PAGE規(guī)范業(yè)務(wù)結(jié)算制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司業(yè)務(wù)結(jié)算流程，確保公司財務(wù)信息的準確性、及時性和完整性，加強公司財務(wù)管理，防范財務(wù)風(fēng)險，保障公司及相關(guān)利益方的合法權(quán)益，促進公司業(yè)務(wù)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及業(yè)務(wù)結(jié)算的部門和崗位，包括但不限于銷售部門、采購部門、項目管理部門、財務(wù)部門等。同時，對于與公司有業(yè)務(wù)往來的外部客戶、供應(yīng)商等也具有指導(dǎo)和約束作用。（三）基本原則1.合法性原則：業(yè)務(wù)結(jié)算活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、會計準則以及相關(guān)行業(yè)規(guī)范，確保結(jié)算行為合法合規(guī)。2.準確性原則：結(jié)算數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，如實反映業(yè)務(wù)交易的實際情況，避免虛假記錄和錯誤操作。3.及時性原則：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點完成業(yè)務(wù)結(jié)算工作，及時傳遞結(jié)算信息，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的及時入賬和報表的按時編制。4.完整性原則：業(yè)務(wù)結(jié)算應(yīng)涵蓋公司所有業(yè)務(wù)活動，包括銷售、采購、服務(wù)提供、資金收付等各個環(huán)節(jié)，不得遺漏重要信息。5.保密性原則：涉及業(yè)務(wù)結(jié)算的各類信息屬于公司商業(yè)機密，相關(guān)人員應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、業(yè)務(wù)結(jié)算流程規(guī)范（一）銷售業(yè)務(wù)結(jié)算1.訂單確認銷售部門在收到客戶訂單后，應(yīng)及時與客戶溝通確認訂單細節(jié)，包括產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等信息。確保訂單信息準確無誤后，將訂單錄入公司業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。對于特殊訂單或定制化產(chǎn)品，銷售部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行評審，確保公司具備生產(chǎn)或提供相應(yīng)產(chǎn)品及服務(wù)的能力，并明確結(jié)算方式和付款條款。2.發(fā)貨與交付生產(chǎn)部門或服務(wù)提供部門根據(jù)已確認的訂單安排生產(chǎn)或服務(wù)提供工作。在產(chǎn)品生產(chǎn)完成或服務(wù)交付后，應(yīng)及時通知銷售部門。銷售部門負責(zé)協(xié)調(diào)發(fā)貨事宜，確保貨物按時、準確地交付給客戶。發(fā)貨前，應(yīng)對貨物進行嚴格檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同要求。交付過程中，應(yīng)取得客戶簽字確認的送貨單或服務(wù)簽收單，作為結(jié)算的重要依據(jù)之一。送貨單或簽收單應(yīng)詳細記錄貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、交付時間等信息。3.發(fā)票開具財務(wù)部門根據(jù)銷售訂單和發(fā)貨情況，在確認收入實現(xiàn)的前提下，按照稅法規(guī)定及時開具銷售發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與訂單及發(fā)貨信息一致，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額以及發(fā)票號碼等。銷售發(fā)票開具后，應(yīng)及時將發(fā)票聯(lián)交付給客戶，并做好發(fā)票交付記錄。同時，將記賬聯(lián)傳遞給財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。4.款項催收銷售部門應(yīng)建立客戶應(yīng)收賬款臺賬，實時跟蹤客戶付款情況。在合同約定的付款期限到期前，及時與客戶溝通，提醒客戶按時付款。對于逾期未付款的客戶，銷售部門應(yīng)制定催收計劃，采取多種方式進行催收，如電話催收、郵件催收、上門催收等。催收過程中應(yīng)保留相關(guān)記錄，如催收時間、催收方式、客戶反饋等信息。如客戶出現(xiàn)重大財務(wù)困難或惡意拖欠款項的情況，銷售部門應(yīng)及時與財務(wù)部門、法務(wù)部門溝通，共同商討解決方案，必要時通過法律途徑維護公司權(quán)益。5.收款確認與賬務(wù)處理財務(wù)部門在收到客戶款項后，應(yīng)及時進行核對和確認。核對內(nèi)容包括收款金額、收款方式、付款單位等信息，確保收款與銷售業(yè)務(wù)相符。確認收款無誤后，財務(wù)部門應(yīng)按照財務(wù)管理制度進行賬務(wù)處理，及時記錄收款情況，沖減應(yīng)收賬款，并更新客戶應(yīng)收賬款臺賬。同時，將收款信息反饋給銷售部門，以便銷售部門及時了解客戶付款動態(tài)。（二）采購業(yè)務(wù)結(jié)算1.采購申請與審批各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫采購申請單，詳細說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計到貨時間等信息。采購申請單應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交給采購部門。采購部門對采購申請進行匯總和初審，審核采購申請的必要性、合理性以及預(yù)算的準確性。對于超出預(yù)算范圍的采購申請，應(yīng)報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。初審?fù)ㄟ^后的采購申請單提交給財務(wù)部門進行資金預(yù)算審核。財務(wù)部門根據(jù)公司資金狀況和預(yù)算安排，對采購申請進行資金預(yù)算審核。審核通過后，采購申請單返回采購部門，由采購部門組織實施采購工作。2.