PAGE跟單制度規(guī)范一、總則1.目的本跟單制度規(guī)范旨在確保公司業(yè)務(wù)流程的順暢運(yùn)作，加強(qiáng)對(duì)訂單執(zhí)行過(guò)程的跟蹤與管理，提高客戶滿意度，保障公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及跟單工作的部門及人員，包括但不限于銷售部門、采購(gòu)部門、生產(chǎn)部門、物流部門等。3.基本原則準(zhǔn)確性原則：跟單工作應(yīng)確保信息傳遞準(zhǔn)確無(wú)誤，訂單執(zhí)行過(guò)程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)、要求等必須清晰、明確，避免因信息誤差導(dǎo)致工作失誤。及時(shí)性原則：各環(huán)節(jié)跟單人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)訂單進(jìn)展，按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成相應(yīng)工作，不得拖延，確保訂單按時(shí)交付。協(xié)調(diào)性原則：跟單人員需與公司內(nèi)部各部門密切協(xié)作，形成高效的工作團(tuán)隊(duì)，共同解決訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保訂單順利完成。客戶導(dǎo)向原則：以滿足客戶需求為出發(fā)點(diǎn)，始終關(guān)注客戶反饋，及時(shí)調(diào)整跟單策略，提高客戶滿意度。二、跟單流程1.訂單接收與初步審核銷售部門：負(fù)責(zé)接收客戶訂單，對(duì)訂單內(nèi)容進(jìn)行初步審核，確保訂單信息完整、準(zhǔn)確。審核內(nèi)容包括客戶基本信息、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、價(jià)格等。如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或存在疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通確認(rèn)。信息錄入：將審核通過(guò)的訂單信息錄入公司訂單管理系統(tǒng)，建立訂單檔案，并及時(shí)將訂單信息傳遞給相關(guān)部門。2.采購(gòu)跟單采購(gòu)部門：根據(jù)訂單要求，制定采購(gòu)計(jì)劃，明確所需采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等。供應(yīng)商選擇：按照公司采購(gòu)政策，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和審核，確保其具備良好的信譽(yù)、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力。采購(gòu)訂單下達(dá)：與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。到貨驗(yàn)收：物資到貨前，通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。到貨時(shí)，會(huì)同質(zhì)量檢驗(yàn)部門等對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合訂單要求。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并做好記錄。3.生產(chǎn)跟單生產(chǎn)計(jì)劃制定：生產(chǎn)部門根據(jù)訂單交貨期和采購(gòu)物資到貨情況，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃，明確各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和任務(wù)要求。生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)：將生產(chǎn)任務(wù)分配到各生產(chǎn)車間或生產(chǎn)線，確保生產(chǎn)任務(wù)得到有效執(zhí)行。生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤：定期檢查生產(chǎn)進(jìn)度，及時(shí)掌握生產(chǎn)過(guò)程中的問(wèn)題和困難。協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的設(shè)備故障、人員短缺、原材料供應(yīng)不足等問(wèn)題，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行。質(zhì)量控制：監(jiān)督生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量控制情況，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合訂單要求。配合質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行產(chǎn)品檢驗(yàn)，對(duì)不合格產(chǎn)品及時(shí)進(jìn)行返工或處理。4.物流跟單運(yùn)輸安排：根據(jù)訂單交貨期和產(chǎn)品特性，選擇合適的物流運(yùn)輸方式，安排貨物運(yùn)輸。與物流公司簽訂運(yùn)輸合同，明確運(yùn)輸責(zé)任和費(fèi)用結(jié)算方式。貨物包裝與標(biāo)識(shí)：監(jiān)督貨物的包裝情況，確保貨物包裝符合運(yùn)輸要求，能夠有效保護(hù)產(chǎn)品。在貨物包裝上做好標(biāo)識(shí)，注明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、收貨地址等信息。運(yùn)輸跟蹤：跟蹤貨物運(yùn)輸過(guò)程，及時(shí)掌握貨物的運(yùn)輸狀態(tài)。