PAGE制度寫作用詞規(guī)范一、總則（一）目的為促進公司/組織各項制度的規(guī)范化、標準化建設，確保制度內容準確傳達、易于理解和執(zhí)行，特制定本制度寫作用詞規(guī)范。本規(guī)范為公司/組織在撰寫各類制度文件相關內容時提供統(tǒng)一的用詞標準，強化文檔語言的嚴謹性和規(guī)范性以及可操作性，提升制度的質量和效力，保障公司/組織各項工作的順利開展。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司/組織內所有制度文件的撰寫，包括但不限于公司章程、管理制度、操作流程、工作指引等各類涉及公司/組織運營管理的規(guī)范性文件。（三）基本原則1.準確性原則：制度用詞應準確反映所規(guī)定事項的實質內容，避免模糊、歧義或容易引起誤解的表述。2.簡潔性原則：在準確表達意思的基礎上，盡量使用簡潔明了的語言，避免冗長、復雜的句子結構和表述方式，以便于員工理解和執(zhí)行。3.一致性原則：對于同類事項的表述，在不同制度文件中應保持一致，避免出現前后矛盾或不一致的情況。4.規(guī)范性原則：遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及通用的語言文字規(guī)范，使用規(guī)范的漢字、標點符號和計量單位等。二、用詞規(guī)范細則（一）術語定義1.在制度文件中首次出現特定術語、縮略語、簡稱等時，應明確給出定義或解釋，以便讀者準確理解。例如：“本制度所稱‘業(yè)務流程優(yōu)化’，是指對公司現有業(yè)務流程進行系統(tǒng)分析、診斷和改進，以提高工作效率、降低成本、提升客戶滿意度的一系列活動?！薄啊甇A系統(tǒng)’即辦公自動化系統(tǒng)，是公司用于實現日常辦公事務電子化、流程化管理的信息平臺?！?.對于一些行業(yè)通用的術語，如無特殊含義，可不作專門解釋，但應確保其使用符合行業(yè)慣例和規(guī)范。（二）詞匯選用1.動詞應選用表意明確、動作性強的動詞。例如：“制定”優(yōu)于“制訂”，“截止”優(yōu)于“截至”?！爸贫ā睆娬{從無到有的創(chuàng)制、擬定，表示起草、設計，強調“結果”。如“制定計劃”?！爸朴啞北硎緞?chuàng)制、擬定，強調“過程”。如“制訂方案”，但在制度文件中，“制定”更為常用和規(guī)范。“截止”表示到某個時間停止，強調“停止”。如“報名截止日期為本月底”?！敖刂痢北硎窘刂沟侥硞€時間，強調“時間”。如“截至目前，已有超過半數員工報名”。2.名詞避免使用生僻、晦澀的名詞，盡量使用通俗易懂的詞匯。例如：“薪資”優(yōu)于“薪酬待遇”，“獎金”優(yōu)于“績效獎勵金”。對于一些專業(yè)性較強的名詞，如必須使用，應確保其在制度文件中的含義清晰明確，并在必要時進行適當解釋。3.形容詞和副詞選用恰當的形容詞和副詞來準確描述事物的性質、程度等。例如：“嚴格”優(yōu)于“嚴厲”，“充分”優(yōu)于“充足”?！皣栏瘛眰戎赜谧袷匾?guī)定或要求，不放松。如“嚴格遵守公司考勤制度”?！皣绤枴眰戎赜趹B(tài)度嚴肅，手段厲害。如“對違規(guī)行為給予嚴厲處罰”?！俺浞帧睆娬{足夠、完全，多用于抽象事物。如“充分準備”“充分發(fā)揮作用”?！俺渥恪睆娬{數量足夠，多用于具體事物。如“充足的物資供應”。4.數量詞統(tǒng)一使用阿拉伯數字表示具體的數量、比例、日期等。例如：“5天”“30%”“2023年10月1日”。對于一些概數，可根據實際情況使用漢字表述，但應盡量準確。例如：“約一百人”“數十項”。5.關聯詞正確使用關聯詞，確保句子之間的邏輯關系清晰。例如：“如果……那么……”“因為……所以……”“不僅……而且……”等。在使用關聯詞時，要注意前后搭配得當，避免出現邏輯混亂的情況。（三）語言表達1.句子結構盡量使用簡單句，避免使用過于復雜的句子結構，以免造成理解困難。例如：復雜句：“在公司業(yè)務快速發(fā)展的過程中以及市場競爭日益激烈的情況下，我們必須采取有效的措施來應對各種挑戰(zhàn)，這些措施包括加強內部管理、提升員工素質、拓展市場渠道等，以便能夠實現公司的可持續(xù)發(fā)展目標。”