PAGE信用卡檔案制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司信用卡管理，規(guī)范信用卡檔案的建立、保管、使用和銷毀等行為，確保信用卡業(yè)務(wù)的安全、合規(guī)、有序開展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及信用卡業(yè)務(wù)的所有部門、崗位及人員。（三）基本原則1.合法性原則：信用卡檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及監(jiān)管要求，確保各項(xiàng)操作合法合規(guī)。2.完整性原則：全面、準(zhǔn)確地記錄信用卡業(yè)務(wù)相關(guān)信息，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：妥善保管信用卡檔案，防止信息泄露，保障客戶及公司的信息安全。4.可追溯性原則：信用卡檔案應(yīng)具備清晰的脈絡(luò)和可追溯性，以便在需要時能夠快速準(zhǔn)確地查詢和調(diào)閱相關(guān)資料。二、信用卡檔案的內(nèi)容（一）客戶申請資料1.身份證明文件：包括申請人的身份證、護(hù)照等有效身份證件的復(fù)印件。2.工作證明文件：如工作證、勞動合同、收入證明等，用于證明申請人的工作單位及收入情況。3.居住證明文件：例如水電費(fèi)賬單、房產(chǎn)證等，以核實(shí)申請人的居住地址。4.申請表：申請人填寫的信用卡申請表，包含個人基本信息、申請卡種、聯(lián)系方式等內(nèi)容。5.其他補(bǔ)充資料：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，申請人可能提供的其他相關(guān)資料，如資產(chǎn)證明、信用報(bào)告等。（二）信用評估資料1.信用評分記錄：由專業(yè)信用評估機(jī)構(gòu)出具的申請人信用評分報(bào)告，反映其信用狀況。2.信用調(diào)查資料：包括對申請人信用歷史、還款記錄、信用額度使用情況等的調(diào)查結(jié)果。3.風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告：針對申請人的風(fēng)險(xiǎn)評估分析，評估其申請信用卡的風(fēng)險(xiǎn)程度。（三）信用卡賬戶資料1.開戶申請表：記錄信用卡賬戶的開戶信息，包括開戶時間、賬戶類型、初始信用額度等。2.賬戶交易記錄：詳細(xì)記錄信用卡的每一筆交易，包括消費(fèi)時間、金額、商戶名稱、交易地點(diǎn)等。3.還款記錄：申請人的還款情況，如還款時間、還款金額、逾期記錄等。4.賬戶變更記錄：記錄信用卡賬戶的任何變更信息，如信用額度調(diào)整、持卡人信息變更等。（四）催收記錄1.逾期通知記錄：對逾期持卡人發(fā)送的催款通知，包括通知時間、方式、內(nèi)容等。2.催收通話記錄：與持卡人的催收通話內(nèi)容記錄，包括通話時間、催收人員、持卡人反饋等。3.催收函件記錄：發(fā)送給持卡人的催收函件副本，記錄函件內(nèi)容、發(fā)送時間等。4.催收結(jié)果記錄：記錄每次催收的結(jié)果，如持卡人還款情況、是否成功催收等。（五）其他相關(guān)資料1.信用卡協(xié)議及章程：與信用卡業(yè)務(wù)相關(guān)的協(xié)議、章程等文件，明確雙方權(quán)利義務(wù)。2.業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料：關(guān)于信用卡業(yè)務(wù)知識、操作流程、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面的培訓(xùn)資料。3.監(jiān)管文件及內(nèi)部規(guī)章制度：與信用卡業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的監(jiān)管政策文件以及公司內(nèi)部制定的規(guī)章制度。4.重大事件記錄：涉及信用卡業(yè)務(wù)的重大事項(xiàng)、突發(fā)事件的相關(guān)記錄，如系統(tǒng)故障、客戶投訴處理等。三、信用卡檔案的建立（一）資料收集1.業(yè)務(wù)部門在受理信用卡申請時，應(yīng)要求申請人提供完整、真實(shí)、有效的申請資料，并對資料的真實(shí)性進(jìn)行初步審核。2.對于申請人提供的復(fù)印件，應(yīng)核對原件，并在復(fù)印件上注明“與原件核對一致”字樣，由核對人員簽字確認(rèn)。3.信用評估部門應(yīng)按照規(guī)定程序收集申請人的信用評估資料，確保資料來源可靠、準(zhǔn)確。（二）檔案整理1.對收集到的信用卡檔案資料進(jìn)行分類整理，按照客戶申請資料、信用評估資料、信用卡賬戶資料、催收記錄及其他相關(guān)資料的類別分別存放。2.每類資料應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排序，便于查閱和管理。3.為每份檔案建立唯一的標(biāo)識編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和檢索。（三）檔案錄入1.將整理好的信用卡檔案資料錄入公司的檔案管理系統(tǒng)中，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.