PAGE記錄規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為了加強公司記錄管理，確保記錄的真實性、完整性、準確性和可追溯性，規(guī)范記錄的生成、收集、整理、存儲、檢索、保管和處置等活動，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位在業(yè)務活動中形成的各類記錄，包括但不限于文件、報告、報表、合同、協(xié)議、會議紀要、工作記錄、檢驗檢測報告、客戶反饋記錄等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：記錄管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.真實準確原則：記錄應如實反映業(yè)務活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整，不得偽造、篡改。3.及時有效原則：記錄應在業(yè)務活動發(fā)生時及時生成，并確保其有效性，能夠為公司的決策、管理、質(zhì)量控制等提供有力支持。4.安全保密原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的記錄，應采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。5.便于檢索和利用原則：記錄的格式、標識、分類等應便于識別、檢索和查詢，以滿足公司內(nèi)部各部門及外部相關方的使用需求。二、記錄的分類與編號（一）分類1.行政類記錄：包括公司文件、通知、報告、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、行政事務處理記錄等。2.業(yè)務類記錄：涵蓋市場調(diào)研記錄、銷售合同、采購訂單、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗報告、客戶服務記錄等。3.財務類記錄：如財務報表、賬目明細、發(fā)票、付款記錄、預算執(zhí)行情況記錄等。4.人力資源類記錄：員工檔案、考勤記錄、培訓記錄、績效考核記錄、薪酬發(fā)放記錄等。5.其他類記錄：如法律法規(guī)遵循記錄、資質(zhì)證書及相關文件記錄、外部審計記錄等。（二）編號1.記錄編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則，確保每一份記錄都有唯一的標識。2.編號格式為[公司簡稱][記錄類別代碼][年份][流水號]。例如：[ABC][XZ][2023][001]，其中“ABC”為公司簡稱，“XZ”為行政類記錄類別代碼，“2023”為年份，“001”為流水號。3.記錄類別代碼由公司統(tǒng)一制定并發(fā)布，各部門應嚴格按照規(guī)定使用。具體代碼如下：行政類記錄：XZ業(yè)務類記錄：YW財務類記錄：CW人力資源類記錄：RL其他類記錄：QT三、記錄的生成與收集（一）職責分工1.業(yè)務部門：負責本部門業(yè)務活動相關記錄的生成，并確保記錄的及時、準確和完整。業(yè)務人員應按照規(guī)定的格式和要求填寫記錄，對記錄的真實性負責。2.記錄管理部門：負責制定記錄管理的流程和規(guī)范，對各部門記錄生成與收集工作進行指導和監(jiān)督，定期檢查記錄的質(zhì)量和完整性。3.其他相關部門：協(xié)助業(yè)務部門完成記錄的生成與收集工作，如提供必要的信息、數(shù)據(jù)支持等。（二）生成要求1.記錄應使用黑色或藍色中性筆書寫，字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色墨水填寫。電子記錄應采用規(guī)范的電子文檔格式，確保內(nèi)容可編輯、可保存、可追溯。2.記錄內(nèi)容應涵蓋業(yè)務活動的關鍵信息，包括活動的時間、地點、參與人員、過程描述、結(jié)果等。對于涉及數(shù)據(jù)的記錄，應確保數(shù)據(jù)的準確性和來源可靠性。3.記錄應按照預先設計的格式進行填寫，不得隨意更改格式或添加不必要的內(nèi)容。如因特殊情況需要修改記錄，應采用規(guī)范的修改方式，如劃改，并在修改處簽字確認，注明修改日期。（三）收集要求1.業(yè)務部門應在業(yè)務活動完成后及時將記錄收集整理，確保記錄不丟失、不遺漏。對于需要多部門協(xié)同完成的業(yè)務活動，牽頭部門應負責協(xié)調(diào)各相關部門及時提交記錄。2.記錄收集過程中，應進行初步的審核，檢查記錄的完整性、準確性和規(guī)范性。對于不符合要求的記錄，應及時返回相關責任人進行補充或修正。3.收集后的記錄應按照類別進行分類存放，便于后續(xù)的整理和存儲。四、記錄整理與存儲（一）整理1.記錄管理部門應定期對收集到的記錄進行整理，按照分類和編號規(guī)則進行排序，剔除重復、無效或不完整的記錄。2.對紙質(zhì)記錄，應去除不必要的附件，如訂書釘、回形針等，確保記錄的整潔和便于裝訂。對于電子記錄，應進行格式統(tǒng)一、命名規(guī)范等處理，確保電子文檔的可讀性和可管理性。3.整理后的記錄應編制目錄清單，注明記錄的編號、名稱、日期、來源等信息，以便于檢索和查詢。（二）存儲1.紙質(zhì)記錄存儲：應設立專門的檔案室或文件柜，用于存放紙質(zhì)記錄。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保記錄的安全保存。紙質(zhì)記錄應按照類別和年份進行分類存放，同一類別的記錄應按照編號順序排列。對于重要的紙質(zhì)記錄，應進行備份存儲，以防原件損壞或丟失。檔案室應建立紙質(zhì)記錄借閱登記制度，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息，確保記錄的借閱和歸還情況可追溯。2.電子記錄存儲：應建立電子記錄存儲系統(tǒng)，采用服務器存儲或云存儲等方式，確保電子記錄的安全、可靠存儲。