PAGE檔案資料規(guī)范化制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，提高檔案資料的利用效率，特制定本規(guī)范化制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案資料形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案資料進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案資料應如實反映公司/組織各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集與公司/組織相關的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案資料進行保密管理，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案資料分類體系和檢索工具，便于檔案資料的查詢和利用。二、檔案資料管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案資料管理的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范。2.負責集中統(tǒng)一管理本公司/組織各類檔案資料，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等。3.組織開展檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作，確保檔案資料的質量和安全。4.建立健全檔案資料的檢索體系和數(shù)據(jù)庫，為公司/組織各部門及員工提供檔案資料查詢服務。5.對公司/組織各部門檔案資料管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。6.參與公司/組織重大活動和項目的檔案資料管理工作，確保檔案資料的及時收集和整理。7.負責向有關部門和單位提供檔案資料的查閱、借閱、復制等服務，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。8.做好檔案資料的統(tǒng)計工作，及時準確地向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）各部門職責1.負責本部門檔案資料的形成、收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.明確一名檔案資料管理員，負責本部門檔案資料的日常管理工作，并按照公司/組織檔案管理部門的要求及時移交檔案資料。3.配合檔案管理部門做好檔案資料的鑒定、銷毀等工作，提供相關資料和信息。4.在開展各項業(yè)務活動過程中，嚴格按照檔案管理要求，妥善保管檔案資料，防止丟失、損壞。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等具體工作，確保檔案資料的整理質量。3.做好檔案資料的保管工作，定期對檔案資料進行檢查、核對，確保檔案資料的安全，防止檔案資料的損壞、丟失和霉變。4.負責檔案資料的借閱、查閱、復制等服務工作，按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，及時登記和催還檔案資料。5.積極參與檔案資料的鑒定、銷毀工作，對已到保管期限的檔案資料提出鑒定意見。6.不斷學習檔案管理業(yè)務知識，提高自身業(yè)務水平，積極推進檔案管理工作的信息化建設。三、檔案資料的分類與編號（一）分類標準1.文書檔案：按照年度保管期限機構（問題）分類。即先按年度分開，再按保管期限（永久、長期、短期）劃分，然后按機構（問題）進行排列。2.科技檔案：根據(jù)項目性質和專業(yè)特點進行分類，如工程檔案可分為項目前期文件、設計文件、施工文件、竣工文件等；科研檔案可分為科研項目立項文件、研究實驗記錄、科研成果鑒定文件等。3.會計檔案：按照會計檔案的種類進行分類，包括會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他會計資料等。4.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定，分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學歷學位材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免材料、出國（境）材料、其他材料等十大類。5.業(yè)務檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務類型進行分類，如銷售業(yè)務檔案可分為客戶資料、銷售合同、銷售報表等；采購業(yè)務檔案可分為供應商資料、采購合同、采購訂單等。（二）編號方法1.文書檔案編號：采用“年度+保管期限代碼+流水號+機構（問題）代碼”的形式。例如，2023年永久保管的文書檔案，流水號為001，機構代碼為01，則編號為2023Y00101。其中，保管期限代碼：永久為Y，長期為C，短期為D；機構（問題）代碼根據(jù)公司/組織內部機構設置或問題分類進行編制。2.科技檔案編號：按照項目編號進行編制，項目編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。例如，某工程項目編號為GZ202301，則該項目的各類檔案編號可在項目編號后加上檔案分類代碼和流水號。如項目前期文件編號為GZ202301Q001，設計文件編號為GZ202301S001等。3.會計檔案編號：采用“年度+檔案類別代碼+流水號”的形式。例如，2023年的會計憑證，流水號為001，則編號為2023K001。其中，檔案類別代碼：會計憑證為K，會計賬簿為Z，財務報告為B，其他會計資料為Q。4.人事檔案編號：按照人事檔案管理系統(tǒng)的編號規(guī)則進行編制，通常采用個人身份證號碼作為唯一標識。5.業(yè)務檔案編號：根據(jù)業(yè)務特點和管理需求進行編制，一般應包含業(yè)務類別代碼、年份、流水號等信息。例如，銷售業(yè)務檔案編號為XS2023001，表示2023年的第1份銷售業(yè)務檔案。四、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括紙質文件、電子文件、實物等。2.上級主管部門下發(fā)的與本公司/組織相關的文件、通知、指示等。3.對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書、備忘錄等。4.公司/組織內部的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、總結報告、統(tǒng)計報表等。5.員工個人提交的工作報告、述職報告、培訓記錄、考核材料等。6.科研項目、工程項目、業(yè)務項目等形成的各類文件資料。7.財務活動中產(chǎn)生的會計憑證、賬簿、報表等。8.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案資料收集的責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的檔案資料，確保檔案資料的完整性和及時性。2.對于重要活動和項目，應在活動結束后或項目完成后及時收集相關檔案資料，避免遺漏。3.收集的檔案資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。