企事業(yè)單位公文檔案管理辦法為規(guī)范企事業(yè)單位公文檔案管理工作，有效保護和利用公文檔案資源，維護單位歷史真實面貌與合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《黨政機關(guān)公文處理工作條例》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際，制定本辦法。本辦法適用于本單位及所屬各分支機構(gòu)、派出機構(gòu)的公文檔案管理活動。公文檔案管理遵循“集中統(tǒng)一、分級管理，完整準確、安全保密，便于利用、服務(wù)發(fā)展”的原則，確保檔案工作與單位業(yè)務(wù)工作同規(guī)劃、同實施、同管理。一、管理職責（一）檔案管理部門職責單位檔案管理部門（如綜合辦公室、檔案科）作為公文檔案管理的主管機構(gòu)，負責統(tǒng)籌規(guī)劃檔案工作，制定完善管理制度與業(yè)務(wù)規(guī)范；指導、監(jiān)督各部門文件材料的形成、積累與整理工作；承擔公文檔案的接收、保管、鑒定、統(tǒng)計及利用服務(wù)；組織檔案業(yè)務(wù)培訓與考核，提升全員檔案管理意識與能力；開展檔案信息化建設(shè)，推動數(shù)字檔案資源的開發(fā)利用。（二）業(yè)務(wù)部門職責各業(yè)務(wù)部門需指定專人負責文件材料的日常管理，確保公文形成過程規(guī)范、內(nèi)容完整；按要求及時整理本部門產(chǎn)生的文件材料，定期向檔案管理部門移交；配合檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀及利用工作，對移交檔案的真實性、準確性負責；參與檔案管理制度的修訂，提出業(yè)務(wù)領(lǐng)域檔案管理優(yōu)化建議。（三）檔案管理人員職責檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識與職業(yè)素養(yǎng)，持證上崗并定期參加業(yè)務(wù)培訓；嚴格執(zhí)行檔案管理制度，做好公文檔案的收集、整理、保管與利用工作；維護檔案實體與信息安全，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、泄密等問題及時報告并處置；認真履行崗位職責，確保檔案管理工作規(guī)范、高效開展。二、公文檔案的形成與收集（一）公文形成規(guī)范公文起草應(yīng)符合《黨政機關(guān)公文處理工作條例》要求，內(nèi)容真實準確、格式規(guī)范統(tǒng)一；公文審核需經(jīng)部門負責人或分管領(lǐng)導把關(guān)，確保政策合規(guī)、表述嚴謹；公文編號實行統(tǒng)一規(guī)則，明確發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號等要素；公文印發(fā)前做好登記，留存發(fā)文底稿、審批單及正式文本，電子公文同步生成并存儲至指定系統(tǒng)。（二）檔案收集要求各部門應(yīng)按規(guī)定期限移交文件材料：年度文書檔案于次年上半年移交，項目檔案于項目驗收后3個月內(nèi)移交，專項工作檔案隨工作結(jié)束及時移交。移交檔案需齊全完整，包含公文正文、附件、簽報、審批文件、會議記錄等相關(guān)材料；電子公文需同步收集元數(shù)據(jù)、背景信息及修改痕跡。檔案管理部門定期檢查收集情況，對缺失材料及時督促補充。三、整理與歸檔（一）分類與組卷公文檔案按“年度—機構(gòu)（或問題）—保管期限”進行分類，確保同類檔案集中管理。組卷時保持文件的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值的材料，編制頁號、擬寫案卷標題，填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表，注明文件來源、時間、數(shù)量及保管狀況。（二）編目與歸檔檔案管理部門依據(jù)分類方案編制案卷目錄或文件目錄，建立檢索工具便于快速查閱。歸檔范圍涵蓋黨政公文、業(yè)務(wù)文件、會議材料、合同協(xié)議、統(tǒng)計報表、音像資料、實物檔案等，排除重份文件、草稿、無關(guān)材料。歸檔時紙質(zhì)檔案與電子檔案同步移交：紙質(zhì)檔案需簽字蓋章、裝訂整齊，電子檔案格式符合國家標準并做好備份存儲。四、保管與利用（一）保管條件檔案庫房應(yīng)獨立設(shè)置，配備防火、防盜、防蟲、防光、防磁等設(shè)施，保持適宜溫濕度（溫度14-24℃，相對濕度45-60%）。定期檢查檔案狀況，做好防蟲、防霉、防褪色處理，對破損檔案及時修復。（二）利用服務(wù)建立檔案借閱臺賬，明確借閱范圍、期限與審批流程：內(nèi)部人員借閱檔案需經(jīng)部門負責人審批，外單位借閱需持單位介紹信并經(jīng)分管領(lǐng)導批準。涉密檔案借閱實行專人審批、專柜保管，借閱人需簽訂保密協(xié)議。檔案管理部門提供檔案復制、證明等服務(wù)，利用過程中嚴禁涂改、損毀檔案。（三）信息化管理推進檔案數(shù)字化建設(shè)，對重要檔案進行掃描、錄入，建立數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫。利用信息化系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱與利用，確保數(shù)據(jù)安全，定期備份數(shù)字檔案，防止信息丟失。五、鑒定與銷毀（一）鑒定組織檔案管理部門會同業(yè)務(wù)部門、紀檢監(jiān)察、審計等機構(gòu)組成鑒定小組，定期對檔案進行鑒定，區(qū)分永久、長期、短期保管期限，提出存毀意見。（二）銷毀程序?qū)Υ_無保存價值的檔案，編制銷毀清冊（列明檔案編號、內(nèi)容、數(shù)量等），經(jīng)單位負責人審批后實施銷毀。銷毀時由兩人監(jiān)銷，監(jiān)銷人核對檔案無誤后簽字存檔；涉密檔案移交指定機構(gòu)銷毀。六、附則本辦法由單位檔案管理部門負責解釋，自發(fā)布之日起施行。此前相