PAGE內(nèi)控采購制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購行為，加強采購內(nèi)部控制，確保采購活動合法合規(guī)、透明高效，保障公司利益，提高采購質(zhì)量和效益，促進公司持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：符合公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購流程規(guī)范有序。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性，提高采購效益。4.公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，維護供應(yīng)商合法權(quán)益，杜絕不正當(dāng)交易。5.保密性原則：涉及采購的商業(yè)秘密、敏感信息等應(yīng)予以嚴(yán)格保密。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對采購工作進行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為采購執(zhí)行主體，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計劃和預(yù)算，根據(jù)公司需求和市場情況，合理安排采購任務(wù)。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，維護良好的合作關(guān)系。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和要求。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，保證采購任務(wù)按時、按質(zhì)、按量完成。5.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管，建立采購檔案管理制度。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購結(jié)果進行驗收。同時，配合采購部門開展供應(yīng)商選擇、采購談判等工作，提供必要的技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（四）監(jiān)督部門審計、監(jiān)察等監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對采購活動進行全過程監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購行為的公正性、采購結(jié)果的效益性等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并追究相關(guān)人員責(zé)任。三、采購流程（一）采購需求提出1.各需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、生產(chǎn)運營等實際需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱（規(guī)格型號）、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間、用途等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。對于重大采購項目，需提前提交采購決策委員會審議。（二）采購計劃制定采購部門收到采購申請表后，進行匯總分析。結(jié)合公司庫存情況、市場供應(yīng)狀況、采購預(yù)算等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目的具體內(nèi)容、采購時間安排、采購方式選擇等。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如供應(yīng)商推薦、行業(yè)展會、網(wǎng)絡(luò)搜索、招標(biāo)公告等。2.供應(yīng)商篩選：根據(jù)采購需求和公司供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，對潛在供應(yīng)商進行初步篩選。審查供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績信譽等情況，剔除不符合要求的供應(yīng)商。3.供應(yīng)商評估：對篩選后的供應(yīng)商進行實地考察或問卷調(diào)查，評估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等方面。根據(jù)評估結(jié)果，確定入圍供應(yīng)商名單。4.供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫建立與維護：采購部門建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。定期對供應(yīng)商進行動態(tài)評估和更新，確保供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性和有效性。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部門與選定的供應(yīng)商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進行談判。談判過程中，應(yīng)充分了解市場行情，掌握談判技巧，爭取有利的采購條件。談判結(jié)果需形成談判記錄，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。2.合同簽訂：根據(jù)談判達成的一致意見，采購部門起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同經(jīng)公司法律部門審核通過后，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章生效。（五）采購訂單執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確訂單編號、采購物品或服務(wù)的詳細(xì)信息、訂單數(shù)量、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.供應(yīng)商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或提供服務(wù)，并在規(guī)定的交貨期內(nèi)將貨物送達指定地點或完成服務(wù)交付。采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決可能出現(xiàn)的問題。3.需求部門在收到貨物或服務(wù)后，按照合同約定的質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)進行驗收。驗收合格后，填寫驗收報告，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他不符合合同要求的情況，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。（六）采購付款1.采購部門根據(jù)合同約定和驗收報告，填寫付款申請單，注明采購項目名稱、合同編號、付款金額、付款方式等信息。