PAGE簽名規(guī)范制度一、總則1.目的本簽名規(guī)范制度旨在確保公司文件、合同、協(xié)議等各類書面材料上簽名的真實性、有效性和規(guī)范性，維護公司的合法權(quán)益，避免因簽名問題引發(fā)的法律風(fēng)險和糾紛，保障公司各項業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部合作單位人員（如供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等）在涉及公司相關(guān)事務(wù)時的簽名行為。3.基本原則真實性原則：簽名必須是簽名人真實意愿的表達，不得偽造、冒用他人簽名。有效性原則：簽名應(yīng)符合法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準的要求，具有法律效力。規(guī)范性原則：簽名應(yīng)按照規(guī)定的格式、位置和方式進行簽署，確保清晰、可辨。二、簽名的類型及要求（一）手寫簽名1.適用場景手寫簽名適用于各類紙質(zhì)文件、合同、協(xié)議等需要簽署的場合。2.要求使用黑色或藍色墨水筆：確保簽名清晰、持久，不易褪色。字體工整：簽名應(yīng)書寫端正，易于辨認，不得潦草、模糊。簽署在指定位置：文件或合同中通常會明確規(guī)定簽名的位置，簽名人應(yīng)在該位置準確簽署。注明日期：在簽名下方或旁邊注明簽署日期，日期格式應(yīng)規(guī)范，如“年/月/日”。（二）電子簽名1.適用場景隨著信息化辦公的推進，電子簽名在公司內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)、電子合同簽署等方面的應(yīng)用越來越廣泛。電子簽名適用于通過電子設(shè)備生成、傳輸和存儲的各類電子文件。2.要求符合法律規(guī)定：電子簽名應(yīng)符合《中華人民共和國電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，具備可靠的電子簽名技術(shù)，能夠保證簽名的真實性、完整性和不可抵賴性。使用公司認可的電子簽名系統(tǒng)：公司應(yīng)指定專門的電子簽名系統(tǒng)或平臺，員工需通過該系統(tǒng)進行電子簽名操作。設(shè)置安全的簽名密碼：員工應(yīng)妥善保管電子簽名密碼，不得泄露給他人。密碼應(yīng)具備一定的強度要求，定期更換。確認簽名信息：在進行電子簽名前，應(yīng)仔細核對簽名內(nèi)容、日期等信息，確保準確無誤。電子簽名完成后，應(yīng)及時保存簽名記錄。（三）印章簽名1.適用場景印章簽名主要用于公司對外出具的重要文件、合同、介紹信等，具有較高的法律效力。2.要求使用公司統(tǒng)一刻制的印章：公司印章應(yīng)按照規(guī)定的程序刻制，并在公安機關(guān)備案。嚴禁私自刻制公司印章。專人保管：印章應(yīng)由專人負責(zé)保管，設(shè)立印章使用登記制度，嚴格記錄印章的使用情況。規(guī)范使用流程：印章使用前，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、文件名稱、使用部門等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章。印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的位置，確保清晰、端正。用印后登記：印章使用完畢后，保管人員應(yīng)及時在《印章使用登記簿》上登記使用日期、文件名稱、用印人等信息，并將申請表存檔。三、不同崗位人員簽名規(guī)范（一）公司高層管理人員1.職責(zé)公司高層管理人員（如董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理等）在公司重大決策、重要文件簽署、對外合作洽談等方面具有重要職責(zé)。2.簽名規(guī)范手寫簽名：高層管理人員應(yīng)使用清晰、規(guī)范的手寫簽名，確保簽名的權(quán)威性和辨識度。電子簽名：在使用電子文件簽署時，應(yīng)按照公司電子簽名系統(tǒng)的操作流程進行簽名，確保電子簽名的合法性和有效性。印章簽名：涉及公司重大事項的文件，需加蓋公司公章或法定代表人印章時，應(yīng)嚴格按照印章使用規(guī)范進行審批和簽署。（二）部門負責(zé)人1.職責(zé)部門負責(zé)人負責(zé)本部門的日常管理工作，在部門文件審批、業(yè)務(wù)合同簽署等方面承擔(dān)重要責(zé)任。2.簽名規(guī)范手寫簽名：部門負責(zé)人應(yīng)認真書寫手寫簽名，確保簽名清晰、可辨。