PAGE文書格式規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織各類文書的格式，確保文書的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和一致性，提高工作效率，便于文書的存檔、查閱和管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有部門及員工在各類工作中所涉及的文書，包括但不限于文件、報(bào)告、通知、函件、合同、協(xié)議等。（三）基本原則1.符合法律法規(guī)：文書格式應(yīng)嚴(yán)格遵守國家現(xiàn)行的法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文書的合法性和有效性。2.統(tǒng)一規(guī)范：公司/組織內(nèi)部的文書格式應(yīng)保持統(tǒng)一，避免因格式差異而產(chǎn)生誤解或混亂。3.簡潔明了：文書內(nèi)容應(yīng)簡潔、清晰，格式應(yīng)便于閱讀和理解，避免復(fù)雜冗長的表述和格式設(shè)置。4.便于存檔與查閱：文書格式應(yīng)有利于檔案的整理、存儲和檢索，方便日后的查閱和使用。二、文書格式基本要求（一）頁面設(shè)置1.紙張：一般應(yīng)采用A4紙（210mm×297mm）。特殊情況下如需使用其他規(guī)格紙張，應(yīng)經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在文書中注明紙張規(guī)格。2.頁邊距：上、下頁邊距一般為2.54cm，左、右頁邊距一般為3.17cm。3.頁眉頁腳：頁眉內(nèi)容一般為公司/組織名稱或文書主題，字體為小五號宋體，居中顯示；頁腳內(nèi)容一般為頁碼，位于頁面底部居中，頁碼格式為“第X頁，共Y頁”，字體為小五號宋體。（二）字體、字號與排版1.標(biāo)題：一級標(biāo)題：一般采用二號宋體，加粗，居中顯示。二級標(biāo)題：一般采用三號宋體，加粗，左對齊。三級標(biāo)題：一般采用四號宋體，加粗，左對齊。四級標(biāo)題：一般采用小四號宋體，加粗，左對齊。2.正文：一般采用小四號宋體，1.5倍行距，兩端對齊。段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符。3.序號：阿拉伯?dāng)?shù)字序號：如1.、2.、3.等，后接半角句號，再空一格書寫內(nèi)容。漢字序號：如一、二、三、等，后接頓號，再空一格書寫內(nèi)容。帶括號序號：如（1）、（2）、（3）等，后接半角句號，再空一格書寫內(nèi)容。（三）段落格式1.每段開頭應(yīng)縮進(jìn)2個(gè)字符，段與段之間應(yīng)保持一定的行距，一般為1.5倍行距，以增強(qiáng)文檔的可讀性。2.對于較長的段落，可以適當(dāng)分段，避免出現(xiàn)過長的連續(xù)文本，以便于閱讀和理解。（四）標(biāo)點(diǎn)符號與數(shù)字用法1.標(biāo)點(diǎn)符號：應(yīng)嚴(yán)格按照國家規(guī)定的標(biāo)點(diǎn)符號用法使用，確保標(biāo)點(diǎn)符號的正確使用，避免出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號錯(cuò)誤或不規(guī)范的情況。2.數(shù)字用法：一般情況下，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字表示數(shù)量、日期、時(shí)間等。如：2023年10月15日、50萬元等。整數(shù)一至十，如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計(jì)意義的一組數(shù)字中，可以用漢字，但要照顧到上下文，求得局部體例上的一致。如：一個(gè)人、三本書、四條意見等。三、各類文書格式規(guī)范（一）文件格式1.文件首頁：應(yīng)包含文件編號、文件標(biāo)題、發(fā)文部門、發(fā)文日期、密級、緊急程度等信息。文件編號一般由年份、部門代碼、文件順序號組成，如：2023HR001，表示2023年人力資源部的第1號文件。文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，簡潔明了。發(fā)文部門應(yīng)填寫文件的起草或發(fā)布部門全稱。發(fā)文日期應(yīng)填寫文件正式發(fā)布的日期，采用阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日齊全。密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容的敏感程度確定，并在文件首頁右上角標(biāo)注。緊急程度分為特急、加急、平急，應(yīng)根據(jù)文件送達(dá)和辦理的時(shí)間要求確定，并在文件首頁右上角標(biāo)注。2.文件正文：按照前文所述的字體、字號、排版和段落格式要求進(jìn)行書寫。正文內(nèi)容應(yīng)層次分明，邏輯清晰，表述準(zhǔn)確。對于重要的文件內(nèi)容，可以采用加粗、下劃線等方式進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，但應(yīng)避免過度使用，以免影響文檔的整體美觀。