PAGE采購(gòu)部工作規(guī)范制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司采購(gòu)部的工作流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性、規(guī)范性和高效性，保障公司物資供應(yīng)的及時(shí)性和質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，維護(hù)公司利益。2.適用范圍本制度適用于公司采購(gòu)部所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。3.基本原則合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，不得偏袒任何供應(yīng)商，確保所有供應(yīng)商享有平等的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)。效益原則：在保證物資質(zhì)量和滿(mǎn)足公司需求的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)部與供應(yīng)商之間應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定，維護(hù)雙方的良好合作關(guān)系。二、采購(gòu)流程1.需求申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性后簽字批準(zhǔn)，并將申請(qǐng)表提交至采購(gòu)部。2.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部收到各部門(mén)提交的《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，進(jìn)行匯總整理。根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、庫(kù)存情況以及采購(gòu)周期等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的種類(lèi)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算等內(nèi)容。將采購(gòu)計(jì)劃提交至采購(gòu)部經(jīng)理審核，經(jīng)審核通過(guò)后執(zhí)行。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并對(duì)其經(jīng)營(yíng)狀況、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行調(diào)查了解。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果等內(nèi)容。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰處理。4.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就采購(gòu)物資的價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款達(dá)成一致意見(jiàn)。根據(jù)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、具體。將采購(gòu)合同提交至采購(gòu)部經(jīng)理審核，經(jīng)審核通過(guò)后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。5.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)人員根據(jù)合同條款，及時(shí)下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。6.到貨驗(yàn)收采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)通知相關(guān)部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨后，由驗(yàn)收部門(mén)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問(wèn)題等不符合合同要求的情況，驗(yàn)收部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員與供應(yīng)商協(xié)商解決。協(xié)商不成的，按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。7.付款結(jié)算采購(gòu)人員根據(jù)驗(yàn)收合格的《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》和采購(gòu)合同，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱(chēng)、數(shù)量、金額、付款方式等信息，并提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)《付款申請(qǐng)單》進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款結(jié)算。采購(gòu)人員負(fù)責(zé)跟蹤付款情況，確保供應(yīng)商按時(shí)收到款項(xiàng)，并與供應(yīng)商保持良好的溝通。三、采購(gòu)預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)公司的年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃，編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)物資的種類(lèi)、數(shù)量、價(jià)格、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等內(nèi)容。在編制采購(gòu)預(yù)算時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)充分考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商報(bào)價(jià)變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。將采購(gòu)預(yù)算提交至公司財(cái)務(wù)部門(mén)審核，經(jīng)審核通過(guò)后納入公司年度預(yù)算管理體系。2.預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)部應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，控制采購(gòu)成本。在采購(gòu)過(guò)程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。采購(gòu)人員應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。3.預(yù)算監(jiān)督公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購(gòu)活動(dòng)符合預(yù)算要求。審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購(gòu)部應(yīng)建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)主要包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。針對(duì)不同類(lèi)型的風(fēng)險(xiǎn)，分析其產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，可通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、價(jià)格分析、建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)；對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)供應(yīng)商管理、建立供應(yīng)商備用庫(kù)等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)驗(yàn)收管理、建立質(zhì)量追溯體系等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)；對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)合同審核、規(guī)范合同簽訂流程等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)；對(duì)于付款風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)付款審批、跟蹤付款情況等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)。定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控采購(gòu)部應(yīng)建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行總結(jié)和分析，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的有效性，為制定更加科學(xué)合理的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略提供依據(jù)。五、采購(gòu)檔案管理1.檔案分類(lèi)采購(gòu)檔案分為合同檔案、訂單檔案、驗(yàn)收檔案、供應(yīng)商檔案等類(lèi)別。合同檔案包括采購(gòu)合同、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等相關(guān)文件；訂單檔案包括采購(gòu)訂單、訂單變更記錄等相關(guān)文件；驗(yàn)收檔案包括驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、檢驗(yàn)記錄等相關(guān)文件；供應(yīng)商檔案包括供應(yīng)商資質(zhì)證明文件、評(píng)估報(bào)告、合作記錄等相關(guān)文件。2.檔案整理采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)對(duì)采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，建立檔案目錄，便于查找和管理。3.檔案保管采購(gòu)檔案應(yīng)妥善保管，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案保管期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備安全、防潮、防火、防蟲(chóng)等條件，確保檔案資料的安全。4.檔案查閱因工作需要查閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交至檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。經(jīng)審核通過(guò)后，檔案管理人員按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案資料。六、采購(gòu)人員行為規(guī)范1.職業(yè)道德采購(gòu)人員應(yīng)遵守職業(yè)道德規(guī)范，誠(chéng)實(shí)守信，廉潔奉公，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、禮品等不正當(dāng)利益。保守公司商業(yè)秘密，不得泄露公司采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)價(jià)格、供應(yīng)商信息等機(jī)密內(nèi)容。2.工作紀(jì)律采購(gòu)人員應(yīng)遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。嚴(yán)格遵守工作流程和操作規(guī)范，不得擅自簡(jiǎn)化或省略采購(gòu)環(huán)節(jié)。在工作時(shí)間內(nèi)，不得從事與工作無(wú)關(guān)的事情，確保工作效率和質(zhì)量。3.溝通協(xié)作采購(gòu)人員應(yīng)與各部門(mén)保持良好的溝通協(xié)作關(guān)系，及時(shí)了解