PAGE辦公會保密制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司辦公會的保密管理，確保會議涉及的各類信息安全，防止信息泄露給公司造成不良影響或損失，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司召開的各類辦公會，包括但不限于定期例會、專題會議、臨時會議等，以及參與會議的所有人員，包括公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負責人、參會工作人員及記錄人員等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)保密標準，確保保密工作合法、合規(guī)。2.最小化原則：根據(jù)辦公會的實際需求，確定并采取必要且最小化的保密措施，防止信息的過度擴散。3.全程管控原則：對辦公會從籌備、召開到結(jié)束后的全過程進行保密管理，確保各個環(huán)節(jié)信息安全。4.誰使用誰負責原則：參與辦公會的人員對會議涉及的保密信息負有直接責任，必須妥善保管和使用，不得擅自泄露。二、保密內(nèi)容（一）會議文件資料1.會議議程、通知、報告、決議、紀要等各類紙質(zhì)和電子文件資料。2.會議討論的未公開業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)、市場策略、技術(shù)方案、客戶信息等內(nèi)部信息。3.會議過程中形成的臨時性記錄、筆記、圖表等。（二）會議講話內(nèi)容1.公司領(lǐng)導(dǎo)及參會人員在會議上的發(fā)言、討論觀點、決策思路等。2.涉及公司敏感事項、商業(yè)秘密及不宜公開的內(nèi)部事務(wù)的講話內(nèi)容。（三）會議相關(guān)信息1.會議召開的時間、地點、參會人員范圍等信息，未經(jīng)批準不得隨意公開。2.會議的籌備情況、準備的相關(guān)背景資料、內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)情況等。三、保密措施（一）會議籌備階段1.場地選擇與布置選擇具備保密條件的會議場地，如公司內(nèi)部專門的會議室或符合保密要求的外部場地。對會議場地進行必要的安全檢查，確保無竊聽、偷拍等安全隱患。在會議場地布置過程中，避免無關(guān)人員進入，對涉及會議核心內(nèi)容的設(shè)備、資料等進行妥善保管。2.文件資料準備嚴格控制會議文件資料的印發(fā)范圍，根據(jù)參會人員的職責和需求確定發(fā)放數(shù)量。對會議文件資料進行編號登記，注明文件名稱、密級、發(fā)放范圍、發(fā)放時間等信息。涉密文件資料應(yīng)采用加密存儲設(shè)備或?qū)ｉT的保密文件夾進行存放，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。3.參會人員通知通過公司內(nèi)部正式渠道（如郵件、辦公系統(tǒng)通知等）通知參會人員會議相關(guān)信息，避免通過外部公共通訊工具（如微信、QQ群等）傳播敏感信息。在通知中明確會議的保密要求和注意事項，提醒參會人員妥善保管會議資料。（二）會議召開階段1.人員管理在會議入口處設(shè)置簽到登記環(huán)節(jié)，核實參會人員身份，禁止無關(guān)人員進入會議場地。要求參會人員將手機等電子設(shè)備調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，如有特殊情況需要使用電子設(shè)備，應(yīng)經(jīng)會議主持人同意，并采取必要的保密措施，防止信息泄露。安排專人負責會議期間的秩序維護，對會議場地進行巡查，防止出現(xiàn)意外情況導(dǎo)致信息泄露。2.文件資料管理會議文件資料應(yīng)放置在專門的文件袋或文件夾中，由專人負責發(fā)放和回收，確保文件資料不丟失、不遺漏。會議期間如需查閱文件資料，應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)進行，不得私自復(fù)印、拍照、傳播會議文件資料。會議結(jié)束后，及時收回所有會議文件資料，對未使用完的文件資料進行妥善保管，不得隨意丟棄。3.會議記錄與錄音錄像管理會議記錄人員應(yīng)嚴格按照會議實際情況進行記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準確、完整、清晰。如需對會議進行錄音錄像，應(yīng)提前經(jīng)會議主持人批準，并明確錄音錄像的使用范圍和保管要求。錄音錄像資料應(yīng)指定專人負責保管，設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，嚴禁私自傳播或泄露。（三）會議結(jié)束后階段1.文件資料歸檔對會議文件資料進行分類整理，按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。涉密文件資料應(yīng)按照保密期限進行妥善保管，到期后按照規(guī)定進行銷毀或解密處理。2.會議記錄整理會議記錄人員應(yīng)及時對會議記錄進行整理，形成正式的會議紀要。