳遞和共享。（二）臨時提交文書對于臨時性工作任務(wù)或突發(fā)事件產(chǎn)生的文書，應(yīng)在任務(wù)完成或事件處理后及時提交，原則上不得超過[X]個工作日。如遇緊急情況，應(yīng)在[具體緊急時限]內(nèi)提交，以便及時做出決策和采取措施。五、格式規(guī)范（一）頁面設(shè)置文書應(yīng)采用A4紙打印，頁邊距上、下、左、右均為2.5厘米，頁眉2厘米，頁腳1.5厘米。（二）字體字號1.標(biāo)題：一般用二號宋體加粗，居中排列。2.正文：采用三號仿宋體，行距為固定值28磅。3.一級標(biāo)題：用三號黑體，序號為“一、”。4.二級標(biāo)題：用三號楷體，序號為“（一）”。5.三級標(biāo)題：用三號仿宋體加粗，序號為“1.”。（三）編號格式1.文件類：公司紅頭文件編號格式為“[公司簡稱][年份][文件序號]”，如“[公司簡稱]〔20XX〕XX號”；部門通知編號格式為“[部門簡稱][年份][通知序號]”，如“[部門簡稱]〔20XX〕XX號”。2.報告類：工作計劃與總結(jié)、專項工作報告等編號格式可根據(jù)實際情況自行設(shè)定，但應(yīng)保持連續(xù)性和唯一性，便于管理和查詢。3.合同類：合同編號格式為“[合同類別][年份][合同序號]”，如“銷售合同〔20XX〕XX號”“采購合同〔20XX〕XX號”。（四）落款格式文書落款應(yīng)包括部門名稱、日期，并加蓋部門公章（如有需要）。部門名稱應(yīng)寫全稱，日期應(yīng)具體到年、月、日。六、責(zé)任追究（一）對提交文書不符合要求的責(zé)任追究1.若文書起草人員提交的文書存在內(nèi)容錯誤、信息遺漏、格式不規(guī)范等問題，導(dǎo)致工作延誤或產(chǎn)生不良影響，視情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣分等處理。如因錯誤信息造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.審核人員未認(rèn)真履行審核職責(zé)，未能發(fā)現(xiàn)文書存在的問題，導(dǎo)致不符合要求的文書通過審核，對審核人員進(jìn)行批評教育，并要求其對相關(guān)問題進(jìn)行整改。如因?qū)徍耸氃斐蓢?yán)重后果的，將追究審核人員的責(zé)任。（二）對未按時提交文書的責(zé)任追究1.對于未按照規(guī)定時間提交文書的部門或個人，給予警告處分，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報批評。2.因未按時提交文書導(dǎo)致工作延誤、影響公司整體工作進(jìn)度的，視情節(jié)輕重扣減相關(guān)責(zé)任人的績效分?jǐn)?shù)，并取消其當(dāng)年評優(yōu)評先資格。（三）對違反法律法規(guī)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)提交文書的責(zé)任追究1.若提交的文書違反國家法律法規(guī)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，給公司帶來法律風(fēng)險或不良社會影響的，將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的法律