如發(fā)生運(yùn)輸延誤、貨物損壞等情況，及時(shí)與物流公司溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問(wèn)題，并向客戶反饋運(yùn)輸情況。交貨簽收：貨物到達(dá)目的地后，協(xié)助客戶進(jìn)行貨物簽收。確?？蛻粼诤炇諉紊虾炞执_認(rèn)，并及時(shí)將簽收單反饋給公司相關(guān)部門。三、各部門職責(zé)1.銷售部門負(fù)責(zé)與客戶溝通洽談業(yè)務(wù)，接收客戶訂單，并對(duì)訂單進(jìn)行初步審核。及時(shí)向客戶反饋訂單執(zhí)行情況，處理客戶投訴和疑問(wèn)，維護(hù)客戶關(guān)系。配合其他部門解決訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保訂單順利完成。2.采購(gòu)部門根據(jù)訂單要求制定采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單，跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的到貨驗(yàn)收工作，對(duì)不合格物資及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.生產(chǎn)部門：根據(jù)訂單交貨期和采購(gòu)物資到貨情況制定生產(chǎn)計(jì)劃，并組織實(shí)施生產(chǎn)。負(fù)責(zé)生產(chǎn)過(guò)程的管理和控制，確保生產(chǎn)進(jìn)度和產(chǎn)品質(zhì)量符合訂單要求。協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如設(shè)備故障、人員短缺、原材料供應(yīng)不足等。4.物流部門：根據(jù)訂單交貨期和產(chǎn)品特性選擇合適的物流運(yùn)輸方式，安排貨物運(yùn)輸。負(fù)責(zé)貨物的包裝、標(biāo)識(shí)和運(yùn)輸跟蹤工作，確保貨物安全、及時(shí)送達(dá)客戶手中。協(xié)助客戶進(jìn)行貨物簽收，并及時(shí)將簽收單反饋給公司相關(guān)部門。5.質(zhì)量檢驗(yàn)部門：制定產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)采購(gòu)物資和生產(chǎn)產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。對(duì)不合格物資和產(chǎn)品提出處理意見，監(jiān)督整改情況，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合訂單要求。6.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)訂單相關(guān)費(fèi)用的核算和結(jié)算工作，包括采購(gòu)成本、生產(chǎn)成本、運(yùn)輸費(fèi)用等。審核訂單執(zhí)行過(guò)程中的各項(xiàng)費(fèi)用支出，確保費(fèi)用合理、合規(guī)。協(xié)助其他部門進(jìn)行成本控制和財(cái)務(wù)管理，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和分析報(bào)告。四、跟單信息溝通與共享1.溝通方式內(nèi)部溝通：公司內(nèi)部各部門之間應(yīng)建立有效的溝通機(jī)制，采用多種方式進(jìn)行信息傳遞，如電話、郵件、即時(shí)通訊工具、會(huì)議等。重要信息應(yīng)及時(shí)以書面形式進(jìn)行確認(rèn)和記錄。與客戶溝通：跟單人員應(yīng)保持與客戶的密切溝通，及時(shí)了解客戶需求和反饋。與客戶溝通時(shí)，應(yīng)使用禮貌、專業(yè)的語(yǔ)言，確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)。溝通方式包括電話、郵件、拜訪等。與供應(yīng)商溝通：采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商建立良好的溝通渠道，及時(shí)了解采購(gòu)物資的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量情況等。溝通方式包括電話、郵件、傳真等。2.信息共享平臺(tái)建立公司訂單管理系統(tǒng)，作為跟單信息共享的主要平臺(tái)。各部門跟單人員應(yīng)及時(shí)將訂單執(zhí)行過(guò)程中的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，確保信息的實(shí)時(shí)更新和共享。訂單管理系統(tǒng)應(yīng)具備訂單查詢、進(jìn)度跟蹤、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便各部門人員隨時(shí)了解訂單情況，進(jìn)行工作協(xié)同。3.信息傳遞要求跟單人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞訂單相關(guān)信息，不得隱瞞或延誤重要信息。傳遞信息時(shí)，應(yīng)確保信息內(nèi)容完整、清晰，避免產(chǎn)生歧義。對(duì)于緊急訂單或重要事項(xiàng)，應(yīng)采用優(yōu)先溝通方式進(jìn)行傳遞，并及時(shí)跟進(jìn)處理結(jié)果。五、跟單過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)控制1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：市場(chǎng)需求變化、價(jià)格波動(dòng)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等因素可能影響訂單的執(zhí)行和公司的收益。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商供貨能力不足、質(zhì)量不穩(wěn)定、交貨延遲等可能導(dǎo)致生產(chǎn)中斷或產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題。