供應(yīng)商選擇與采購合同簽訂采購部門根據(jù)采購申請單，通過招標、詢價、談判等方式選擇合適的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商過程中，應(yīng)充分考慮供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等因素。確定供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、結(jié)算周期、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)提交給法務(wù)部門進行合同審核，確保合同條款合法合規(guī)。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、倉庫管理部門等，以便各部門按照合同要求開展工作。3.到貨驗收倉庫管理部門在收到供應(yīng)商交付的貨物后，應(yīng)及時組織驗收工作。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)質(zhì)量標準，對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行逐一核對。驗收合格的貨物，倉庫管理部門應(yīng)填寫驗收單，并由驗收人員簽字確認。驗收單應(yīng)詳細記錄貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗收時間等信息。對于驗收不合格的貨物，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。倉庫管理部門應(yīng)在驗收完成后，將驗收單及時傳遞給采購部門和財務(wù)部門，作為結(jié)算的重要依據(jù)之一。4.發(fā)票審核與入賬財務(wù)部門在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)按照合同約定的結(jié)算方式和付款條款進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性，發(fā)票金額與采購合同及驗收單是否一致，發(fā)票開具日期是否符合規(guī)定等。審核無誤的發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，按照會計準則和財務(wù)制度記錄采購成本，并確認應(yīng)付賬款。同時，將發(fā)票信息與采購合同、驗收單等相關(guān)資料進行核對，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性。對于不符合要求的發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商重新開具正確的發(fā)票。5.款項支付財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定的付款時間和金額，在審核相關(guān)單據(jù)無誤后，安排款項支付。付款方式應(yīng)按照合同規(guī)定執(zhí)行，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票支付、承兌匯票等。在款項支付前，財務(wù)部門應(yīng)再次核對付款信息，確保付款金額、付款對象、付款方式等準確無誤。付款完成后，應(yīng)及時記錄付款情況，沖減應(yīng)付賬款，并更新供應(yīng)商應(yīng)付賬款臺賬。同時，將付款信息反饋給采購部門，以便采購部門了解付款進度。（三）項目業(yè)務(wù)結(jié)算1.項目立項與預(yù)算編制項目發(fā)起部門應(yīng)填寫項目立項申請表，詳細闡述項目背景、目標、任務(wù)、預(yù)期成果、實施計劃、預(yù)算安排等內(nèi)容。項目立項申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交給公司管理層審批。公司管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃和資源狀況對立項申請進行審批。審批通過后的項目，由項目發(fā)起部門組織相關(guān)人員編制項目預(yù)算。項目預(yù)算應(yīng)包括項目所需各項費用明細，如人員費用、設(shè)備采購費用、材料費用、辦公費用、差旅費、項目管理費等，并明確預(yù)算金額和預(yù)算執(zhí)行時間。項目預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交給財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)政策和預(yù)算管理制度對項目預(yù)算進行審核，確保預(yù)算的合理性和準確性。審核通過后的項目預(yù)算作為項目結(jié)算的重要依據(jù)。2.項目實施與成本核算項目實施過程中，項目負責(zé)人應(yīng)按照項目預(yù)算和實施計劃，合理安排資源，控制項目成本。項目團隊成員應(yīng)及時記錄項目實際發(fā)生的各項費用，包括費用發(fā)生時間、費用名稱、金額、費用來源等信息。財務(wù)部門應(yīng)定期對項目成本進行核算和監(jiān)控，將實際發(fā)生的費用與項目預(yù)算進行對比分析，及時發(fā)現(xiàn)成本偏差并采取措施進行調(diào)整。對于超預(yù)算支出的項目，應(yīng)要求項目負責(zé)人說明原因并提交書面報告，經(jīng)審批后進行相應(yīng)處理。在項目實施過程中，如因項目變更導(dǎo)致預(yù)算調(diào)整或費用增加，項目負責(zé)人應(yīng)及時填寫項目變更申請表，詳細說明變更內(nèi)容、變更原因、變更后的預(yù)算金額等信息。項目變更申請表經(jīng)相關(guān)部門審核簽字后提交給財務(wù)部門備案，財務(wù)部門根據(jù)變更后的預(yù)算對項目成本進行核算。3.項目驗收與結(jié)算項目完成后，項目發(fā)起部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對項目進行驗收。驗收內(nèi)容包括項目目標的完成情況、項目成果的質(zhì)量、項目預(yù)算的執(zhí)行情況等。驗收合格后，項目發(fā)起部門應(yīng)填寫項目驗收報告，由驗收人員簽字確認。財務(wù)部門根據(jù)項目驗收報告、項目預(yù)算執(zhí)行情況以及相關(guān)費用報銷憑證等資料進行項目結(jié)算。結(jié)算金額應(yīng)與項目預(yù)算執(zhí)行情況相符，對于項目結(jié)余資金或超支情況，應(yīng)按照公司規(guī)定進行處理。