PAGE鑰匙使用保管制度規(guī)范一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司/組織各類鑰匙的使用與保管，確保鑰匙的安全、有效管理，保障公司/組織財(cái)產(chǎn)安全及日常運(yùn)營的順利進(jìn)行。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及鑰匙管理的部門、崗位及人員，包括但不限于辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、倉庫、機(jī)房、車輛等場所的鑰匙。3.職責(zé)分工行政部門負(fù)責(zé)制定和完善鑰匙使用保管制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。統(tǒng)一管理公司/組織內(nèi)各類鑰匙的臺賬，記錄鑰匙的領(lǐng)取、歸還、借用等情況。定期對鑰匙管理情況進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保鑰匙的安全與完整。使用部門負(fù)責(zé)本部門所使用鑰匙的日常保管和正確使用，指定專人負(fù)責(zé)鑰匙的管理工作。配合行政部門做好鑰匙的盤點(diǎn)和檢查工作，及時反饋鑰匙使用過程中出現(xiàn)的問題。鑰匙保管人嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定，負(fù)責(zé)所保管鑰匙的日常使用、保管和維護(hù)，確保鑰匙的正常功能。不得擅自將鑰匙轉(zhuǎn)借他人或帶出公司/組織，如有特殊情況需要借用，須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失、損壞或被盜等情況，應(yīng)立即向本部門負(fù)責(zé)人報告，并協(xié)助采取相應(yīng)的措施。二、鑰匙的分類與標(biāo)識1.鑰匙分類辦公區(qū)域鑰匙：包括辦公室、會議室、檔案室、資料室等場所的門鎖鑰匙。生產(chǎn)車間鑰匙：涵蓋車間大門、設(shè)備操作間、工具房等的鑰匙。倉庫鑰匙：涉及原材料倉庫、成品倉庫、備品備件倉庫等的鑰匙。機(jī)房鑰匙：如服務(wù)器機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)機(jī)房、電力機(jī)房等的門禁鑰匙。車輛鑰匙：公司/組織所有車輛的點(diǎn)火鑰匙、車門鑰匙等。其他鑰匙：如消防通道門、安全出口門、特殊設(shè)備或場所的專用鑰匙等。2.鑰匙標(biāo)識為便于識別和管理，每把鑰匙應(yīng)粘貼或懸掛唯一的標(biāo)識牌，標(biāo)明鑰匙所對應(yīng)的門、設(shè)備或車輛的名稱、編號等信息。標(biāo)識牌應(yīng)清晰、牢固，不易脫落或損壞。標(biāo)識內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保在使用和保管過程中能夠快速、準(zhǔn)確地找到所需鑰匙。三、鑰匙的領(lǐng)取與發(fā)放1.新鑰匙領(lǐng)取因工作需要新增鑰匙時，使用部門應(yīng)填寫《鑰匙領(lǐng)取申請表》，詳細(xì)注明鑰匙的用途、所屬部門、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。將《鑰匙領(lǐng)取申請表》提交至行政部門，行政部門根據(jù)申請表內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后安排制作或采購新鑰匙。新鑰匙制作或采購?fù)瓿珊?，行政部門通知使用部門領(lǐng)取。使用部門應(yīng)指定專人憑有效證件到行政部門領(lǐng)取鑰匙，并在《鑰匙領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。2.鑰匙發(fā)放員工因工作調(diào)動、崗位變動等原因需要使用新的鑰匙時，由所在部門負(fù)責(zé)人向行政部門提出申請，行政部門審核后發(fā)放相應(yīng)鑰匙。對于離職員工，所在部門應(yīng)在員工離職手續(xù)辦理完畢后，及時收回其保管的所有鑰匙，并交至行政部門統(tǒng)一保管。行政部門在收到離職員工鑰匙后，應(yīng)在《鑰匙交接登記表》上記錄交接情況。四、鑰匙使用規(guī)定1.專人專用每把鑰匙應(yīng)由指定的保管人負(fù)責(zé)使用和保管，不得擅自將鑰匙交予他人使用。保管人應(yīng)妥善保管鑰匙，確保鑰匙隨時可正常使用。2.正確使用保管人應(yīng)按照鑰匙的使用說明和操作規(guī)程正確使用鑰匙，避免因不當(dāng)操作導(dǎo)致鑰匙損壞或影響門鎖等設(shè)備的正常使用。在開啟或關(guān)閉門、設(shè)備等時，應(yīng)確保鑰匙插入到位，轉(zhuǎn)動平穩(wěn)，不得強(qiáng)行扭動或使用暴力，以免損壞鑰匙或門鎖。3.禁止外借未經(jīng)批準(zhǔn)，鑰匙保管人不得將鑰匙轉(zhuǎn)借他人。如有特殊情況需要借用鑰匙，必須填寫《鑰匙借用申請表》，注明借用原因、借用時間、預(yù)計(jì)歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和行政部門批準(zhǔn)后方可借用。借用期間由借用人負(fù)責(zé)鑰匙的保管和安全，如因借用導(dǎo)致鑰匙丟失、損壞等情況，借用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.鑰匙歸還借用鑰匙的人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還鑰匙。