生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)：生產(chǎn)設(shè)備故障、人員短缺、原材料供應(yīng)不足等可能影響生產(chǎn)進(jìn)度和產(chǎn)品質(zhì)量。物流風(fēng)險(xiǎn)：運(yùn)輸延誤、貨物損壞、海關(guān)清關(guān)問(wèn)題等可能導(dǎo)致交貨延遲或客戶投訴。客戶風(fēng)險(xiǎn)：客戶信用狀況不佳、需求變更、付款延遲等可能給公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：訂單執(zhí)行過(guò)程中可能涉及到相關(guān)法律法規(guī)的遵守問(wèn)題，如合同糾紛、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估各部門應(yīng)定期對(duì)跟單過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，優(yōu)先處理高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，調(diào)整銷售策略和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)；與客戶簽訂合理的價(jià)格調(diào)整條款，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：選擇多家合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商評(píng)估和管理機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核；與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任。生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立完善的生產(chǎn)設(shè)備維護(hù)和管理制度，定期進(jìn)行設(shè)備檢查和保養(yǎng)；加強(qiáng)人力資源管理，合理安排人員培訓(xùn)和調(diào)配；優(yōu)化供應(yīng)鏈管理，確保原材料的穩(wěn)定供應(yīng)。物流風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：選擇信譽(yù)良好、服務(wù)質(zhì)量高的物流公司合作；購(gòu)買足額的貨物運(yùn)輸保險(xiǎn)；加強(qiáng)對(duì)物流運(yùn)輸過(guò)程的跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題?？蛻麸L(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立客戶信用評(píng)估體系，對(duì)客戶的信用狀況進(jìn)行評(píng)估和管理；在簽訂合同前，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定付款方式和期限；加強(qiáng)與客戶的溝通和協(xié)調(diào)，及時(shí)了解客戶需求變化，妥善處理客戶投訴。法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)員工法律法規(guī)培訓(xùn)，提高員工法律意識(shí)；在合同簽訂、訂單執(zhí)行等過(guò)程中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)要求，確保公司行為合法合規(guī)；聘請(qǐng)專業(yè)法律顧問(wèn)，為公司提供法律咨詢和服務(wù)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。六、跟單工作的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立專門的跟單工作監(jiān)督小組，由各部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)跟單工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督小組應(yīng)檢查跟單人員的工作記錄、信息傳遞情況、訂單執(zhí)行進(jìn)度等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。建立客戶反饋機(jī)制，及時(shí)收集客戶對(duì)跟單工作的意見和建議，對(duì)客戶投訴進(jìn)行調(diào)查和處理。2.考核指標(biāo)訂單按時(shí)交付率：考核訂單是否按照合同約定的交貨期按時(shí)交付。產(chǎn)品質(zhì)量合格率：考核生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量是否符合訂單要求?？蛻魸M意度：通過(guò)客戶調(diào)查等方式，考核客戶對(duì)跟單工作的滿意程度。信息傳遞準(zhǔn)確性：考核跟單人員傳遞訂單信息的準(zhǔn)確程度，是否存在信息錯(cuò)誤或遺漏。問(wèn)題解決及時(shí)率：考核跟單人員解決訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題的及時(shí)程度，是否能夠有效避免問(wèn)題擴(kuò)大化。3.考核方式采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式，對(duì)跟單人員的工作進(jìn)行全面評(píng)價(jià)。定期考核每季度進(jìn)行一次，由各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)考核指標(biāo)對(duì)本部門跟單人員進(jìn)行評(píng)分。不定期考核根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行，對(duì)在跟單工作中表現(xiàn)突出或出現(xiàn)重大問(wèn)題的人員進(jìn)行專項(xiàng)考核。4.考核結(jié)果應(yīng)用