項目結(jié)算完成后，財務(wù)部門應(yīng)編制項目結(jié)算報告，詳細說明項目預(yù)算執(zhí)行情況、實際發(fā)生費用、結(jié)算金額以及項目結(jié)余或超支情況等信息。項目結(jié)算報告經(jīng)審核簽字后存檔，作為項目財務(wù)管理的重要資料。三、結(jié)算憑證與檔案管理（一）結(jié)算憑證管理1.結(jié)算憑證種類業(yè)務(wù)結(jié)算涉及的憑證包括但不限于銷售發(fā)票、采購發(fā)票、送貨單、服務(wù)簽收單、驗收單、收款收據(jù)、付款憑證、銀行對賬單、合同協(xié)議等。2.結(jié)算憑證填寫要求所有結(jié)算憑證應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，確保信息真實、準確、完整。憑證填寫應(yīng)字跡清晰、工整，不得涂改、挖補。憑證上的各項要素應(yīng)填寫齊全，包括日期、編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、單位、簽字蓋章等。對于涉及金額的憑證，大小寫金額應(yīng)一致。3.結(jié)算憑證審核要點財務(wù)部門在審核結(jié)算憑證時，應(yīng)重點關(guān)注憑證的真實性、合法性、完整性以及與業(yè)務(wù)實際情況的一致性。審核內(nèi)容包括憑證的來源是否合規(guī)、填寫是否規(guī)范、簽字蓋章是否齊全、金額計算是否正確、與相關(guān)合同協(xié)議是否相符等。對于不符合要求的結(jié)算憑證，財務(wù)部門應(yīng)及時要求相關(guān)部門或人員進行更正、補充或重新開具。（二）結(jié)算檔案管理1.檔案分類與整理業(yè)務(wù)結(jié)算檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型、時間順序等進行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。檔案分類可包括銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、項目業(yè)務(wù)檔案等。每個業(yè)務(wù)類型的檔案應(yīng)進一步細分，如銷售業(yè)務(wù)檔案可分為訂單檔案、發(fā)貨檔案、發(fā)票檔案、收款檔案等。檔案整理過程中，應(yīng)將相關(guān)憑證、合同、報表等資料按照一定的順序裝訂成冊，并編制檔案目錄。2.檔案保管期限業(yè)務(wù)結(jié)算檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司財務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，銷售發(fā)票、采購發(fā)票等重要結(jié)算憑證的保管期限為[X]年，合同協(xié)議等檔案資料的保管期限為[X]年。在保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進行檔案銷毀處理。檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門審核簽字后進行銷毀，并保留銷毀記錄。3.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱業(yè)務(wù)結(jié)算檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。檔案查閱申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交給檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表進行檔案查閱審批，批準后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改或損毀檔案資料。因特殊情況需要借閱業(yè)務(wù)結(jié)算檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批簽字后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，并確保檔案資料的安全和完整。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對業(yè)務(wù)結(jié)算制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查結(jié)算流程是否合規(guī)、結(jié)算憑證是否真實有效、結(jié)算檔案管理是否規(guī)范等。2.審計人員應(yīng)通過查閱相關(guān)資料、實地訪談、數(shù)據(jù)分析等方式獲取審計證據(jù)，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。3.內(nèi)部審計部門應(yīng)定期向公司管理層提交審計報告，匯報業(yè)務(wù)結(jié)算制度執(zhí)行情況的審計結(jié)果，為公司管理層決策提供參考依據(jù)。（二）財務(wù)部門日常監(jiān)督1.財務(wù)部門作為業(yè)務(wù)結(jié)算的主要執(zhí)行部門，應(yīng)在日常工作中對業(yè)務(wù)結(jié)算進行實時監(jiān)督。財務(wù)人員應(yīng)嚴格按照結(jié)算制度和流程進行操作，確保結(jié)算數(shù)據(jù)的準確性和合規(guī)性。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對業(yè)務(wù)結(jié)算情況進行自查，檢查各項結(jié)算業(yè)務(wù)是否按照規(guī)定的時間節(jié)點完成、結(jié)算憑證是否及時傳遞和審核、賬務(wù)處理是否準確無誤等。對于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，并建立長效機制加以防范。3.財務(wù)部門應(yīng)加強與其他部門的溝通協(xié)作，及時了解業(yè)務(wù)進展情況，對可能影響結(jié)算的問題提前進行預(yù)警和處理，確保業(yè)務(wù)結(jié)算工作的順利進行。（三）違規(guī)處理1.對于違反業(yè)務(wù)結(jié)算制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責(zé)任。公司將通過法律途徑追究其法律責(zé)任，維護公司的合法權(quán)益。3.對于及時發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)行為，避免公司損失或挽回公司損失的人員，公司將給予一定的獎勵，以鼓勵員工積極維護公司利益和遵守公司制度。五