采購部門供應(yīng)商資質(zhì)審核流程及標(biāo)準(zhǔn)模板一、應(yīng)用背景與適用范圍供應(yīng)商資質(zhì)審核是采購管理中的核心環(huán)節(jié)，旨在保證合作供應(yīng)商具備合法經(jīng)營能力、履約資質(zhì)及質(zhì)量保障條件，從源頭規(guī)避采購風(fēng)險（如法律合規(guī)風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、交付風(fēng)險等）。本模板適用于以下場景：新供應(yīng)商準(zhǔn)入審核：首次合作的供應(yīng)商需完成全流程資質(zhì)審核，納入合格供應(yīng)商名錄；現(xiàn)有供應(yīng)商年度復(fù)審：對已合作供應(yīng)商的資質(zhì)有效性、經(jīng)營狀況等進行年度核查；特定項目專項審核：針對采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜或行業(yè)監(jiān)管嚴格的項目，對供應(yīng)商專項資質(zhì)（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證、ISO體系認證等）進行重點審核。二、資質(zhì)審核全流程操作指引步驟一：審核啟動與任務(wù)分配操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)采購需求（如新項目開發(fā)、供應(yīng)商替換等），發(fā)起供應(yīng)商資質(zhì)審核流程，明確審核對象（供應(yīng)商名稱、所屬行業(yè)等）及審核類型（準(zhǔn)入/復(fù)審/專項）；組建審核小組，成員至少包括：采購負責(zé)人（組長）、質(zhì)量部門代表、法務(wù)專員（必要時）、技術(shù)專家（如涉及復(fù)雜產(chǎn)品）。示例：審核組長為采購部經(jīng)理，組員包括質(zhì)量部工程師、法務(wù)部*專員；制定《審核計劃》，明確審核時間節(jié)點、資料清單、責(zé)任分工及輸出成果，同步發(fā)送至供應(yīng)商及各審核部門。輸出成果：《供應(yīng)商資質(zhì)審核計劃表》（見模板1）步驟二：供應(yīng)商資料收集與初步登記操作內(nèi)容：采購專員向供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商資質(zhì)文件清單》（見模板2），明確需提交的資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、體系認證、財務(wù)報表、業(yè)績證明等），要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交加蓋公章的掃描件（PDF格式）及紙質(zhì)版（復(fù)審/專項審核可根據(jù)要求簡化）；收到資料后，采購專員進行初步登記，核對資料名稱、數(shù)量、完整性，填寫《供應(yīng)商資質(zhì)資料接收登記表》，同步掃描存檔并錄入供應(yīng)商管理系統(tǒng)。注意事項：資料接收需保留回執(zhí)憑證（如快遞簽收記錄、郵件發(fā)送確認），保證可追溯。步驟三：資料完整性及形式審核操作內(nèi)容：審核小組按《供應(yīng)商資質(zhì)文件清單》，對資料進行“完整性+形式有效性”審核：完整性：檢查是否涵蓋清單要求的所有文件（如新供應(yīng)商需提供“三證合一”營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明、基本賬戶開戶許可證等）；形式有效性：核對文件是否清晰、印章是否齊全（如營業(yè)執(zhí)照需加蓋公章，復(fù)印件需注明“與原件一致”并簽字蓋章）、有效期是否符合要求（如ISO9001認證證書需在有效期內(nèi)）。對資料不完整或形式不符合要求的，采購專員需在1個工作日內(nèi)通知供應(yīng)商補充或整改，明確整改期限（原則上不超過3個工作日）；整改后需重新提交審核。