PAGE規(guī)范會(huì)議紀(jì)要制度一、總則（一）目的為了提高公司會(huì)議效率，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行，加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，特制定本會(huì)議紀(jì)要制度。本制度旨在規(guī)范會(huì)議紀(jì)要的記錄、整理、分發(fā)及存檔流程，使會(huì)議紀(jì)要成為公司運(yùn)營(yíng)管理的重要參考依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)會(huì)議、管理層會(huì)議、部門例會(huì)、專題研討會(huì)等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確客觀原則：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)如實(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容，準(zhǔn)確反映會(huì)議討論的事項(xiàng)、形成的決議和決定，不得歪曲或夸大事實(shí)。2.重點(diǎn)突出原則：緊扣會(huì)議主題，突出關(guān)鍵問題、重要觀點(diǎn)和決策事項(xiàng)，避免冗長(zhǎng)和瑣碎的記錄。3.及時(shí)高效原則：會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)盡快完成會(huì)議紀(jì)要的整理和分發(fā)，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)了解會(huì)議精神。4.保密原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密信息和商業(yè)秘密的會(huì)議內(nèi)容，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、會(huì)議紀(jì)要的記錄（一）記錄人員的職責(zé)1.會(huì)議記錄人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，準(zhǔn)備好會(huì)議記錄所需的工具，如筆記本、錄音設(shè)備等。2.認(rèn)真傾聽會(huì)議內(nèi)容，準(zhǔn)確記錄會(huì)議發(fā)言要點(diǎn)、討論事項(xiàng)、決議結(jié)果等，確保記錄內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.對(duì)于會(huì)議中出現(xiàn)的重要數(shù)據(jù)、關(guān)鍵觀點(diǎn)和決策依據(jù)，應(yīng)詳細(xì)記錄，必要時(shí)可進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)。4.記錄過程中應(yīng)保持客觀公正，不得加入個(gè)人觀點(diǎn)和評(píng)論，如有疑問應(yīng)及時(shí)向發(fā)言者請(qǐng)教。（二）記錄內(nèi)容要求1.會(huì)議基本信息：包括會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員等。2.會(huì)議議程：記錄會(huì)議的議程安排及各項(xiàng)議程的討論順序。3.發(fā)言要點(diǎn)：詳細(xì)記錄每位參會(huì)人員的發(fā)言內(nèi)容，包括提出的問題、觀點(diǎn)、建議等，注明發(fā)言者姓名和部門。4.討論事項(xiàng)：記錄會(huì)議討論的主要事項(xiàng)，包括問題分析、原因探討、解決方案等。5.決議結(jié)果：明確會(huì)議形成的決議和決定，包括責(zé)任部門、完成時(shí)間、具體要求等。6.其他事項(xiàng)：記錄會(huì)議中涉及的其他重要事項(xiàng)，如下一步工作計(jì)劃、需要協(xié)調(diào)的問題等。（三）記錄方式1.手寫記錄：在會(huì)議過程中，使用筆記本進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄。記錄完成后，應(yīng)及時(shí)整理成電子文檔，并進(jìn)行備份。2.電子記錄：可使用電子文檔軟件（如Word、Excel等）進(jìn)行記錄，也可使用專業(yè)的會(huì)議記錄軟件。記錄過程中應(yīng)注意保存原始記錄，以便后續(xù)查閱和修改。3.錄音記錄：經(jīng)會(huì)議主持人同意，可使用錄音設(shè)備進(jìn)行記錄。錄音記錄應(yīng)妥善保管，作為會(huì)議紀(jì)要的補(bǔ)充資料。錄音記錄僅供內(nèi)部使用，不得隨意傳播。三、會(huì)議紀(jì)要的整理（一）整理人員的職責(zé)1.會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，確保記錄內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行分類、歸納和總結(jié)，突出重點(diǎn)，刪除無關(guān)信息，使會(huì)議紀(jì)要簡(jiǎn)潔明了。3.核對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的數(shù)據(jù)、事實(shí)和決議結(jié)果，確保準(zhǔn)確無誤。如有疑問，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通核實(shí)。（二）整理內(nèi)容要求1.格式規(guī)范：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括標(biāo)題、正文、落款等。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，概括會(huì)議主題；正文應(yīng)條理清晰，按照會(huì)議討論的順序進(jìn)行記錄；落款應(yīng)注明會(huì)議紀(jì)要的整理部門和整理日期。2.語(yǔ)言通順：會(huì)議紀(jì)要的語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確、通順，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.邏輯嚴(yán)謹(jǐn)：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照合理的邏輯順序進(jìn)行整理，各項(xiàng)內(nèi)容之間應(yīng)層次分明，相互關(guān)聯(lián)。4.內(nèi)容完整：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)涵蓋會(huì)議的主要內(nèi)容，包括會(huì)議基本信息、議程、發(fā)言要點(diǎn)、討論事項(xiàng)、決議結(jié)果等，不得遺漏重要信息。（三）整理時(shí)間要求一般情況下，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理完成。對(duì)于重要會(huì)議或緊急事項(xiàng)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況縮短整理時(shí)間，確保會(huì)議紀(jì)要能夠及時(shí)分發(fā)。四、會(huì)議紀(jì)要的審核（一）審核人員的職責(zé)1.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)由指定的審核人員進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)，熟悉公司業(yè)務(wù)流程和相關(guān)規(guī)章制度。