會議紀要應(yīng)嚴格按照保密要求進行管理，根據(jù)會議內(nèi)容確定發(fā)放范圍和密級。3.信息清理與設(shè)備檢查對會議場地內(nèi)使用的電子設(shè)備進行信息清理，確保設(shè)備中不殘留會議相關(guān)的敏感信息。檢查會議場地內(nèi)的設(shè)施設(shè)備是否正常，如有損壞或異常情況及時報告并處理，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致信息泄露。四、人員職責（一）會議主持人職責1.負責會議的組織和主持，確保會議按照預(yù)定議程進行。2.明確會議的保密要求，提醒參會人員遵守保密制度。3.對會議討論的敏感信息進行把控，防止無關(guān)人員獲取或泄露。4.對會議期間出現(xiàn)的保密問題及時進行處理和協(xié)調(diào)。（二）參會人員職責1.嚴格遵守會議保密制度，妥善保管會議文件資料，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播會議內(nèi)容。2.在會議期間，將手機等電子設(shè)備調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，未經(jīng)許可不得使用電子設(shè)備記錄會議內(nèi)容。3.對會議討論的內(nèi)容嚴格保密，不得在會議外隨意談?wù)摶蛐孤督o無關(guān)人員。4.如發(fā)現(xiàn)會議存在保密隱患或信息泄露情況，應(yīng)及時向會議主持人或公司保密管理部門報告。（三）會議記錄人員職責1.認真、準確、完整地記錄會議內(nèi)容，確保會議記錄真實反映會議情況。2.對會議記錄進行妥善保管，按照保密要求進行管理，不得私自傳播或泄露會議記錄內(nèi)容。3.根據(jù)會議主持人的要求，及時整理會議紀要，并按照規(guī)定進行發(fā)放和存檔。（四）保密管理人員職責1.負責制定和完善辦公會保密制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.對會議籌備、召開和結(jié)束后的各個環(huán)節(jié)進行保密指導(dǎo)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.對涉及保密的會議文件資料、記錄等進行定期審查和清理，確保信息安全。4.對違反保密制度的行為進行調(diào)查和處理，根據(jù)情節(jié)輕重提出相應(yīng)的處罰建議。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司保密管理部門定期對辦公會保密制度的執(zhí)行情況進行檢查，通過查閱文件資料、詢問參會人員、檢查會議場地等方式，確保保密措施落實到位。2.各部門負責人對本部門參會人員在辦公會期間的保密行為進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提醒和糾正。（二）定期檢查1.制定辦公會保密制度執(zhí)行情況的定期檢查計劃，每季度至少進行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括會議文件資料管理、參會人員保密行為、會議記錄與錄音錄像管理等方面。3.對檢查結(jié)果進行詳細記錄，形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。（三）專項檢查1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和保密工作需要，適時開展辦公會保密制度的專項檢查。2.專項檢查可針對特定會議、特定事項或特定時期的保密工作進行深入檢查。3.專項檢查結(jié)束后，及時形成專項檢查報告，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善保密制度和措施。六、培訓(xùn)與教育（一）新員工入職培訓(xùn)1.將辦公會保密制度納入新員工入職培訓(xùn)的重要內(nèi)容，使新員工了解保密工作的重要性以及辦公會保密的相關(guān)要求。2.通過案例分析、視頻演示等方式，向新員工直觀展示違反辦公會保密制度可能帶來的后果。（二）定期保密培訓(xùn)1.定期組織全體員工參加保密培訓(xùn)，其中辦公會保密制度是培訓(xùn)的重點內(nèi)容之一。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、辦公會保密措施、保密意識培養(yǎng)等方面，不斷強化員工的保密意識和技能。（三）針對性培訓(xùn)1.根據(jù)不同崗位的工作特點和需求，開展針對性的辦公會保密培訓(xùn)。2.例如，對涉及會議組織、文件管理等崗位的員工進行重點培訓(xùn)，提高其保密工作的專業(yè)水平。七、獎懲措施（一）獎勵1.對在辦公會保密工作中表現(xiàn)突出的個人或部門，給予表彰和獎勵。2.表彰形式包括頒發(fā)榮譽證書、公開表揚、物質(zhì)獎勵等，以激勵全體員工積極做好保密工作。（二）處罰1.對違反辦公會保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰措施包括警告、通報批評、罰款、降職、解除勞動合同等。3.如因違反保密制