PAGE智網(wǎng)辦公室制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范智網(wǎng)辦公室的各項工作流程，確保辦公室工作的高效、有序開展，提高工作質(zhì)量和效率，保障智網(wǎng)辦公室各項職能的順利履行，為公司的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于智網(wǎng)辦公室全體工作人員，包括正式員工、兼職人員及臨時工作人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保制度的制定和執(zhí)行合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：明確各項工作的流程、標準和要求，做到工作有章可循，規(guī)范有序。3.高效性原則：優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率，確保各項任務能夠及時、準確完成。4.責任性原則：明確各崗位人員的職責和權限，做到責任到人，確保各項工作有人抓、有人管。二、組織架構與職責（一）組織架構智網(wǎng)辦公室設主任一名，副主任若干名，下設若干職能部門，包括行政部、人力資源部、財務部、法務部、信息技術部等。各部門根據(jù)工作需要設置相應的崗位，明確崗位職責和人員配置。（二）職責分工1.主任職責全面負責智網(wǎng)辦公室的日常管理工作，制定辦公室工作計劃和目標，并組織實施。協(xié)調(diào)辦公室與公司其他部門之間的工作關系，確保各項工作順利開展。負責辦公室人員的管理和考核，組織開展員工培訓和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。審核辦公室重要文件和報告，對重大事項進行決策和指導。完成公司領導交辦的其他工作任務。2.副主任職責協(xié)助主任開展工作，負責分管部門的日常管理和業(yè)務指導。組織實施分管部門的工作計劃和目標，確保各項工作任務按時完成。協(xié)調(diào)分管部門與其他部門之間的工作關系，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。審核分管部門的文件和報告，對重要事項提出意見和建議。完成主任交辦的其他工作任務。3.行政部職責負責公司行政管理工作，包括辦公用品采購、辦公設備維護、車輛管理、環(huán)境衛(wèi)生等。組織公司會議、活動的策劃和實施，做好會議記錄和活動總結(jié)。負責公司文件的收發(fā)、歸檔、保管和借閱管理，確保文件的安全和完整。做好公司對外聯(lián)絡和接待工作，維護公司良好形象。完成領導交辦的其他行政事務性工作。4.人力資源部職責制定公司人力資源規(guī)劃和招聘計劃，組織實施人員招聘、培訓、考核、薪酬福利等工作。負責員工勞動合同的簽訂、續(xù)簽、解除等手續(xù)辦理，維護員工合法權益。建立員工檔案，記錄員工基本信息、工作經(jīng)歷、培訓情況等，為員工管理提供依據(jù)。組織開展員工培訓和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，提高員工素質(zhì)和能力。負責公司企業(yè)文化建設，營造積極向上的工作氛圍。完成領導交辦的其他人力資源管理工作。5.財務部職責負責公司財務管理工作，制定財務預算和成本控制方案，確保公司財務狀況良好。組織實施財務核算、報表編制、稅務申報等工作，及時準確提供財務信息。加強資金管理，合理安排資金使用，提高資金使用效率。負責公司固定資產(chǎn)的登記、核算和管理，定期進行清查盤點。參與公司重大經(jīng)濟決策，提供財務分析和建議，防范財務風險。完成領導交辦的其他財務工作任務。6.法務部職責負責公司法律事務管理，制定法律風險防范制度和措施，確保公司經(jīng)營活動合法合規(guī)。審核公司各類合同、協(xié)議等法律文件，提出法律意見和建議，防范法律風險。處理公司涉法涉訴案件，維護公司合法權益。開展法律培訓和宣傳工作，提高員工法律意識。參與公司重大決策和項目，提供法律支持和保障。完成領導交辦的其他法務工作任務。7.