付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理付款手續(xù)。2.財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求，對采購付款進行審核和支付。對于符合付款條件的，及時安排資金支付給供應(yīng)商；對于不符合付款條件的，應(yīng)拒絕付款，并向采購部門說明原因。四、采購方式（一）招標(biāo)采購對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭充分的采購項目，采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部招標(biāo)管理規(guī)定進行，通過發(fā)布招標(biāo)公告、資格預(yù)審、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等程序，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。（二）競爭性談判采購對于采購項目時間緊迫、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜且難以明確、市場競爭不充分等情況，可采用競爭性談判采購方式。采購部門邀請不少于三家符合條件的供應(yīng)商進行談判，通過多輪報價和談判，確定成交供應(yīng)商。（三）詢價采購對于規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，采用詢價采購方式。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價，根據(jù)報價情況選擇最低價成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購符合下列情形之一的采購項目，可采用單一來源采購方式：1.只能從唯一供應(yīng)商處采購的。2.發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。3.必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應(yīng)嚴(yán)格履行審批程序，確保采購過程的合規(guī)性和合理性。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：包括市場價格波動、供應(yīng)短缺、供應(yīng)商違約等風(fēng)險，可能導(dǎo)致采購成本增加、采購任務(wù)無法按時完成等問題。2.質(zhì)量風(fēng)險：供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不符合合同要求，可能影響公司生產(chǎn)運營和產(chǎn)品質(zhì)量，給公司帶來損失。3.合規(guī)風(fēng)險：采購活動違反國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)章制度，可能導(dǎo)致法律糾紛、行政處罰等風(fēng)險。4.廉潔風(fēng)險：采購人員在采購過程中存在收受回扣、謀取私利等行為，損害公司利益，影響公司形象。（二）風(fēng)險評估采購部門會同相關(guān)部門對識別出的風(fēng)險進行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.市場風(fēng)險應(yīng)對：建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機。與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，約定價格調(diào)整機制，降低價格波動風(fēng)險。同時，拓展供應(yīng)商渠道，增加供應(yīng)來源，應(yīng)對供應(yīng)短缺風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強供應(yīng)商質(zhì)量管理，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對采購物品進行嚴(yán)格檢驗和驗收。建立質(zhì)量反饋機制，及時處理質(zhì)量問題，追究供應(yīng)商責(zé)任。3.合規(guī)風(fēng)險應(yīng)對：加強采購人員法律法規(guī)和公司制度培訓(xùn)，提高合規(guī)意識。建立采購流程監(jiān)控機制，確保采購活動嚴(yán)格按照規(guī)定程序進行。定期開展內(nèi)部審計和合規(guī)檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。4.廉潔風(fēng)險應(yīng)對：加強廉潔教育，建立廉潔風(fēng)險防控體系。實行采購人員輪崗制度，加強對采購過程的監(jiān)督和審計。對違反廉潔規(guī)定行為嚴(yán)肅查處，追究相關(guān)人員責(zé)任。六、采購信息管理（一）采購信息收集采購部門應(yīng)廣泛收集與采購活動相關(guān)的信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、行業(yè)動態(tài)、政策法規(guī)等。通過多種渠道獲取信息，如網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)報告、供應(yīng)商反饋、市場調(diào)研等，確保信息的全面性和準(zhǔn)確性。（二）采購信息分析對收集到的采購信息進行分析整理，提取有價值的信息，為采購決策提供支持。分析市場價格走勢，評估供應(yīng)商競爭力，預(yù)測采購需求變化等，以便及時調(diào)整采購策略和計劃。（三）采購信息共享建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購部門、需求部門、監(jiān)督部門等之間的信息共享。各部門可通過平臺查詢采購項目進展情況、供應(yīng)商信息、采購合同等內(nèi)容，提高工作效率，加強協(xié)同合作。同時，確保采購信息的安全保密，防止信息泄露。七、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本：衡量采購價格的合理性，包括采購物品或服務(wù)的實際采購金額與預(yù)算金額的對比情況。2.采購質(zhì)量：評估采購物品或服務(wù)是否符合質(zhì)量要求，通過驗收合格率、質(zhì)量問題發(fā)生率等指標(biāo)進行考核。3.采購效率：考察采購任務(wù)完成的及時性，如采購訂單按時交付率、采購周期等指標(biāo)。4.供應(yīng)商管理：評價供應(yīng)商選擇、合作關(guān)系維護等方面的工作成效，包括供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等指標(biāo)。5.合規(guī)性：檢查采購活動是否符合法律法規(guī)和公司制度要求。（二）評估方法1.定期評估：采購部門定期對采購績效進行自我評估，形成采購績效報告，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施。2.專項評估：針對重大采購項目或出現(xiàn)問題的采購業(yè)務(wù)，開展專項績效評估，深入分析原因，提出針對性解決方案。3.綜合評估：由采購決策委員會、監(jiān)督部門等對采購部門整體績效進行綜合評估，評估結(jié)果作為采購部門績效考核和獎懲的依據(jù)。（三）評估結(jié)果應(yīng)用根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門