簡單句：“公司業(yè)務快速發(fā)展，市場競爭日益激烈，我們必須采取有效措施應對挑戰(zhàn)，如加強內部管理、提升員工素質、拓展市場渠道等，以實現公司可持續(xù)發(fā)展目標?！?.語氣風格制度文件應采用正式、嚴肅的語氣風格，避免使用口語化、隨意性的表達。例如：口語化：“咱得按照這個制度來干活兒。”正式表達：“員工應按照本制度開展工作。”3.標點符號正確使用標點符號，確保句子的語義清晰。例如：“公司的經營范圍包括：軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、信息技術咨詢服務等?！保疤柺褂谜_）“員工請假需提前提交申請，經部門主管批準后方可休假?！保ǘ禾?、句號使用恰當）三、特殊情況處理（一）法律法規(guī)及行業(yè)標準引用1.在制度文件中引用法律法規(guī)及行業(yè)標準時，應準確引用其名稱、條款編號和具體內容，并確保引用的準確性和時效性。例如：“根據《中華人民共和國勞動法》第三十六條規(guī)定：‘國家實行勞動者每日工作時間不超過八小時、平均每周工作時間不超過四十四小時的工時制度?！締T工的工作時間安排應符合此規(guī)定。”“本制度中關于產品質量的要求，參照行業(yè)標準ISO9001:2015《質量管理體系要求》執(zhí)行?！?.對于法律法規(guī)及行業(yè)標準的修訂或更新，制度文件應及時進行相應調整，確保制度內容與最新要求保持一致。（二）專業(yè)術語及行業(yè)習慣用法1.對于公司/組織內部特定的專業(yè)術語或行業(yè)習慣用法，如已形成固定的表達且被廣泛認知，可在制度文件中繼續(xù)沿用，但應在首次出現時進行簡要說明。例如：“本制度中所提及的‘項目里程碑’，是指項目在特定階段必須達到的關鍵成果或標志性事件，具體包括項目啟動、需求調研完成、系統(tǒng)設計評審通過、上線試運行等節(jié)點?！?.若專業(yè)術語或行業(yè)習慣用法存在多種表述方式，應選擇其中較為通用、規(guī)范的一種，并在制度文件中保持統(tǒng)一。（三）新業(yè)務、新技術相關詞匯1.隨著公司/組織業(yè)務的發(fā)展和新技術的應用，可能會出現一些新的業(yè)務詞匯和技術術語。在制度文件中涉及這些內容時，應在確保準確理解其含義的基礎上，進行恰當表述，并根據需要進行必要的解釋。例如：“公司近期開展的‘大數據分析項目’，旨在通過收集、整理和分析海量數據，為公司決策提供更精準的支持?！髷祿侵杆婕暗臄祿恳?guī)模巨大到無法通過目前主流軟件工具，在合理時間內達到擷取、管理、處理并整理成為幫助企業(yè)經營決策更積極目的的資訊。”2.對于一些可能引起誤解或存在爭議的新詞匯，應在制度文件中明確其定義和適用范圍，避免因理解不一致而導致執(zhí)行困難。四、審核與修訂（一）審核流程1.制度文件初稿完成后，應由起草部門負責人進行初步審核，重點檢查用詞是否符合本規(guī)范要求，內容是否準確、完整、邏輯清晰等。2.經起草部門負責人審核通過后，制度文件應提交至公司/組織的法務部門進行合規(guī)性審核，確保制度內容符合法律法規(guī)要求。3.法務部門審核通過后，制度文件應提交至公司/組織的管理層進行最終審批。管理層在審批過程中，應對制度文件的整體質量，包括用詞規(guī)范等方面進行全面審查，提出修改意見或批準發(fā)布。（二）修訂機制1.隨著公司/組織業(yè)務的發(fā)展、法律法規(guī)及行業(yè)標準的更新以及實際執(zhí)行過程中發(fā)現的問題，制度文件需要適時進行修訂。2.當制度文件需要修訂時，由相關部門或人員提出修訂建議，并填寫《制度修訂申請表》，詳細說明修訂的原因、內容及預期效果等。3.《制度修訂申請表》經審批通過后，由起草部門負責對制度文件進行修訂。修訂后的制度文件應按照本審核流程進行審核和審批，確保修訂后的制度用詞規(guī)范、內容準確、符合公司/組織實際情況。五、附則（一）解釋權本規(guī)范由公司/組織[具體