信息技術部職責負責公司信息化建設和管理工作，制定信息化發(fā)展規(guī)劃和實施方案。組織實施公司信息系統(tǒng)的開發(fā)、維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。負責公司網(wǎng)絡安全管理，制定網(wǎng)絡安全制度和措施，防范網(wǎng)絡安全風險。管理公司信息資源，做好數(shù)據(jù)備份和存儲，確保信息的安全和完整。為公司各部門提供信息技術支持和服務，提高工作效率。完成領導交辦的其他信息技術工作任務。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理流程1.文件起草：各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應符合法律法規(guī)和公司政策要求，語言簡潔明了，邏輯嚴謹。起草完成后，由部門負責人審核簽字。2.文件審核：文件起草部門將審核后的文件提交至智網(wǎng)辦公室主任或副主任審核。審核重點包括文件內(nèi)容的合法性、準確性、完整性以及格式規(guī)范等。審核通過后，在文件上簽署審核意見。3.文件簽發(fā)：根據(jù)文件的重要程度和性質(zhì)，由相應的領導簽發(fā)。一般性文件由主任或副主任簽發(fā)；重要文件由公司總經(jīng)理或董事長簽發(fā)。4.文件印發(fā)：文件簽發(fā)后，由行政部負責印發(fā)。行政部按照規(guī)定的格式和份數(shù)進行排版、印刷，并將文件分發(fā)給相關部門和人員。5.文件歸檔：文件印發(fā)后，行政部負責將文件原件及相關附件進行歸檔保存。歸檔文件應按照類別、時間順序進行整理，確保文件的可查性和完整性。6.文件借閱：因工作需要借閱文件的，需填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和智網(wǎng)辦公室主任批準后，到行政部辦理借閱手續(xù)。借閱人應在規(guī)定時間內(nèi)歸還文件，不得擅自復印、轉(zhuǎn)借或泄露文件內(nèi)容。（二）會議管理流程1.會議籌備：根據(jù)會議主題和參會人員范圍，由會議組織部門制定會議方案，明確會議時間、地點、議程、參會人員等。會議組織部門負責準備會議資料，如會議通知、議程安排、匯報材料等，并提前發(fā)送給參會人員。2.會議通知：行政部根據(jù)會議方案，提前向參會人員發(fā)送會議通知。會議通知應包括會議主題、時間、地點、議程、注意事項等內(nèi)容。對于重要會議，應提前提醒參會人員做好準備。3.會議組織：會議組織部門負責會議的現(xiàn)場組織和服務工作，包括布置會場、安排座位、提供茶水等。會議主持人應按照議程安排主持會議，確保會議秩序和進度。4.會議記錄：行政部安排專人負責會議記錄，記錄會議內(nèi)容、討論要點、決議事項等。會議記錄應準確、完整，會后及時整理形成會議紀要。5.會議紀要：會議紀要由行政部負責起草，經(jīng)會議組織部門負責人審核后，報智網(wǎng)辦公室主任或副主任審批。會議紀要應明確會議主要內(nèi)容、決議事項、責任部門和完成時間等，并發(fā)給相關部門和人員。6.會議跟進：各責任部門按照會議紀要要求，及時落實決議事項，并將進展情況反饋給智網(wǎng)辦公室。智網(wǎng)辦公室對會議決議事項的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，確保決議事項得到有效落實。（三）辦公用品管理流程1.需求申報：各部門根據(jù)工作需要，每月填寫《辦公用品需求申請表》，詳細列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部。2.采購審批：行政部對各部門提交的《辦公用品需求申請表》進行匯總和審核，根據(jù)庫存情況和預算安排，制定辦公用品采購計劃。采購計劃經(jīng)智網(wǎng)辦公室主任或副主任審批后，由行政部負責組織采購。3.采購執(zhí)行：行政部根據(jù)采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。采購過程中應嚴格按照相關規(guī)定和程序進行，確保采購物品的質(zhì)量和價格合理。