歸還時，保管人應(yīng)對鑰匙進(jìn)行檢查，確認(rèn)鑰匙完好無損后，在《鑰匙借用登記表》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)鑰匙有損壞或丟失情況，借用人應(yīng)及時報告，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。五、鑰匙保管要求1.固定存放鑰匙保管人應(yīng)將所保管的鑰匙存放在固定的位置，如鑰匙箱、鑰匙柜等，并確保存放位置安全可靠且易于識別。鑰匙箱、鑰匙柜應(yīng)加鎖，鑰匙保管人負(fù)責(zé)保管鑰匙箱、鑰匙柜的鑰匙。2.防止遺失保管人在使用鑰匙后，應(yīng)及時將鑰匙放回指定存放位置，不得隨意放置。嚴(yán)禁將鑰匙帶出公司/組織辦公區(qū)域或生產(chǎn)場所（因工作需要攜帶車輛鑰匙外出的除外），如確需攜帶，應(yīng)采取必要的安全措施，防止鑰匙遺失或被盜。3.定期檢查鑰匙保管人應(yīng)定期對所保管鑰匙進(jìn)行檢查，查看鑰匙是否有損壞、變形、生銹等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告行政部門，并根據(jù)情況進(jìn)行維修或更換。行政部門應(yīng)定期組織對公司/組織內(nèi)所有鑰匙進(jìn)行全面檢查和盤點(diǎn)，確保鑰匙的數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。4.環(huán)境要求鑰匙存放的環(huán)境應(yīng)保持干燥、清潔，避免鑰匙受潮、生銹或沾染油污等影響其正常使用。對于長期不用的鑰匙，應(yīng)定期進(jìn)行擦拭和保養(yǎng)，防止其損壞或丟失。六、鑰匙的掛失與補(bǔ)辦1.掛失當(dāng)鑰匙保管人發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失或被盜時，應(yīng)立即向所在部門負(fù)責(zé)人報告，并填寫《鑰匙掛失申請表》，詳細(xì)說明丟失或被盜鑰匙的名稱、數(shù)量、所屬部門、用途等信息。所在部門負(fù)責(zé)人接到報告后，應(yīng)及時通知行政部門，并協(xié)助采取相應(yīng)的防范措施，如檢查相關(guān)區(qū)域是否有異常情況、加強(qiáng)安全防范等。2.補(bǔ)辦行政部門在接到鑰匙掛失申請后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行核實(shí)和處理。如確認(rèn)鑰匙丟失或被盜，應(yīng)及時辦理鑰匙補(bǔ)辦手續(xù)。補(bǔ)辦鑰匙的流程與新鑰匙領(lǐng)取流程相同，使用部門需填寫《鑰匙領(lǐng)取申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后提交至行政部門。行政部門審核通過后安排制作或采購新鑰匙，并通知使用部門領(lǐng)取。對于因鑰匙丟失或被盜給公司/組織造成損失的，公司/組織將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償費(fèi)用。七、鑰匙的報廢與銷毀1.報廢條件鑰匙出現(xiàn)以下情況之一的，可申請報廢：因損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)，且已影響到其正常使用功能。因設(shè)備更新、場所變更等原因，原鑰匙已不再使用且無保留價值。其他符合報廢條件的情況。2.報廢申請鑰匙保管人或使用部門發(fā)現(xiàn)鑰匙符合報廢條件時，應(yīng)填寫《鑰匙報廢申請表》，詳細(xì)說明報廢原因、鑰匙名稱、數(shù)量、所屬部門等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部門。行政部門對報廢申請進(jìn)行審核，核實(shí)情況屬實(shí)后批準(zhǔn)報廢申請。3.報廢處理行政部門負(fù)責(zé)組織對報廢鑰匙進(jìn)行統(tǒng)一處理。對于報廢的鑰匙，應(yīng)進(jìn)行登記造冊，記錄報廢鑰匙的相關(guān)信息。報廢鑰匙可采取銷毀、上交等方式進(jìn)行處理，確保其不再流入公司/組織內(nèi)繼續(xù)使用，避免造成安全隱患。銷毀報廢鑰匙時，應(yīng)選擇安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，確保銷毀過程徹底、無污染。八、監(jiān)督與檢查1.日常監(jiān)督各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門鑰匙使用保管情況的日常監(jiān)督，確保本部門員工嚴(yán)格按照制度規(guī)定使用和保管鑰匙。行政部門負(fù)責(zé)對公司/組織內(nèi)鑰匙使用保管制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.檢查內(nèi)容鑰匙的領(lǐng)取、發(fā)放、歸還等手續(xù)是否齊全，記錄是否完整。鑰匙的使用是否符合規(guī)定，有無擅自轉(zhuǎn)借、外借等情況。鑰匙的保管是否妥善，存放位置是否固定、安全，有無丟失、損壞等情況。鑰匙標(biāo)識是否清晰、準(zhǔn)確，是否與實(shí)際用途相符。3.問題處理對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門或個人限期整改。整改完成后，行政部門應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底