PAGE電話手使用制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司電話手的使用，確保通訊暢通、信息安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作中使用電話手的行為。（三）基本原則1.遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，合法合規(guī)使用電話手。2.以服務(wù)工作為宗旨，保障公司業(yè)務(wù)正常開(kāi)展，不得因電話手使用影響工作效率和質(zhì)量。3.注重信息安全，防止公司機(jī)密信息泄露。二、電話手配備與管理（一）配備標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)工作崗位需求，為員工配備相應(yīng)的電話手。原則上，業(yè)務(wù)部門(mén)員工每人配備一部工作專用電話手，特殊崗位可根據(jù)實(shí)際情況增加配備數(shù)量。2.電話手型號(hào)及功能應(yīng)滿足工作需要，由公司統(tǒng)一選型采購(gòu)。（二）領(lǐng)用與歸還1.新員工入職時(shí)，由行政部門(mén)統(tǒng)一發(fā)放電話手，并辦理領(lǐng)用手續(xù)。領(lǐng)用手續(xù)包括填寫(xiě)《電話手領(lǐng)用登記表》，明確領(lǐng)用日期、電話手型號(hào)、IMEI碼等信息。2.員工離職時(shí)，應(yīng)將電話手完好無(wú)損地歸還行政部門(mén)。歸還時(shí)需進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)電話手有損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。3.員工因崗位調(diào)動(dòng)不再需要使用原電話手時(shí)，應(yīng)及時(shí)將電話手交回行政部門(mén)，行政部門(mén)根據(jù)新崗位需求重新分配。（三）維修與保養(yǎng)1.電話手出現(xiàn)故障時(shí)，員工應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告。行政部門(mén)負(fù)責(zé)聯(lián)系電話手供應(yīng)商或指定的維修服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。2.員工應(yīng)妥善保管電話手，保持電話手清潔、完好。不得擅自拆卸、改裝電話手，如因個(gè)人原因造成電話手損壞，由個(gè)人承擔(dān)維修費(fèi)用。3.行政部門(mén)定期對(duì)電話手進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電話手正常運(yùn)行。對(duì)于老化或性能不佳的電話手，及時(shí)進(jìn)行更換或升級(jí)。三、使用規(guī)范（一）工作時(shí)間使用1.員工應(yīng)在工作時(shí)間內(nèi)保持電話手暢通，確保能夠及時(shí)接收和處理工作信息。2.因工作需要外出時(shí)，應(yīng)提前告知相關(guān)同事自己的去向及聯(lián)系方式，以便緊急情況下能夠及時(shí)聯(lián)系。3.在會(huì)議、培訓(xùn)等重要場(chǎng)合，應(yīng)將電話手調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，避免影響會(huì)議或培訓(xùn)秩序。如遇緊急情況確需接聽(tīng)電話，應(yīng)向會(huì)議主持人或培訓(xùn)講師示意，到會(huì)場(chǎng)外接聽(tīng)，并盡量縮短通話時(shí)間。（二）業(yè)務(wù)通話1.接聽(tīng)電話應(yīng)使用禮貌用語(yǔ)，主動(dòng)報(bào)出公司名稱和個(gè)人姓名，如“您好，[公司名稱][姓名]”。2.通話內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確傳達(dá)工作信息。避免閑聊、無(wú)關(guān)話題，確保通話效率。3.對(duì)于重要業(yè)務(wù)電話，應(yīng)做好記錄，包括通話時(shí)間、對(duì)方姓名、通話內(nèi)容等。記錄應(yīng)及時(shí)整理歸檔，以便后續(xù)查閱。4.撥打電話前，應(yīng)確認(rèn)對(duì)方是否方便接聽(tīng)，并簡(jiǎn)要說(shuō)明通話目的。通話結(jié)束時(shí)，應(yīng)禮貌道別，待對(duì)方掛斷電話后再放下聽(tīng)筒。（三）信息傳遞1.通過(guò)電話手傳遞公司機(jī)密信息時(shí)，應(yīng)采取加密措施或使用公司指定的通訊工具。嚴(yán)禁在普通電話通話中泄露公司機(jī)密信息。2.如需向?qū)Ψ桨l(fā)送重要文件或資料，應(yīng)提前確認(rèn)對(duì)方接收方式，并確保文件資料的安全性和完整性?？赏ㄟ^(guò)電子郵件、即時(shí)通訊工具等方式發(fā)送，但需注意文件格式和大小限制，確保對(duì)方能夠正常接收。3.對(duì)于涉及公司業(yè)務(wù)決策、客戶信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的電話溝通，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，謹(jǐn)慎處理。（四）個(gè)人使用限制1.嚴(yán)禁員工在工作時(shí)間內(nèi)使用電話手從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，如玩游戲、看視頻、瀏覽無(wú)關(guān)網(wǎng)站等。2.不得利用公司電話手撥打私人長(zhǎng)途電話或進(jìn)行高額付費(fèi)的通訊業(yè)務(wù)，如有特殊情況確需使用，應(yīng)提前向行政部門(mén)申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。3.禁止將公司電話手轉(zhuǎn)借他人使用，如有違反，將追究相關(guān)人員責(zé)任。四、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)電話手使用情況制定合理的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，包括通話費(fèi)用、短信費(fèi)用、流量費(fèi)用等。