2.對(duì)會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)檢查記錄是否準(zhǔn)確、決議是否明確、責(zé)任是否落實(shí)等。3.審核會(huì)議紀(jì)要的格式是否規(guī)范、語(yǔ)言是否通順、邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)?shù)取?.如發(fā)現(xiàn)會(huì)議紀(jì)要存在問題，應(yīng)及時(shí)與記錄人員和相關(guān)部門溝通，提出修改意見，確保會(huì)議紀(jì)要質(zhì)量。（二）審核內(nèi)容要求1.準(zhǔn)確性審核：核對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的數(shù)據(jù)、事實(shí)和決議結(jié)果是否與會(huì)議記錄一致，是否準(zhǔn)確反映會(huì)議精神。2.完整性審核：檢查會(huì)議紀(jì)要是否涵蓋會(huì)議的主要內(nèi)容，各項(xiàng)議程是否有記錄，重要觀點(diǎn)和決策事項(xiàng)是否遺漏。3.規(guī)范性審核：審核會(huì)議紀(jì)要的格式是否符合公司規(guī)定，語(yǔ)言表達(dá)是否規(guī)范、準(zhǔn)確、通順，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用是否正確。4.邏輯性審核：審查會(huì)議紀(jì)要的邏輯結(jié)構(gòu)是否合理，各項(xiàng)內(nèi)容之間是否層次分明、條理清晰，是否存在邏輯矛盾或混亂。（三）審核時(shí)間要求審核人員應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核工作。如遇特殊情況需要延長(zhǎng)審核時(shí)間，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說明原因。五、會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)（一）分發(fā)人員的職責(zé)1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的審核結(jié)果，確定會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)范圍和方式。2.將審核通過的會(huì)議紀(jì)要及時(shí)分發(fā)給相關(guān)人員，確保每位參會(huì)人員和需要了解會(huì)議內(nèi)容的人員都能收到會(huì)議紀(jì)要。3.記錄會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)情況，包括分發(fā)時(shí)間、分發(fā)對(duì)象、分發(fā)方式等，以備查詢。（二）分發(fā)范圍1.參會(huì)人員：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分發(fā)給所有參會(huì)人員，以便他們及時(shí)了解會(huì)議討論的內(nèi)容和形成的決議，便于后續(xù)工作的開展。2.相關(guān)部門：根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和決議，將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給涉及的相關(guān)部門，使各部門能夠協(xié)同配合，共同推進(jìn)工作。3.領(lǐng)導(dǎo)審閱：重要會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握公司運(yùn)營(yíng)情況，做出決策。（三）分發(fā)方式1.電子郵件：通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給相關(guān)人員。郵件主題應(yīng)明確會(huì)議紀(jì)要的名稱和日期，郵件正文應(yīng)簡(jiǎn)要說明會(huì)議紀(jì)要的主要內(nèi)容和重要事項(xiàng)。2.內(nèi)部辦公系統(tǒng)：將會(huì)議紀(jì)要上傳至公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)，供相關(guān)人員在線查閱和下載。3.紙質(zhì)文檔：對(duì)于一些需要存檔或特定人員需要紙質(zhì)文檔的情況，可打印會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)給相關(guān)人員。六、會(huì)議紀(jì)要的存檔（一）存檔人員的職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的存檔工作，確保會(huì)議紀(jì)要的完整性和安全性。2.按照公司檔案管理規(guī)定，對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并建立電子檔案。3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要檔案進(jìn)行整理和清查，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和可查閱性。(二）存檔內(nèi)容1.會(huì)議紀(jì)要的紙質(zhì)文檔和電子文檔，包括原始記錄、整理稿、審核稿等。2.與會(huì)議紀(jì)要相關(guān)的附件資料，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料、決議文件等。3.會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)記錄，包括分發(fā)時(shí)間、分發(fā)對(duì)象、分發(fā)方式等。（三）存檔期限會(huì)議紀(jì)要的存檔期限應(yīng)根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。對(duì)于重要會(huì)議或涉及公司重大決策的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)存檔期限。七、會(huì)議紀(jì)要的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行申請(qǐng)。一般情況下，參會(huì)人員可直接查閱與其參與會(huì)議相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要；其他人員如需查閱會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)向會(huì)議紀(jì)要整理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。2.涉及公司機(jī)密信息和商業(yè)秘密的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱權(quán)限，僅限經(jīng)過授權(quán)的人員查閱。查閱人員應(yīng)遵守公司保密制度，不得泄露會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容。（二）使用規(guī)定1.會(huì)議紀(jì)要僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)公司同意，不得擅自對(duì)外提供或傳播會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容。2.使用會(huì)議紀(jì)要時(shí)，應(yīng)