PAGE公文蓋章規(guī)范制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織公文蓋章行為，確保公文的嚴肅性、合法性和有效性，維護公司/組織的正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內部所有以公司/組織名義發(fā)出的公文，包括但不限于通知、報告、請示、批復、函等各類正式文件。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：公文蓋章必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保蓋章行為合法合規(guī)。2.真實性原則：蓋章的公文內容應真實、準確、完整，與公司/組織的實際情況相符。3.嚴肅性原則：蓋章是公文生效的重要標志，必須嚴肅對待，確保蓋章流程嚴謹規(guī)范。4.專人負責原則：明確專人負責公文蓋章工作，確保蓋章工作的專業(yè)性和準確性。二、蓋章流程（一）公文起草與審核1.公文起草部門應按照公司/組織的公文格式要求，認真撰寫公文內容，確保公文表述清晰、邏輯嚴謹、格式規(guī)范。2.公文起草完成后，需經起草部門負責人審核簽字，確認公文內容無誤、格式符合要求。3.重要公文或涉及重大事項的公文，需提交公司/組織相關領導進行審核，領導審核通過后簽字確認。（二）蓋章申請與登記1.公文審核通過后，起草部門應填寫《公文蓋章申請表》，詳細注明公文名稱、文號、發(fā)文日期、發(fā)文部門、主送單位、抄送單位、公文內容摘要等信息，并經部門負責人簽字確認。2.將填寫完整的《公文蓋章申請表》提交至公司/組織印章管理部門，印章管理部門對申請表進行審核，核對公文內容與申請表信息是否一致，確認無誤后進行登記。（三）蓋章審批1.印章管理部門根據(jù)公文的性質、內容和審批權限，確定蓋章審批流程。2.一般公文由印章管理部門負責人審批；重要公文或涉及重大事項的公文，需經公司/組織分管領導或主要領導審批。3.審批人應認真審核公文內容，對蓋章事宜進行嚴格把關，確保公文符合公司/組織的規(guī)定和要求。審批通過后，在《公文蓋章申請表》上簽字批準。（四）蓋章操作1.印章管理部門根據(jù)審批通過的《公文蓋章申請表》，安排專人負責蓋章操作。2.蓋章人員應在公文規(guī)定的蓋章位置加蓋公司/組織公章或專用章，確保印章清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜或遺漏。3.蓋章完成后，蓋章人員應在《公文蓋章申請表》上記錄蓋章日期，并簽字確認。同時，在公文上注明蓋章日期和蓋章人姓名。（五）蓋章文件存檔1.印章管理部門將蓋章后的公文及《公文蓋章申請表》進行整理歸檔，按照公司/組織檔案管理規(guī)定妥善保存。2.存檔文件應確保完整、準確，便于日后查閱和追溯。三、印章管理（一）印章種類與用途1.公司/組織公章：代表公司/組織的法定權威，用于各類重要公文、合同協(xié)議、對外文件等的簽署。2.專用章：根據(jù)公司/組織業(yè)務需要，設置不同類型的專用章，如財務專用章、合同專用章、發(fā)票專用章等，分別用于特定業(yè)務領域的文件簽署。3.部門章：各部門根據(jù)工作需要，經公司/組織批準后可刻制部門章，用于部門內部文件的流轉和處理，但不得對外使用。（二）印章保管1.公司/組織公章和專用章由印章管理部門指定專人負責保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識。2.印章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，實行雙人保管制度，確保印章安全。3.印章保管人員不得擅自將印章轉借他人使用，不得在未經批準的情況下攜帶印章外出。如因工作需要必須攜帶印章外出，需經公司/組織分管領導或主要領導批準，并辦理相關手續(xù)。（三）印章使用登記1.印章管理部門應建立印章使用登記簿，詳細記錄印章使用情況，包括使用日期、公文名稱、文號、發(fā)文部門、主送單位、抄送單位、蓋章人姓名、審批人姓名等信息。2.每次印章使用后，保管人員應及時在登記簿上進行登記，并由使用人簽字確認。登記簿應定期進行整理歸檔，保存期限按照公司/組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（四）印章更換與廢止1.因公司/組織名稱變更、業(yè)務調整或印章?lián)p壞等原因，需要更換印章時，由印章管理部門提出申請，經公司/組織批準后，按照規(guī)定程序刻制新印章，并及時辦理舊印章的廢止手續(xù)。2.廢止的印章應及時上繳印章管理部門，由印章管理部門統(tǒng)一封存保管，并按照規(guī)定進行銷毀。銷毀印章時，應填寫《印章銷毀申請表》，經公司/組織領導批準后，由專人負責監(jiān)督銷毀過程，并在銷毀記錄上簽字確認。四、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經審批擅自蓋章的公文。2.在空白紙張或不符合規(guī)定的文件上蓋章。3.偽造、變造公文或印章進行蓋章。4.擅自將印章轉借他人使用或允許他人代蓋印章。5.因保管不善導致印章丟失、被盜用或損壞。（二）違規(guī)處理措施1.對于違規(guī)蓋章行為，一經發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等。2.因違規(guī)蓋章行為給公司/組織造成經濟損失或不良影響的，違規(guī)責任人應承擔相應的賠償責任，并負責消除不良影響。3.構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。五、附則（一）解釋權本制度由公司/組織印章管理部門負責解釋。（二）修訂與補充本制