采購完成后，行政部負責辦理驗收、入庫手續(xù)。4.領用發(fā)放：各部門根據(jù)實際工作需要，到行政部領用辦公用品。領用人應在《辦公用品領用登記表》上簽字確認。行政部定期對辦公用品的領用情況進行統(tǒng)計和分析，合理控制辦公用品的消耗。5.庫存管理：行政部負責建立辦公用品庫存臺賬，定期對庫存物品進行盤點，確保賬實相符。對于庫存積壓或過期的辦公用品，應及時進行清理和處理。（四）車輛管理流程1.車輛調(diào)度：行政部負責公司車輛的調(diào)度和安排。各部門因工作需要使用車輛時，應提前填寫《車輛使用申請表》，注明用車時間、地點、事由等。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部。行政部根據(jù)車輛使用情況和駕駛員工作安排，合理調(diào)度車輛，并及時通知駕駛員做好出車準備。2.出車登記：駕駛員接到出車任務后，應在《車輛出車登記表》上記錄出車時間、地點、事由、里程數(shù)等信息。出車過程中，駕駛員應嚴格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。3.車輛維護：行政部負責制定車輛維護計劃，定期安排車輛進行保養(yǎng)和維修。駕駛員發(fā)現(xiàn)車輛存在問題時，應及時報告行政部，由行政部安排維修事宜。車輛維修費用應按照公司規(guī)定進行報銷。4.車輛油耗管理：行政部建立車輛油耗臺賬，定期統(tǒng)計車輛油耗情況。駕駛員應合理駕駛，降低車輛油耗。對于油耗異常的車輛，行政部應進行調(diào)查和分析，采取相應措施進行改進。5.車輛安全管理：駕駛員應定期參加交通安全培訓，提高安全意識。行政部加強對車輛的安全檢查，確保車輛性能良好，配備必要的安全設備。車輛發(fā)生交通事故時，駕駛員應及時報告行政部和相關部門，并按照規(guī)定進行處理。四、人員管理規(guī)范（一）考勤管理1.智網(wǎng)辦公室全體工作人員應嚴格遵守公司的考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.員工應按照公司規(guī)定的考勤方式進行考勤記錄，如打卡、簽到等。行政部負責對考勤情況進行統(tǒng)計和匯總，每月公布考勤結(jié)果。3.因特殊情況不能按時出勤的，應提前向部門負責人請假，并填寫《請假申請表》。請假審批權限按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。請假期間應安排好工作交接，確保工作不受影響。4.曠工一天扣發(fā)當日工資的[X]倍，連續(xù)曠工超過[X]天或累計曠工超過[X]天的，公司將予以辭退。（二）培訓與發(fā)展1.智網(wǎng)辦公室根據(jù)員工的崗位需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定員工培訓計劃。培訓內(nèi)容包括業(yè)務知識、技能培訓、管理能力提升等方面。2.員工應積極參加公司組織的各類培訓，認真學習培訓內(nèi)容，提高自身素質(zhì)和能力。培訓結(jié)束后，員工應參加培訓考核，考核結(jié)果作為員工績效評估和職業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)。3.對于表現(xiàn)優(yōu)秀、有發(fā)展?jié)摿Φ膯T工，公司將提供晉升機會和職業(yè)發(fā)展通道。員工應積極爭取晉升機會，不斷提升自己的工作能力和業(yè)績水平。（三）績效考核1.智網(wǎng)辦公室建立員工績效考核制度，對員工的工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、工作態(tài)度等方面進行全面考核。績效考核周期為[X]個月/季度/年度。2.績效考核指標應根據(jù)員工的崗位職責和工作目標設定，具有明確、可衡量、可達成、相關聯(lián)、有時限等特點?？己酥笜税üぷ魅蝿胀瓿汕闆r、工作質(zhì)量、工作效率、團隊協(xié)作、創(chuàng)新能力等方面。3.績效考核過程中，員工應進行自評，部門負責人應進行互評，智網(wǎng)辦公室主任或副主任應進行綜合評價?