存儲系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)備份、恢復、加密等功能，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。電子記錄應按照分類和編號進行文件夾或數(shù)據(jù)庫管理，文件夾或數(shù)據(jù)庫命名應規(guī)范、清晰，便于識別和查找。同時，應建立電子記錄索引表，記錄電子記錄的存儲路徑、文件名、日期等信息，方便快速檢索。對電子記錄應定期進行備份，備份介質(zhì)應異地存放，以防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份周期可根據(jù)記錄的重要性和變動頻率確定，一般為每月或每季度備份一次。五、記錄的檢索與利用（一）檢索1.公司應建立記錄檢索系統(tǒng)，方便內(nèi)部各部門及相關人員快速查找所需記錄。檢索系統(tǒng)應具備多種檢索方式，如按編號檢索、按關鍵詞檢索、按日期檢索等。2.對于紙質(zhì)記錄，可通過檔案室的目錄清單進行手工檢索，也可利用電子檢索工具進行輔助檢索。對于電子記錄，可以通過電子記錄存儲系統(tǒng)的搜索功能進行快速檢索。3.記錄管理部門應定期更新記錄檢索系統(tǒng)，確保檢索信息的準確性和及時性。同時，應根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和記錄管理的需要，不斷優(yōu)化檢索系統(tǒng)的功能和性能。（二）利用1.各部門及相關人員因工作需要可申請查閱和使用記錄。查閱記錄時，應填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱記錄的編號、名稱、查閱目的等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到記錄管理部門進行查閱。2.記錄管理部門應按照審批后的查閱申請，提供相應的記錄，并做好查閱登記工作。查閱人員應在指定地點查閱記錄，不得擅自將記錄帶出或復印、拍照、傳播記錄內(nèi)容，如需復制記錄，應另行申請并經(jīng)相關部門負責人批準。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的記錄，查閱和使用應嚴格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，限制知悉范圍，防止信息泄露。六、記錄的保管期限與處置（一）保管期限1.記錄的保管期限應根據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部管理的需要確定。不同類型的記錄保管期限如下：行政類記錄：一般保管期限為[X]年，涉及重要事項的記錄保管期限為[X]年。業(yè)務類記錄：與產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務等相關的記錄保管期限為[產(chǎn)品質(zhì)量保證期限+X]年；其他業(yè)務類記錄保管期限為[X]年。財務類記錄：按照國家財務法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，一般會計憑證保管期限為[X]年，會計賬簿保管期限為[X]年，財務報表保管期限為[X]年。人力資源類記錄：員工檔案等永久性保存；考勤記錄、培訓記錄等保管期限為[X]年；績效考核記錄、薪酬發(fā)放記錄等保管期限為[X]年。其他類記錄：法律法規(guī)遵循記錄、資質(zhì)證書及相關文件記錄等按照法律法規(guī)要求確定保管期限；外部審計記錄等保管期限為[X]年。2.對于保管期限有特殊要求的記錄，應按照相關規(guī)定執(zhí)行。如國家對某些行業(yè)的記錄保管期限有明確規(guī)定的，應從其規(guī)定。（二）處置1.記錄保管期限屆滿后，記錄管理部門應會同相關部門對記錄進行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。對于確公司不再保存價值的記錄，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.紙質(zhì)記錄銷毀：紙質(zhì)記錄銷毀前，應編制《記錄銷毀清單》，注明記錄的編號、名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)部門負責人審核、公司分管領導批準后，由專人負責實施銷毀。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保記錄被徹底銷毀。銷毀完成后，銷毀人員和監(jiān)督人員應在《記錄銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔。3.電子記錄銷毀：電子記錄銷毀應采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除工具，確保數(shù)據(jù)無法恢復。刪除操作完成后，應進行數(shù)據(jù)擦除驗證，驗證結(jié)果應記錄在案。電子記錄銷毀同樣需編制《記錄銷毀清單》，經(jīng)審批后實施，并對銷毀過程進行監(jiān)督和記錄。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.記錄管理部門應定期對各部門記錄管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的生成、收集、整理、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式。定期檢查每年至少進行[X]次，不定期抽查根據(jù)實際情況適時開展。檢查結(jié)果應形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將記錄管理工作納入公司績效考核體系，對各部門記錄管理工作進行考核評價?？己酥笜税ㄓ涗浀耐暾?、準確性、及時性、規(guī)范性以及記錄管理工作的執(zhí)行情況等。2.根據(jù)考核結(jié)果，