行政辦公用品采購審批與管理制度模板一、總則為規(guī)范公司行政辦公用品的采購與管理，保障日常辦公需求，提高資源使用效率，控制運(yùn)營成本，特制定本制度。本制度旨在明確各部門職責(zé)，優(yōu)化采購流程，保證采購行為合規(guī)、高效、透明。二、制度適用范圍本制度適用于公司各部門（含分支機(jī)構(gòu)）的行政辦公用品采購需求提報(bào)、審批、執(zhí)行、驗(yàn)收及領(lǐng)用等全流程管理。所指辦公用品包括但不限于：辦公用紙、文具、耗材、清潔用品、辦公設(shè)備配件等與日常辦公直接相關(guān)的物品，非辦公用途物品或固定資產(chǎn)類采購（如電腦、打印機(jī)等）按公司固定資產(chǎn)管理制度執(zhí)行。三、職責(zé)分工需求部門：負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際工作需求提報(bào)采購計(jì)劃，填寫《辦公用品需求申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并對需求的合理性負(fù)責(zé)。行政部：作為辦公用品采購的歸口管理部門，負(fù)責(zé)匯總各部門需求，審核采購計(jì)劃的必要性及合理性，組織供應(yīng)商選擇、采購執(zhí)行、質(zhì)量驗(yàn)收、庫存管理及發(fā)放工作。財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)采購預(yù)算的審核與控制，對采購費(fèi)用的合規(guī)性、票據(jù)的完整性進(jìn)行審核，并按流程辦理結(jié)算。審批負(fù)責(zé)人：按權(quán)限對采購計(jì)劃進(jìn)行審批，保證采購行為符合公司成本控制及管理規(guī)定。四、采購管理操作流程（一）需求提報(bào)與計(jì)劃匯總月度需求提報(bào)：各部門于每月25日前，根據(jù)下月辦公需求填寫《辦公用品需求申請表》（見附件1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部。臨時(shí)緊急需求（如突發(fā)辦公用品短缺）可隨時(shí)提報(bào)，需在表中標(biāo)注“緊急”字樣及原因。需求審核與匯總：行政部于每月28日前對各部門需求進(jìn)行審核，剔除重復(fù)、超量或不合理需求（如非必需的高檔文具），匯總形成《月度辦公用品采購計(jì)劃表》，報(bào)財(cái)務(wù)部審核預(yù)算。（二）采購審批常規(guī)采購審批：《月度辦公用品采購計(jì)劃表》按以下權(quán)限審批：單次采購金額≤1000元：行政部負(fù)責(zé)人審批；1000元＜單次采購金額≤3000元：行政部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管副總經(jīng)理審批；單次采購金額＞3000元：分管副總經(jīng)理審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。緊急采購審批：緊急需求需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人電話或口頭請示分管副總經(jīng)理同意后先行采購，事后2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦書面審批手續(xù)。（三）供應(yīng)商選擇與采購執(zhí)行供應(yīng)商管理：行政部建立合格供應(yīng)商名錄，每年末組織對供應(yīng)商的資質(zhì)、價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)進(jìn)行評估，淘汰不合格供應(yīng)商，補(bǔ)充優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。辦公用品采購原則上從合格供應(yīng)商名錄中選擇，保證性價(jià)比最優(yōu)。采購方式：單次采購金額≤2000元：行政部根據(jù)采購計(jì)劃直接向合格供應(yīng)商下單；單次采購金額＞2000元：需進(jìn)行詢價(jià)比價(jià)，至少選取3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，形成《詢價(jià)比價(jià)記錄表》（見附件2）報(bào)審批負(fù)責(zé)人確認(rèn)后采購。采購執(zhí)行：行政部根據(jù)審批通過的采購計(jì)劃與供應(yīng)商簽訂采購合同（或下單），明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任，保證采購過程留痕。（四）驗(yàn)收入庫到貨驗(yàn)收：物品送達(dá)后，行政部指定專人（至少2人）與需求部門共同驗(yàn)收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與采購訂單一致，檢查質(zhì)量是否合格、包裝是否完好。入庫登記：驗(yàn)收合格后，填寫《辦公用品入庫登記表》（見附件3），登記入庫物品信息，并更新庫存臺賬；驗(yàn)收不合格的，行政部需及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理，辦理退換貨或索賠手續(xù)。（五）領(lǐng)用與發(fā)放領(lǐng)用流程：各部門領(lǐng)用辦公用品時(shí)，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（見附件4），注明領(lǐng)用物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用人及部門，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部領(lǐng)取。領(lǐng)用限制：為避免浪費(fèi)，實(shí)行按需領(lǐng)用、定額管理原則，常用辦公用品（如A4紙、簽字筆等）可設(shè)定月度領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部負(fù)責(zé)人雙重審批。（六）費(fèi)用結(jié)算票據(jù)提交：采購?fù)瓿珊?，行政部收集供?yīng)商開具的合規(guī)憑證（如采購清單、驗(yàn)收單等），連同《采購審批表》《詢價(jià)比價(jià)記錄表》等資料一并提交財(cái)務(wù)部。費(fèi)用支付：財(cái)務(wù)部審核無誤后，按公司付款流程辦理結(jié)算，保證采購費(fèi)用及時(shí)支付。五、配套管理表格附件1：辦公用品需求申請表需求部門需求日期物品名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)預(yù)估金額用途說明是否緊急部門負(fù)責(zé)人簽字附件2：詢價(jià)比價(jià)記錄表物品名稱規(guī)格型號需求數(shù)量供應(yīng)商A報(bào)價(jià)（含運(yùn)費(fèi)）供應(yīng)商B報(bào)價(jià)（含運(yùn)費(fèi)）供應(yīng)商C報(bào)價(jià)（含運(yùn)費(fèi)）選定供應(yīng)商選擇理由審批人簽字附件3：辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格型號批次號數(shù)量供應(yīng)商驗(yàn)收人入庫人庫位備注附件4：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用部門物品名稱規(guī)格型號單位領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人部門負(fù)責(zé)人簽字庫存余量六、管理要點(diǎn)提示預(yù)算控制：各部門提報(bào)需求時(shí)需結(jié)合實(shí)際預(yù)算，避免超計(jì)劃采購；行政部定期分析采購數(shù)據(jù)，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，減少資金占用。質(zhì)量與安全：嚴(yán)禁采購“三無”產(chǎn)品或存在安全隱患的物品，行政部需對采購物品的質(zhì)量負(fù)直接責(zé)任。廉潔自律：參與采購、驗(yàn)收、審批的人員需嚴(yán)格遵守廉潔規(guī)定，不得收受供應(yīng)商回扣或謀取私利，違者按公司規(guī)定處理。庫存管理：行政部每月末對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符；對臨近保質(zhì)期的物品或長期閑置物品及時(shí)處理，避免浪費(fèi)。流程優(yōu)化：行政部每半年