3.文件結(jié)尾：應(yīng)包含發(fā)文部門署名、成文日期，并加蓋公章。發(fā)文部門署名應(yīng)與文件首頁的發(fā)文部門一致，采用全稱。成文日期應(yīng)與文件首頁的發(fā)文日期一致，采用阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日齊全，并加蓋單位公章。公章應(yīng)端正、清晰地蓋在成文日期上，不得模糊、歪斜或遺漏。（二）報(bào)告格式1.報(bào)告首頁：應(yīng)包含報(bào)告編號、報(bào)告標(biāo)題、報(bào)告部門、報(bào)告日期、主送部門、抄送部門等信息。報(bào)告編號的編制方法與文件編號類似。報(bào)告標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確反映報(bào)告的主題和內(nèi)容。報(bào)告部門應(yīng)填寫報(bào)告的撰寫部門全稱。報(bào)告日期應(yīng)填寫報(bào)告完成的日期。主送部門應(yīng)填寫報(bào)告主要報(bào)送的部門全稱，抄送部門應(yīng)填寫需要知曉報(bào)告內(nèi)容的其他相關(guān)部門全稱。2.報(bào)告正文：一般應(yīng)包括引言、正文主體、結(jié)論和建議等部分。引言部分應(yīng)簡要介紹報(bào)告的背景、目的和范圍。正文主體部分應(yīng)詳細(xì)闡述報(bào)告的內(nèi)容，可根據(jù)需要進(jìn)行分段、分節(jié)，并使用小標(biāo)題進(jìn)行概括。結(jié)論部分應(yīng)總結(jié)報(bào)告的主要發(fā)現(xiàn)和成果。建議部分應(yīng)針對報(bào)告中發(fā)現(xiàn)的問題或情況，提出相應(yīng)的解決措施或建議。報(bào)告正文的格式要求與文件正文相同。3.報(bào)告結(jié)尾：應(yīng)包含報(bào)告部門署名、成文日期，并加蓋公章。如有附件，應(yīng)在報(bào)告結(jié)尾處注明附件名稱和數(shù)量，并在附件上標(biāo)注附件序號，與報(bào)告正文相對應(yīng)。（三）通知格式1.通知首頁：應(yīng)包含通知編號（可參照文件編號編制）、通知標(biāo)題、通知部門、通知日期、被通知部門或人員等信息。通知標(biāo)題應(yīng)明確通知的主題，如“關(guān)于召開XXXX會議的通知”、“關(guān)于發(fā)布XXXX規(guī)定的通知”等。通知部門應(yīng)填寫發(fā)布通知的部門全稱。通知日期應(yīng)填寫通知正式發(fā)布的日期。被通知部門或人員應(yīng)填寫具體的部門名稱或人員姓名，可采用全稱或規(guī)范簡稱。2.通知正文：應(yīng)明確通知的目的、內(nèi)容、要求和時(shí)間安排等。通知內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，重點(diǎn)突出，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。對于需要被通知部門或人員執(zhí)行的事項(xiàng)，應(yīng)明確具體的要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，以便于執(zhí)行和監(jiān)督。通知正文的格式要求與文件正文相同。3.通知結(jié)尾：一般不需要加蓋公章，但應(yīng)注明通知部門署名和成文日期。如有附件，應(yīng)在通知結(jié)尾處注明附件名稱和數(shù)量，并在附件上標(biāo)注附件序號，與通知正文相對應(yīng)。（四）函件格式1.函件首頁：應(yīng)包含函件編號、函件標(biāo)題、發(fā)函部門、發(fā)函日期、收函部門等信息。函件編號的編制方法與文件編號類似。函件標(biāo)題應(yīng)明確函件的主題，如“關(guān)于商洽XXXX事宜的函”、“關(guān)于答復(fù)XXXX問題的函”等。發(fā)函部門應(yīng)填寫發(fā)函的部門全稱。發(fā)函日期應(yīng)填寫函件發(fā)出的日期。收函部門應(yīng)填寫接收函件的部門全稱。2.函件正文：應(yīng)根據(jù)函件的性質(zhì)和目的，明確函件的內(nèi)容。函件內(nèi)容應(yīng)禮貌、得體，表達(dá)清晰準(zhǔn)確。對于商洽函，應(yīng)詳細(xì)說明商洽的事項(xiàng)、要求和期望達(dá)成的結(jié)果；對于答復(fù)函，應(yīng)針對對方提出的問題進(jìn)行明確的答復(fù)，并提供必要的解釋和說明。函件正文的格式要求與文件正文相同。3.函件結(jié)尾：應(yīng)根據(jù)函件的性質(zhì)和目的，使用恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)束語。如商洽函可使用“妥否，請函復(fù)”、“盼復(fù)”等；答復(fù)函可使用“特此函復(fù)”等。結(jié)束語后應(yīng)注明發(fā)函部門署名和成文日期，并加蓋公章。如有附件，應(yīng)在函件結(jié)尾處注明附件名稱和數(shù)量，并在附件上標(biāo)注附件序號，與函件正文相對應(yīng)。（五）合同、協(xié)議格式1.合同、協(xié)議首頁：應(yīng)包含合同編號、合同名稱、簽訂雙方、簽訂日期等信息。