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。4.績效考核結(jié)果與員工的薪酬調(diào)整、晉升、獎勵等掛鉤。對于考核優(yōu)秀的員工，公司將給予相應的獎勵；對于考核不合格的員工，公司將視情況進行培訓、調(diào)崗或辭退處理。五、財務與資產(chǎn)管理規(guī)范（一）財務管理1.智網(wǎng)辦公室應嚴格遵守國家財務法律法規(guī)和公司財務制度，規(guī)范財務行為，確保財務工作合法合規(guī)。2.財務部負責編制公司年度財務預算，經(jīng)公司領導審批后組織實施。財務預算應包括收入預算、成本預算、費用預算等方面，確保公司財務狀況穩(wěn)定。3.財務部按照財務核算制度，及時、準確地記錄和核算公司的各項經(jīng)濟業(yè)務，編制財務報表，為公司領導提供決策依據(jù)。4.加強資金管理，合理安排資金使用，提高資金使用效率。嚴格控制資金支出，確保資金安全。對于重大資金支出，應按照公司規(guī)定的審批程序進行審批。5.做好稅務管理工作，及時申報繳納各項稅費，確保公司稅務合規(guī)。加強稅務籌劃，合理降低稅務成本。（二）資產(chǎn)管理1.智網(wǎng)辦公室負責公司固定資產(chǎn)的登記、核算和管理。固定資產(chǎn)包括房屋、建筑物、機器設備、運輸工具、電子設備等。2.財務部應建立固定資產(chǎn)臺賬，記錄固定資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、購置時間、購置價格、使用部門等信息。定期對固定資產(chǎn)進行清查盤點，確保賬實相符。3.固定資產(chǎn)的購置、處置、報廢等應按照公司規(guī)定的程序進行審批。購置固定資產(chǎn)應進行可行性研究和論證，確保資產(chǎn)的合理性和必要性。處置固定資產(chǎn)應按照規(guī)定進行評估和拍賣，確保資產(chǎn)價值最大化。4.加強對公司無形資產(chǎn)的管理，如商標、專利、著作權等。無形資產(chǎn)的取得、使用、轉(zhuǎn)讓等應按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定進行管理，確保無形資產(chǎn)的安全和有效利用。六、保密與安全管理規(guī)范（一）保密管理1.智網(wǎng)辦公室全體工作人員應嚴格遵守公司保密制度規(guī)定，保守公司商業(yè)秘密和工作秘密。2.公司商業(yè)秘密包括公司的技術秘密、經(jīng)營秘密、財務秘密、客戶信息等。工作秘密包括公司內(nèi)部文件、會議紀要、工作方案等。3.涉及公司秘密的文件、資料、信息等應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，標明密級，妥善保管。未經(jīng)公司領導批準，不得擅自復印、傳播、泄露公司秘密。4.在工作中接觸到公司秘密的人員，應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。離職人員應及時歸還所掌握的公司秘密資料，并辦理保密交接手續(xù)。5.加強對公司辦公區(qū)域的保密管理，限制無關人員進入辦公區(qū)域。對于涉及公司秘密的會議、活動等，應采取相應的保密措施，確保秘密不被泄露。（二）安全管理1.智網(wǎng)辦公室應高度重視安全工作，建立健全安全管理制度，加強安全防范措施，確保公司辦公區(qū)域和人員的安全。2.行政部負責公司辦公區(qū)域的安全管理工作，包括消防安全、治安防范、網(wǎng)絡安全等方面。定期組織安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.加強消防安全管理，配備必要的消防器材和設施，確保消防通道暢通。定期組織消防演練，提高員工的消防安全意識和應急處置能力。4.做好治安防范工作，加強對辦公區(qū)域的巡邏和監(jiān)控，防止盜竊、搶劫等事件的發(fā)生。加強對進出公司人員和車輛的管理，嚴格執(zhí)行門禁制度。5.加強網(wǎng)絡安全管理，制定網(wǎng)絡安全制度和措施，防范網(wǎng)絡攻擊、病毒感染等安全風險。定