PAGE造價審計存檔制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司造價審計工作的規(guī)范化管理，確保造價審計資料的完整性、準確性和可追溯性，提高審計工作質量和效率，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有造價審計項目的存檔管理工作，包括但不限于工程建設項目、修繕項目等涉及造價審計的各類業(yè)務。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內部相關規(guī)定，確保存檔工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證存檔資料真實反映造價審計工作的全過程和結果，資料應齊全、完整，不得遺漏重要信息。3.分類管理原則：按照造價審計項目的類別、階段等進行科學分類，便于資料的整理、查找和使用。4.安全保密原則：確保存檔資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞，同時對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的資料嚴格保密。二、存檔資料的范圍（一）審計準備階段資料1.項目立項文件：包括項目可行性研究報告、立項批復等，明確項目的建設背景、目的和規(guī)模。2.審計委托書：記錄委托審計的相關事項，如審計范圍、審計要求、審計期限等，明確雙方的權利和義務。3.工程相關資料：如工程設計圖紙、施工圖紙、技術規(guī)范、工程量清單、招標及投標文件等，為審計工作提供基礎數(shù)據(jù)。4.審計計劃：詳細規(guī)劃審計工作的步驟、方法、人員安排以及時間進度等，確保審計工作有序開展。（二）審計實施階段資料1.審計工作底稿：記錄審計人員在審計過程中獲取的審計證據(jù)、分析過程和審計結論等，是審計工作的重要記錄。2.審計取證材料：包括與被審計單位溝通的記錄、現(xiàn)場勘查記錄、對相關人員的訪談記錄、文件資料的復印件等，作為支持審計結論的依據(jù)。3.審計計算過程：詳細記錄造價審計中各項費用的計算依據(jù)、方法和過程，確保計算結果準確無誤。4.審計調整記錄：對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行調整的記錄，包括調整事項、調整依據(jù)和調整結果等。（三）審計報告階段資料1.審計報告：全面反映造價審計工作的結果，包括審計概況、審計發(fā)現(xiàn)的問題、審計結論和建議等，是審計工作的最終成果體現(xiàn)。2.被審計單位反饋意見：記錄被審計單位對審計報告的意見和看法，以及審計人員對反饋意見的處理情況。3.審計報告審批文件：包括審計報告的內部審批流程記錄，如各級領導的審批意見、簽字等，確保審計報告的準確性和權威性。（四）其他相關資料1.會議紀要：記錄造價審計過程中涉及的重要會議內容，包括會議討論的問題、決策結果等。2.往來函件：與被審計單位、相關部門或外部機構之間的往來信件、傳真、電子郵件等，涉及審計工作的溝通協(xié)調事項。3.其他補充資料：根據(jù)審計項目的具體情況，可能需要補充的其他相關資料，如特殊事項的說明、專家意見等。三、存檔資料的整理與分類（一）整理要求1.對收集到的存檔資料進行全面清理，剔除無關、重復或無效的資料。2.對資料進行編號，確保每份資料都有唯一的標識，便于查找和管理。3.對資料進行分類整理，同一類別的資料應集中存放，并按照一定的順序排列。（二）分類方法1.按項目分類：以每個造價審計項目為單位，將該項目的所有存檔資料集中在一起，形成一個獨立的項目檔案。2.按階段分類：在每個項目檔案內，按照審計準備階段、審計實施階段、審計報告階段和其他相關資料進行分類存放，便于清晰反映審計工作的全過程。3.按資料類型分類：在每個階段內，再按照資料的具體類型進行細分，如審計工作底稿可分為工程量審計底稿、造價指標分析底稿等；審計取證材料可分為文件資料、訪談記錄、現(xiàn)場勘查記錄等。四、存檔資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質檔案存儲：對于重要的紙質存檔資料，應采用專用的檔案盒或文件夾進行存放，并在檔案盒或文件夾上標明項目名稱、資料類別、存放日期等信息。2.電子檔案存儲：將電子存檔資料存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并按照電子檔案管理的相關規(guī)定進行分類存儲。建立電子檔案目錄索引，便于快速查找和調用。3.備份存儲：對重要的電子檔案應進行定期備份，備份存儲介質可采用光盤、磁帶或外部硬盤等，并分別存儲在不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管環(huán)境1.紙質檔案保管：檔案存放地點應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等，確保紙質檔案的安全。2.電子檔案保管：服務器或存儲設備應具備良好的運行環(huán)境，包括穩(wěn)定的電源供應、適當?shù)臏囟群蜐穸瓤刂频?。定期對存儲設備進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）保管期限1.一般項目檔案：造價審計項目檔案的保管期限為自項目結束之日起[X]年。2.重大項目檔案：對于涉及金額較大、影響范圍較廣或具有重要歷史意義的重大造價審計項目檔案，保管期限可適當延長至[X]年。3.特殊規(guī)定項目檔案：對于法律法規(guī)或行業(yè)標準有特殊保管期限要求的項目檔案，按照相關規(guī)定執(zhí)行。（四）保管責任1.檔案管理人員職責：指定專人負責造價審計存檔資料的保管工作，檔案管理人員應具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉公司的檔案管理制度和流程。2.定期檢查：檔案管理人員應定期對存檔資料進行檢查，包括資料的完整性、存儲環(huán)境的安全性等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并記錄。3.責任追究：對于因保管不善導致存檔資料丟失、損壞或泄露的，將追究相關責任人的責任。五、存檔資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內部查閱：公司內部人員因工作需要查閱造價審計存檔資料的，應填寫《存檔資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容和查閱時間等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門進行查閱。2.查閱限制：查閱人員應在檔案管理人員指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出指定地點。查閱過程中應保持資料的整潔和完整，不得涂改、損壞或抽取資料。3.查閱記錄：檔案管理人員應對查閱情況進行記錄，包括查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內容等，以備查詢。（二）借閱規(guī)定1.內部借閱：公司內部人員因工作需要借閱造價審計存檔資料的，除填寫《存檔資料查閱申請表》并經所在部門負責人審批外，還需經檔案管理部門負責人批準。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱手續(xù)：借閱人員應向檔案管理人員辦理借閱登記手續(xù)，領取借閱資料，并在規(guī)定期限內歸還。歸還時，檔案管理人員應認真檢查資料的完整性和無損情況。3.外部借閱：因特殊情況需要將造價審計存檔資料借給外部單位或個人的，必須經公司主管領導批準，并簽訂保密協(xié)議。外部借閱人員應嚴格按照公司規(guī)定使用資料，不得擅自復制、傳播或用于其他非指定用途。六、存檔資料的銷毀（一）銷毀條件1.存檔資料保管期限已滿，且按照規(guī)定無需繼續(xù)保存的。2.存檔資料因自然災害、意外事故等原因導致?lián)p壞無法修復，且已無使用價值的。3.經公司相關部門審核批準，確認存檔資料已無保留必要的其他情況。（二）銷毀程序1.提出申請：由檔案管理部門根據(jù)存檔資料的保管期限和實際情況，提出銷毀申請，填寫《存檔資料銷毀申請表》，注明擬銷毀資料的名稱、數(shù)量、存放地點、保管期限等信息。2.審核批準：《存檔資料銷毀申請表》經檔案管理部門負責人審核后，報公司主管領導批準。3.銷毀實施：經批準后，由檔案管理部門會同相關部門共同實施銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。4.監(jiān)銷確認：銷毀工作完成后