在簽署文件時，應(yīng)仔細審核文件內(nèi)容，確保符合部門工作要求和公司規(guī)定。電子簽名：積極配合公司電子簽名系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，按照規(guī)定使用電子簽名簽署部門內(nèi)部文件和相關(guān)業(yè)務(wù)電子文檔。印章簽名：對于涉及部門重要業(yè)務(wù)的合同、協(xié)議等文件，如需加蓋部門印章，應(yīng)按照部門印章使用管理辦法進行審批和簽署，并對文件內(nèi)容的真實性和合法性負責(zé)。（三）普通員工1.職責(zé)普通員工在日常工作中需要簽署各類文件，如請假申請、工作報告、業(yè)務(wù)單據(jù)等，應(yīng)確保簽名的真實性和準確性。2.簽名規(guī)范手寫簽名：普通員工應(yīng)養(yǎng)成良好的簽名習(xí)慣，手寫簽名應(yīng)工整、清晰，易于識別。在簽署文件前，應(yīng)認真閱讀文件內(nèi)容，確認無誤后再行簽名。電子簽名：按照公司電子簽名系統(tǒng)的要求，正確使用電子簽名簽署相關(guān)電子文件，確保電子簽名的合規(guī)性。特殊情況：如因特殊原因無法手寫簽名或使用電子簽名時，應(yīng)提前向部門負責(zé)人說明情況，并按照公司規(guī)定的其他方式進行確認（如按手印等），同時做好記錄。（四）外部合作單位人員1.職責(zé)外部合作單位人員（如供應(yīng)商代表、客戶聯(lián)系人、合作伙伴授權(quán)代表等）在與公司進行業(yè)務(wù)往來時，其簽名行為同樣具有重要意義。2.簽名規(guī)范手寫簽名：外部合作單位人員應(yīng)使用其真實姓名進行手寫簽名，并注明其身份（如供應(yīng)商[公司名稱]代表[姓名]、客戶[公司名稱][聯(lián)系人姓名]等）。簽名應(yīng)清晰、可辨，便于公司識別和追溯。電子簽名：如雙方約定使用電子簽名進行業(yè)務(wù)文件簽署，外部合作單位人員應(yīng)按照公司提供的電子簽名系統(tǒng)操作指引進行簽名，確保電子簽名的有效性和合法性。印章簽名：若外部合作單位需要加蓋其單位印章，應(yīng)確保印章的真實性和有效性，并按照其單位內(nèi)部印章管理規(guī)定進行審批和簽署。同時，應(yīng)向公司提供加蓋印章的授權(quán)委托書或相關(guān)證明文件，明確其簽名和蓋章的權(quán)限范圍。四、簽名流程及審批（一）文件起草與準備階段1.起草人職責(zé)文件起草人應(yīng)在文件起草過程中明確簽名要求，并確保文件內(nèi)容完整、準確、合法。對于需要簽署的文件，應(yīng)預(yù)留足夠的簽名空間，并注明簽名的類型（手寫簽名、電子簽名或印章簽名）和位置。2.審核要點文件起草完成后，起草人應(yīng)進行自我審核，重點檢查文件內(nèi)容是否符合公司政策、法律法規(guī)以及業(yè)務(wù)實際情況。同時，核對簽名要求是否明確、合理，簽名位置是否恰當(dāng)。（二）簽名申請與審批階段1.申請流程手寫簽名：文件起草人或相關(guān)責(zé)任人在文件定稿后，如需進行手寫簽名，應(yīng)直接在文件規(guī)定位置簽署，并注明日期。電子簽名：使用電子簽名的文件，起草人或相關(guān)責(zé)任人應(yīng)登錄公司指定的電子簽名系統(tǒng)，按照系統(tǒng)提示填寫簽名信息（如姓名、部門、職位等），上傳待簽署的電子文件。系統(tǒng)將自動生成電子簽名，簽名人應(yīng)仔細核對簽名信息無誤后，點擊確認簽名按鈕。印章簽名：涉及印章簽名的文件，申請人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用印章的事由、文件名稱、文件編號、使用部門、申請人等信息。申請表應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審核后，提交給印章保管部門或授權(quán)審批人進行審批。2.審批權(quán)限一般文件：對于一般性的文件簽署，如部門內(nèi)部通知、工作報告等，由部門負責(zé)人審批簽字。重要文件：涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)合同、財務(wù)文件等重要文件，需經(jīng)公司高層管理人員審批簽字。如文件涉及多個部門或業(yè)務(wù)領(lǐng)域，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)分工，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同審批。特殊文件：對于一些特殊文件，如對外報送的重要函件、法律文件等，可能需要經(jīng)過公司法律顧問審核或其他特定審批流程后，方可進行簽名。