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和市場(chǎng)變化。2.在費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，員工正常使用電話手產(chǎn)生的費(fèi)用由公司承擔(dān)。超出費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的部分，由員工個(gè)人承擔(dān)。（二）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.員工應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定，每月定期提交電話手費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)。報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)應(yīng)附上電話手費(fèi)用清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括通話記錄、短信記錄、流量使用情況等。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)員工提交的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括費(fèi)用是否符合標(biāo)準(zhǔn)、清單是否真實(shí)完整等。審核通過(guò)后報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)流程進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，確保費(fèi)用支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。（三）費(fèi)用監(jiān)控1.行政部門(mén)定期對(duì)電話手費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常費(fèi)用情況。對(duì)于異常費(fèi)用，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)員工溝通，查明原因并采取相應(yīng)措施。2.如發(fā)現(xiàn)員工存在惡意欠費(fèi)、違規(guī)使用電話手導(dǎo)致費(fèi)用超支等行為，公司將按照規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，包括責(zé)令退還超支費(fèi)用、給予警告或罰款等處罰。五、網(wǎng)絡(luò)安全與信息保密（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.員工應(yīng)遵守國(guó)家網(wǎng)絡(luò)安全法律法規(guī)，不得利用公司電話手進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)攻擊、惡意軟件傳播等違法活動(dòng)。2.連接公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或使用公司無(wú)線網(wǎng)絡(luò)時(shí)，應(yīng)按照公司網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定進(jìn)行操作，設(shè)置強(qiáng)密碼，并定期更換密碼。3.不得隨意下載、安裝未經(jīng)公司批準(zhǔn)的軟件或應(yīng)用程序，以免造成網(wǎng)絡(luò)安全隱患。如因工作需要安裝特定軟件，應(yīng)提前向行政部門(mén)申請(qǐng)并進(jìn)行安全評(píng)估。（二）信息保密1.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司信息保密制度，對(duì)在電話手使用過(guò)程中涉及的公司機(jī)密信息予以保密。不得將公司機(jī)密信息通過(guò)電話手泄露給外部人員。2.對(duì)于存儲(chǔ)在電話手中的公司重要文件和資料，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并妥善保管。如因工作需要將文件資料傳輸至外部設(shè)備，應(yīng)采取安全可靠的方式進(jìn)行，確保信息不被泄露。3.離職員工在歸還電話手前，應(yīng)刪除所有存儲(chǔ)在電話手中的公司機(jī)密信息，并配合行政部門(mén)進(jìn)行信息清理檢查。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反本制度規(guī)定的電話手使用行為，均屬于違規(guī)行為。包括但不限于：工作時(shí)間內(nèi)從事與工作無(wú)關(guān)活動(dòng)、泄露公司機(jī)密信息、惡意欠費(fèi)、違規(guī)轉(zhuǎn)借電話手等。2.對(duì)于違反國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)使用電話手的行為，視為嚴(yán)重違規(guī)行為。（二）處理措施1.對(duì)于一般違規(guī)行為，公司將給予警告，并責(zé)令限期改正。如再次發(fā)生同類(lèi)違規(guī)行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，如罰款[X]元。2.對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予降職、撤職、解除勞動(dòng)合同等處罰，并依法追究相關(guān)法律責(zé)任。如因員工違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司有權(quán)要求員工賠償相應(yīng)損失。3.員工對(duì)違規(guī)處理結(jié)果有異議的，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向上級(jí)主管部門(mén)提出申訴