合同編號一般由年份、合同類別代碼、合同順序號組成，如：2023HT001，表示2023年的第1號合同。合同名稱應(yīng)準(zhǔn)確概括合同的主要內(nèi)容，明確合同的性質(zhì)和標(biāo)的。簽訂雙方應(yīng)填寫合同簽訂的雙方當(dāng)事人全稱，并注明法定代表人或授權(quán)代表姓名。簽訂日期應(yīng)填寫合同正式簽訂的日期，采用阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日齊全。2.合同、協(xié)議正文：應(yīng)詳細(xì)約定雙方的權(quán)利和義務(wù)、合同標(biāo)的、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。合同條款應(yīng)明確、具體，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。對于重要的條款，可以采用加粗、下劃線等方式進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。合同正文的格式要求與文件正文相同，但可根據(jù)需要適當(dāng)增加行距或分段，以使合同內(nèi)容更加清晰易讀。3.合同、協(xié)議結(jié)尾：應(yīng)包含簽訂雙方的署名、法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋公章。如有附件，應(yīng)在合同、協(xié)議結(jié)尾處注明附件名稱和數(shù)量，并在附件上標(biāo)注附件序號，與合同、協(xié)議正文相對應(yīng)。合同、協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行編號、歸檔，并妥善保管。四、文書格式審核與修改（一）審核流程1.文書起草完成后，起草人應(yīng)首先對文書格式進(jìn)行自我檢查，確保格式符合本制度的要求。2.自我檢查無誤后，起草人應(yīng)將文書提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文書格式，對不符合要求的地方提出修改意見，并簽字確認(rèn)。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，文書應(yīng)提交給公司/組織的綜合管理部門或相關(guān)審核部門進(jìn)行終審。終審部門應(yīng)按照本制度的要求，對文書格式進(jìn)行全面審核，確保文書格式的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。終審?fù)ㄟ^后，文書方可正式發(fā)布或存檔。（二）修改要求1.對于審核過程中提出的格式修改意見，起草人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改，并將修改后的文書再次提交審核，直至審核通過為止。2.修改后的文書應(yīng)保持與原文書內(nèi)容的一致性，不得擅自修改文書的核心內(nèi)容和關(guān)鍵信息。如因格式修改需要對文書內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并確保調(diào)整后的內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。五。文書格式存檔與查閱（一）存檔規(guī)定1.各類文書在正式發(fā)布或使用后，應(yīng)按照公司/組織的檔案管理制度及時(shí)進(jìn)行存檔。存檔的文書應(yīng)包括紙質(zhì)文檔和電子文檔，確保文檔的完整性和準(zhǔn)確性。2.紙質(zhì)文檔應(yīng)按照文書的類別、年份、編號等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，并在封面注明文書名稱、編號、年份等信息。電子文檔應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在公司/組織指定的電子存儲設(shè)備或系統(tǒng)中，便于檢索和查閱。3.文書存檔期限應(yīng)根據(jù)公司/組織的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般重要文件應(yīng)長期存檔，一般性文件可根據(jù)實(shí)際情況確定存檔期限，但不得少于規(guī)定的最短期限。（二）查閱流程1.公司/組織內(nèi)部員工如需查閱存檔文書，應(yīng)填寫《文書查閱申請表》，注明查閱的文書名稱、編號、查閱目的等信息，并提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，員工應(yīng)將《文書查閱申請表》提交給檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表的內(nèi)容，為員工提供相應(yīng)的文書查閱服務(wù)。3.員工查閱文書時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將文書帶出指定地點(diǎn)。如需復(fù)印或摘錄文書內(nèi)容，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，員工應(yīng)將查閱的文書歸還給檔案管理部門，并在《