（三）簽名實施階段1.手寫簽名：簽名人應(yīng)使用符合要求的筆具，按照規(guī)定的字體和格式，在文件指定位置認真書寫簽名，并注明日期。簽名完成后，應(yīng)再次核對簽名內(nèi)容和文件其他信息，確保無誤。2.電子簽名：電子簽名系統(tǒng)在確認簽名人身份和簽名信息無誤后，將生成具有法律效力的電子簽名。簽名人應(yīng)及時保存電子簽名記錄，并確保電子簽名文件的安全性和完整性。同時，應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定，對電子簽名文件進行分類存儲和備份。3.印章簽名：印章保管人員在收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，應(yīng)嚴格按照申請表上的要求使用印章。印章加蓋應(yīng)清晰、端正，確保印章圖案完整、無模糊或重疊現(xiàn)象。印章使用完畢后，保管人員應(yīng)立即在《印章使用登記簿》上進行詳細登記，并將申請表存檔。五、簽名的變更與注銷（一）簽名變更1.適用情況員工因工作調(diào)動、職位晉升、離職等原因需要變更簽名信息（包括手寫簽名、電子簽名密碼等）時，應(yīng)及時辦理簽名變更手續(xù)。2.變更流程填寫變更申請表：員工應(yīng)填寫《簽名變更申請表》，詳細說明變更原因、變更前后的簽名信息（如姓名、職位、電子簽名密碼等）。提交相關(guān)證明材料：根據(jù)變更原因，員工可能需要提交相應(yīng)的證明材料，如工作調(diào)動通知、職位晉升文件、離職證明等。審批與備案：申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審核后，提交至公司人力資源部門或相關(guān)管理部門進行審批。審批通過后，由公司信息管理部門或電子簽名系統(tǒng)管理部門對員工的簽名信息進行變更備案，并通知相關(guān)部門和人員。（二）簽名注銷1.適用情況員工離職、退休、與公司解除合作關(guān)系以及其他原因不再需要使用公司簽名權(quán)限時，應(yīng)及時辦理簽名注銷手續(xù)。2.注銷流程提交注銷申請：員工應(yīng)向所在部門提交《簽名注銷申請表》，說明注銷原因和簽名類型（手寫簽名、電子簽名、印章簽名等）。工作交接與審核：所在部門負責(zé)人應(yīng)安排員工進行工作交接，確保其已完成所有與簽名相關(guān)的工作事項。同時，對員工提交的注銷申請進行審核，確認無誤后簽字。相關(guān)部門處理：手寫簽名：人力資源部門或相關(guān)管理部門在員工離職手續(xù)辦理完畢后，對其手寫簽名權(quán)限進行注銷備案。電子簽名：公司信息管理部門或電子簽名系統(tǒng)管理部門在收到注銷申請后，立即停用員工的電子簽名賬號，并刪除相關(guān)簽名記錄。印章簽名：印章保管部門在確認員工已完成所有印章使用文件的清理和交接后，收回其印章使用權(quán)限，并在《印章使用登記簿》上注明印章注銷情況。同時，將印章交回公司統(tǒng)一保管或按照規(guī)定進行銷毀處理。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督機制公司設(shè)立專門的監(jiān)督檢查小組，定期對公司員工及外部合作單位人員的簽名行為進行檢查。檢查內(nèi)容包括簽名的規(guī)范性、真實性、有效性以及簽名流程的執(zhí)行情況等。監(jiān)督檢查小組可通過抽查文件、查閱簽名記錄檔案、實地核實等方式進行檢查。2.違規(guī)處理對于違反簽名規(guī)范制度的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應(yīng)立即責(zé)令改正：如偽造、冒用他人簽名，未按規(guī)定流程進行簽名審批等行為，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。情節(jié)較輕的違規(guī)行為：給予警告處分，并要求責(zé)任人重新簽署相關(guān)文件，確保簽名的合法性和規(guī)范性。情節(jié)嚴重的違規(guī)行為：如因簽名問題給公司造成重大經(jīng)濟損失或法律風(fēng)險的，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，包括但不限于降職、撤職、解除勞動合同等。同時，公司將保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。3.反饋與改進監(jiān)督檢查小組應(yīng)定期對簽名規(guī)范制度的執(zhí)行情況進行總結(jié)分析，收集員工和相關(guān)部門的反饋意見和建議。