輸出成果：《供應(yīng)商資質(zhì)文件審核記錄表》（記錄審核情況、整改要求及完成狀態(tài)）步驟四：資質(zhì)真實性及合規(guī)性核驗操作內(nèi)容：審核小組通過多渠道對資質(zhì)文件的真實性、合規(guī)性進行交叉驗證：官方渠道核驗：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核查營業(yè)執(zhí)照注冊信息、經(jīng)營范圍、行政處罰等；通過國家/地方行業(yè)主管部門官網(wǎng)（如藥監(jiān)局、住建廳等）核驗許可證有效性；信息比對：核對供應(yīng)商提供的“三證合一”營業(yè)執(zhí)照統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人信息是否與官方渠道一致；財務(wù)報表（如資產(chǎn)負債表、利潤表）需經(jīng)第三方審計的，需核查審計報告真實性；關(guān)聯(lián)風(fēng)險排查：通過裁判文書網(wǎng)、信用中國等平臺查詢供應(yīng)商涉訴、失信記錄，重點關(guān)注與本次采購相關(guān)的法律風(fēng)險（如過往合同糾紛、產(chǎn)品質(zhì)量訴訟等）。注意事項：核驗需留存截圖或查詢記錄，保證過程可追溯；對存疑資質(zhì)（如許可證編號異常），需聯(lián)系發(fā)證機關(guān)進行書面核實。步驟五：綜合評估與審核結(jié)論操作內(nèi)容：審核小組根據(jù)資料審核、核驗結(jié)果，結(jié)合采購需求（如行業(yè)準(zhǔn)入門檻、項目技術(shù)要求），對供應(yīng)商進行綜合評估：基礎(chǔ)資質(zhì)評分：按《供應(yīng)商資質(zhì)審核評分表》（見模板3）進行量化評分，評分維度包括“合法合規(guī)性（30分）”“專業(yè)能力（25分）”“財務(wù)狀況（20分）”“履約記錄（15分）”“服務(wù)保障（10分）”；定性評議：對評分達標(biāo)（≥80分）的供應(yīng)商，召開審核小組會議，重點討論其履約能力、合作匹配度（如生產(chǎn)產(chǎn)能是否滿足訂單需求、售后服務(wù)體系是否完善等）；審核結(jié)論：分為“通過”“不通過”“補充資料后復(fù)審”三類，形成《供應(yīng)商資質(zhì)審核報告》，明確審核結(jié)論、有效期（如準(zhǔn)入供應(yīng)商有效期為1年，到期自動觸發(fā)年度復(fù)審）及改進建議（針對存在輕微不足的供應(yīng)商）。輸出成果：《供應(yīng)商資質(zhì)審核報告》（含評分表、會議紀要、審核結(jié)論）步驟六：結(jié)果反饋與供應(yīng)商庫更新操作內(nèi)容：采購專員在審核結(jié)論確定后2個工作日內(nèi)，向供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商資質(zhì)審核結(jié)果通知單》（見模板4）：“通過”的供應(yīng)商：明確納入合格供應(yīng)商名錄，告知后續(xù)合作對接流程；“不通過”的供應(yīng)商：說明具體原因（如資質(zhì)造假、嚴重失信等），不納入供應(yīng)商庫；“補充資料后復(fù)審”的供應(yīng)商：告知需補充的資料及復(fù)審時間，復(fù)審?fù)ㄟ^后按“通過”流程處理。審核通過后，采購專員將供應(yīng)商資質(zhì)資料、審核報告等整理歸檔，更新供應(yīng)商管理系統(tǒng)（標(biāo)注審核狀態(tài)、有效期、聯(lián)系人等信息），同步推送至采購需求部門。步驟七：年度復(fù)審與動態(tài)管理操作內(nèi)容：對已入庫供應(yīng)商，采購部門于資質(zhì)到期前1個月啟動年度復(fù)審流程，重點核查以下內(nèi)容：資質(zhì)文件有效性（如營業(yè)執(zhí)照、許可證是否在有效期內(nèi)）；經(jīng)營狀況變化（如注冊資本、經(jīng)營范圍是否變更）；履約記錄（如近1年合作中是否存在質(zhì)量投訴、延期交付等問題）；信用狀況更新（如新增失信記錄、重大訴訟等）。復(fù)審?fù)ㄟ^：更新供應(yīng)商庫信息，延長有效期；復(fù)審不通過：啟動清退流程，通知供應(yīng)商并暫停合作資格。