4.電子文件的收集應確保其真實性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲介質進行保存。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件資料之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案資料的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案資料的管理效率。（四）整理方法1.文書檔案整理：對收集到的文書檔案進行分類，按照年度保管期限機構（問題）的順序進行排列。對每份文件進行編號，填寫文件目錄，包括文件編號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等信息。按照文件目錄順序將文件裝訂成冊，編寫頁碼，裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關信息。2.科技檔案整理：根據(jù)科技檔案的分類標準，對項目檔案進行分類，如將工程檔案分為項目前期文件、設計文件、施工文件、竣工文件等類別。對每個類別中的文件進行編號，編制文件目錄，注明文件編號、題名、日期、責任者等信息。按照項目進展順序，將各類文件資料進行整理歸檔，同一項目的檔案應集中存放，并建立項目檔案卷內目錄和備考表。3.會計檔案整理：按照會計檔案的種類進行分類，如將會計憑證、會計賬簿、財務報告等分別整理。對會計憑證進行裝訂，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等信息。對會計賬簿進行整理，編寫頁碼，加具封面和扉頁，注明賬簿名稱、年度、冊數(shù)、編號等信息。對財務報告進行分類整理，裝訂成冊，編寫頁碼，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、報告種類等信息。4.人事檔案整理：按照人事檔案管理規(guī)定的十大類進行分類，對每份材料進行鑒別、整理。對材料進行排序，同一類材料按照時間順序排列，不同類材料按照重要程度排列。編寫材料目錄，注明材料名稱、日期、頁碼等信息，并裝入人事檔案袋或檔案盒。5.業(yè)務檔案整理：根據(jù)業(yè)務檔案的分類標準，對業(yè)務檔案進行分類，如銷售業(yè)務檔案可分為客戶資料、銷售合同、銷售報表等類別。對每個類別中的文件進行編號，編制文件目錄，注明文件編號、題名、日期、責任者等信息。按照業(yè)務流程順序，將各類文件資料進行整理歸檔，同一業(yè)務的檔案應集中存放，并建立業(yè)務檔案卷內目錄和備考表。五、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作，但當年形成且需及時辦理的重要文件可隨時歸檔。2.科技檔案應在項目完成后三個月內完成歸檔工作。3.會計檔案應在會計年度終了后，由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。4.人事檔案應在員工離職或檔案材料形成后及時歸檔。5.業(yè)務檔案應根據(jù)業(yè)務性質和管理要求，在業(yè)務活動結束后及時歸檔。（二）歸檔要求1.各部門應按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門歸檔。2.移交的檔案資料應齊全完整，分類準確，編號清晰，目錄與檔案內容相符。3.檔案管理部門在接收檔案資料時，應認真核對檔案資料的數(shù)量、質量和完整性，對不符合要求的檔案資料應及時退回原部門補充完善。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織有長遠利用價值的檔案資料，應永久保管。如公司章程、組織沿革、重要會議記錄、重大合同協(xié)議、財務決算等。2.長期保管：對本公司/組織在一定時期內具有查考利用價值的檔案資料，保管期限為15年至50年。如一般性會議記錄、年度工作計劃和總結、重要業(yè)務文件等。3.短期保管：對本公司/組織在較短時間內具有查考利用價值的檔案資料，保管期限為5年以下。如一般性文件、臨時性報表等。（四）保管方式1.紙質檔案保管：檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。嚴格控制電子檔案的訪問權限，確保電子檔案的安全保密。3.實物檔案保管：對具有保存價值的實物檔案，如獎杯、證書、印章等，應進行妥善保管。實物檔案應分類存放，并建立實物檔案目錄，注明實物名稱、來源、日期、保管期限等信息。定期對實物檔案進行檢查，確保實物的安全和完好。六、檔案資料的利用與借閱（一）利用原則1.檔案資料的利用應遵循方便快捷、安全保密的原則，確保檔案資料的合理使用。2.檔案資料的利用應符合國家有關法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定，不得損害公司/組織的利益。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內部員工因工作需要查閱檔案資料時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應按照規(guī)定提供查閱服務，并在查閱登記表上記錄查閱情況。2.借閱：因工作需要借閱檔案資料的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應向借閱人提供檔案資料，并辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱人和檔案管理人員的責任。3.復制：如需復制檔案資料，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內容、復制份數(shù)、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制。復制的檔案資料應加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）利用限制1.涉及公司/組織機密的檔案資料，未經(jīng)公司/組織授權批準，不得查閱和借閱。2.重要檔案資料的查閱和借閱，應經(jīng)公司/組織高層領導批準。3.檔案資料的利用應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案資料帶出檔案管理部門。4.不得對檔案資料進行涂改、偽造、損毀、丟失等行為，如因工作需要摘錄、引用檔案資料內容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案資料的鑒定應遵循全面審查、準確判定、嚴格把關的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.鑒定工作應根據(jù)檔案資料的保管期限、價值大小、現(xiàn)實利用需求等因素進行綜合評估。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負責對到期檔案資料進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案資料的內容、來源、形式等進行全面審查，判斷其是否具有保存價值。2.參考檔案資料的保管期限，對已到保管期限的檔案資料進行重點鑒定。3.結合公司/組織的發(fā)展現(xiàn)狀和未來需求，評估檔案資料的現(xiàn)實利用價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定