PAGE記錄規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織的記錄管理，確保記錄的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，規(guī)范記錄的生成、收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)、各崗位在業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)記錄，包括但不限于文件、報(bào)告、合同、憑證、表單、電子數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：記錄管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度要求。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：記錄應(yīng)如實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，不得偽造、篡改。3.及時(shí)有效原則：記錄應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生時(shí)及時(shí)生成，并確保其有效性，能夠?yàn)楹罄m(xù)的管理決策、質(zhì)量控制、合規(guī)審查等提供可靠依據(jù)。4.便于管理原則：記錄的格式、內(nèi)容和存儲(chǔ)方式應(yīng)便于分類(lèi)、檢索、查閱和使用，提高管理效率。5.安全保密原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的記錄，應(yīng)采取相應(yīng)的安全保密措施，防止信息泄露。二、記錄的分類(lèi)與編號(hào)（一）記錄分類(lèi)1.行政類(lèi)記錄：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政通知、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)類(lèi)記錄：根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)一步細(xì)分，如銷(xiāo)售業(yè)務(wù)記錄（合同、訂單、客戶拜訪記錄等）、采購(gòu)業(yè)務(wù)記錄（采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、供應(yīng)商評(píng)估記錄等）、生產(chǎn)業(yè)務(wù)記錄（生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等）、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)記錄（會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等）等。3.質(zhì)量類(lèi)記錄：如質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理記錄、內(nèi)部審核記錄、管理評(píng)審記錄等。4.安全類(lèi)記錄：安全管理制度、安全檢查記錄、事故報(bào)告與處理記錄、應(yīng)急演練記錄等。（二）記錄編號(hào)1.為便于記錄的識(shí)別和管理，對(duì)各類(lèi)記錄進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，能夠清晰反映記錄的類(lèi)別、年份、順序等信息。2.編號(hào)格式示例：[類(lèi)別代碼][年份][順序號(hào)]。例如，行政類(lèi)記錄中2023年第10號(hào)文件編號(hào)為“XZ2023010”；銷(xiāo)售業(yè)務(wù)記錄中2023年第5個(gè)訂單編號(hào)為“XS2023005”。3.類(lèi)別代碼根據(jù)記錄分類(lèi)設(shè)定，具體如下：行政類(lèi)記錄：XZ銷(xiāo)售業(yè)務(wù)記錄：XS采購(gòu)業(yè)務(wù)記錄：CG生產(chǎn)業(yè)務(wù)記錄：SC財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)記錄：CW質(zhì)量類(lèi)記錄：ZL安全類(lèi)記錄：AQ三、記錄的生成與填寫(xiě)（一）職責(zé)分工1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本部門(mén)記錄的生成和填寫(xiě)工作，明確記錄填寫(xiě)責(zé)任人，并對(duì)記錄的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。2.記錄填寫(xiě)責(zé)任人應(yīng)按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和要求及時(shí)、準(zhǔn)確地填寫(xiě)記錄，確保記錄信息清晰、完整、可追溯。（二）填寫(xiě)要求1.記錄應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫(xiě)，字跡工整、清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色筆填寫(xiě)。2.記錄中的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫(xiě)齊全，不得有空缺。對(duì)于選擇項(xiàng)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況勾選相應(yīng)選項(xiàng)；對(duì)于需要填寫(xiě)文字描述的內(nèi)容，應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、準(zhǔn)確無(wú)誤地表達(dá)。3.記錄如有修改，應(yīng)采用劃改方式，并由修改人在劃改處簽名或蓋章，注明修改日期。嚴(yán)禁刮擦、涂抹、粘貼等方式修改記錄。四、記錄的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)定期收集本部門(mén)產(chǎn)生的記錄，并確保記錄的完整性。收集時(shí)間間隔根據(jù)記錄類(lèi)型和業(yè)務(wù)活動(dòng)頻率確定，原則上每月至少收集一次。2.對(duì)于跨部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的記錄，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門(mén)。相關(guān)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將涉及本部門(mén)的記錄反饋給主辦部門(mén)。（二）整理方法1.收集后的記錄應(yīng)按照分類(lèi)進(jìn)行整理，去除重復(fù)、無(wú)效的記錄。2.對(duì)紙質(zhì)記錄，應(yīng)進(jìn)行排序、裝訂，確保頁(yè)面整齊、牢固。對(duì)于厚度較大的記錄，可采用活頁(yè)夾或檔案盒進(jìn)行裝訂，并在封面注明記錄類(lèi)別、年份、起止日期等信息。3.對(duì)電子記錄，應(yīng)按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，文件命名應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一，便于識(shí)別和檢索。電子記錄應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、記錄的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜或文件架中，按照類(lèi)別、年份、順序號(hào)依次排列，便于查找和取用。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止記錄受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.電子記錄應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器、硬盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)目錄和索引。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）保管期限1.記錄的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部規(guī)定確定。不同類(lèi)型記錄的保管期限如下：涉及重要合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等具有長(zhǎng)久法律效力的記錄，保管期限為永久。與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)密切相關(guān)的記錄，如生產(chǎn)計(jì)劃、銷(xiāo)售訂單、采購(gòu)合同等，保管期限為[X]年。行政類(lèi)記錄、質(zhì)量類(lèi)記錄、安全類(lèi)記錄等，保管期限為[X]年。2.保管期限屆滿后，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）安全保密措施1.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的記錄，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、權(quán)限管理等安全保密措施，防止信息泄露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)制、傳播敏感記錄。3.在記錄存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備，確保記錄的安全。六、記錄的檢索與利用（一）檢索方式1.建立記錄檢索目錄或索引，包括記錄編號(hào)、名稱(chēng)、類(lèi)別、年份、保管期限等信息，便于快速查找所需記錄。2.對(duì)于紙質(zhì)記錄，可通過(guò)檔案柜標(biāo)簽、索引卡片等方式進(jìn)行檢索；對(duì)于電子記錄，可利用計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)進(jìn)行查詢。（二）利用規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱記錄的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱人姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱記錄名稱(chēng)等信息。3.如需復(fù)印、復(fù)制記錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。4.外部單位因工作需要查閱公司/組織記錄時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供有效證明文件。查閱過(guò)程中應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，確保記錄的安全和保密。七、記錄的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件記錄保管期限屆滿或因其他原因不再需要保存時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.各部門(mén)應(yīng)定期清理本部門(mén)保管的記錄，提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀記錄的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)銷(xiāo)毀的記錄進(jìn)行核對(duì)、匯總，并組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合銷(xiāo)毀條件。3.經(jīng)鑒定同意銷(xiāo)毀的記錄，由檔案管理部門(mén)編制《記錄銷(xiāo)毀清單》，注明記錄名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀日期等信息?！队涗涗N(xiāo)毀清單》一式兩份，一份留存檔案管理部門(mén)，一份交財(cái)務(wù)部門(mén)作為記賬憑證。4.記錄銷(xiāo)毀可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《記錄銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)。5.銷(xiāo)毀后的記錄應(yīng)妥善保存銷(xiāo)毀記錄，以備查詢和審計(jì)。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括《記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《記錄銷(xiāo)毀清單》、銷(xiāo)毀過(guò)程照片或視頻等資料。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)定期對(duì)記錄管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的生成、收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查可采用內(nèi)部審計(jì)、專(zhuān)項(xiàng)檢查、日常巡查等方式進(jìn)行。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.將記錄管理工作納入部門(mén)和個(gè)人績(jī)效考核體系，對(duì)記錄管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；