三、標(biāo)準(zhǔn)模板表格模板1：供應(yīng)商資質(zhì)審核計劃表審核類型□新供應(yīng)商準(zhǔn)入□現(xiàn)有供應(yīng)商復(fù)審□特定項目專項審核供應(yīng)商名稱審核周期年月日至年月日審核小組成員采購專員、質(zhì)量部工程師、法務(wù)部專員（必要時技術(shù)專家）審核階段時間節(jié)點資料收集年月日前資料審核年月日前真實性核驗?zāi)暝氯涨熬C合評估年月日前結(jié)果反饋年月日前模板2：供應(yīng)商資質(zhì)文件清單序號文件名稱文件要求是否提供（□是/□否）備注（如有效期、編號）1營業(yè)執(zhí)照“三證合一”復(fù)印件，加蓋公章，有效期≥6個月統(tǒng)一社會信用代碼：2法定代表人證件號碼明證件號碼復(fù)印件，加蓋公章3行業(yè)經(jīng)營許可證如食品生產(chǎn)許可證（SC認證）、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等發(fā)證機關(guān)：4ISO體系認證證書ISO9001/ISO14001等，需在有效期內(nèi)認證范圍：5近1年財務(wù)審計報告第三方審計機構(gòu)出具，加蓋公章資產(chǎn)總額：6業(yè)績證明近2年同類項目合同復(fù)印件（關(guān)鍵頁），加蓋公章合作方：7產(chǎn)品質(zhì)量合格證明如國家/行業(yè)認證證書、檢測報告檢測機構(gòu)：模板3：供應(yīng)商資質(zhì)審核評分表評分維度評分標(biāo)準(zhǔn)分值得分扣分說明合法合規(guī)性（30分）營業(yè)執(zhí)照、許可證等齊全且有效，無失信記錄、行政處罰30如失信記錄扣10-30分專業(yè)能力（25分）具備與采購項目匹配的生產(chǎn)/服務(wù)資質(zhì)，技術(shù)設(shè)備、專業(yè)人員配置滿足需求25如關(guān)鍵資質(zhì)缺失扣15分財務(wù)狀況（20分）資產(chǎn)負債率≤60%，近1年無虧損，現(xiàn)金流穩(wěn)定20如資產(chǎn)負債率＞60%扣5-10分履約記錄（15分）近2年合作中無重大質(zhì)量、延期交付，客戶滿意度≥90%15如質(zhì)量扣10-15分服務(wù)保障（10分）售后服務(wù)響應(yīng)時間≤24小時，質(zhì)保期符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，投訴處理機制完善10如響應(yīng)時間超48小時扣5分總計100模板4：供應(yīng)商資質(zhì)審核結(jié)果通知單供應(yīng)商名稱通知單編號審核類型□準(zhǔn)入□復(fù)審□專項審核審核日期年月日審核結(jié)論□通過（有效期至年月日）□不通過□補充資料后復(fù)審結(jié)果詳情1.通過：貴司資質(zhì)審核符合我司采購要求，已納入合格供應(yīng)商名錄，后續(xù)合作請聯(lián)系采購專員（）；2.不通過：主要原因為[示例：營業(yè)執(zhí)照過期/關(guān)鍵資質(zhì)缺失/存在失信記錄等]，感謝貴司參與；3.補充資料：需補充[示例：2023年財務(wù)審計報告、ISO認證續(xù)證文件等]，請于年月日前提交，逾期將視為審核不通過。其他說明審核報告及相關(guān)資料可在供應(yīng)商管理系統(tǒng)，如有疑問請聯(lián)系審核組長經(jīng)理（）。采購部門蓋章日期年月日四、審核關(guān)鍵要點與風(fēng)險提示（一）核心審核要點資質(zhì)時效性：所有資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、許可證、認證證書等）需在有效期內(nèi)，臨近到期（如剩余有效期＜3個月）的供應(yīng)商需明確續(xù)證計劃，復(fù)審時重點核查；信息一致性：供應(yīng)商提供的營業(yè)執(zhí)照、銀行賬戶、法定代表人信息等需與官方渠道及合作記錄完全一致，避免“一照多址”“信息不符”等風(fēng)險；行業(yè)特殊性：針對行業(yè)監(jiān)管嚴格的領(lǐng)域（如醫(yī)藥、建筑、食品），需額外核查行業(yè)專項資質(zhì)（如GMP認證、安全生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營許可證等），保證符合法規(guī)要求；履約能力匹配：供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)能力、財務(wù)狀況需與本次采購項目的需求量、技術(shù)復(fù)雜度匹配，避免“小馬拉大車”導(dǎo)致的交付風(fēng)險。（二）常見風(fēng)險提示虛假資質(zhì)風(fēng)險：警惕偽造、變造資質(zhì)文件（如PS營業(yè)執(zhí)照、使用過期許可證），需通過官方渠道二次核驗，必要時