錄入的信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括檔案編號、客戶基本信息、申請資料內(nèi)容、信用評估結(jié)果、賬戶交易記錄、催收情況等。3.對檔案管理系統(tǒng)設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，不同崗位人員根據(jù)工作職責(zé)只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。四、信用卡檔案的保管（一）保管方式1.信用卡檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（二）保管期限1.信用卡申請資料、信用評估資料、信用卡賬戶資料等基礎(chǔ)檔案的保管期限為自信用卡賬戶結(jié)清之日起至少[X]年。2.催收記錄的保管期限為自催收結(jié)束之日起至少[X]年。3.其他相關(guān)資料的保管期限根據(jù)法律法規(guī)及監(jiān)管要求確定，一般為自業(yè)務(wù)發(fā)生之日起至少[X]年。（三）檔案借閱1.內(nèi)部人員因工作需要借閱信用卡檔案時，應(yīng)填寫《信用卡檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱及編號、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批后的申請表提供檔案借閱服務(wù)，并做好借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在復(fù)印件上注明用途。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。（四）檔案歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的信用卡檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案內(nèi)容完整、無損壞。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、缺失或涂改等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并及時采取補(bǔ)救措施。3.檔案歸還后，檔案管理部門應(yīng)在借閱登記冊上注明歸還時間，并將借閱申請表歸檔保存。五、信用卡檔案的使用（一）業(yè)務(wù)操作參考1.信用卡業(yè)務(wù)人員在辦理信用卡申請、審批、賬戶管理、催收等業(yè)務(wù)時，應(yīng)查閱相關(guān)信用卡檔案，依據(jù)檔案資料進(jìn)行操作，確保業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.檔案資料中的客戶基本信息、信用評估結(jié)果、賬戶交易記錄等可作為業(yè)務(wù)決策的重要參考依據(jù)，幫助業(yè)務(wù)人員了解客戶情況，評估風(fēng)險(xiǎn)，制定合理的業(yè)務(wù)方案。（二）數(shù)據(jù)分析與研究1.數(shù)據(jù)分析部門可對信用卡檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，挖掘潛在信息，為公司的業(yè)務(wù)發(fā)展、營銷策略制定、風(fēng)險(xiǎn)管理等提供決策支持。2.通過對信用卡檔案數(shù)據(jù)的分析，可了解客戶消費(fèi)行為、信用狀況變化趨勢、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分布等情況，從而優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高服務(wù)質(zhì)量，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。（三）合規(guī)檢查與審計(jì)1.監(jiān)管部門或公司內(nèi)部審計(jì)部門在進(jìn)行合規(guī)檢查或?qū)徲?jì)工作時，有權(quán)查閱信用卡檔案資料，以核實(shí)業(yè)務(wù)操作是否符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部制度要求。2.信用卡檔案管理部門應(yīng)積極配合相關(guān)檢查和審計(jì)工作，提供真實(shí)、完整的檔案資料，并協(xié)助解釋和說明相關(guān)問題。六、信用卡檔案的銷毀（一）銷毀條件1.信用卡檔案保管期限屆滿，且經(jīng)確認(rèn)該檔案不再具有保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀處理。2.因不可抗力等特殊原因?qū)е滦庞每n案損壞、遺失，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)相關(guān)部門審批后可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管期限屆滿的信用卡檔案進(jìn)行清理，提出銷毀申請，并填寫《信用卡檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限屆滿時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在專人監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案徹底銷毀，防止信息泄露。4.在銷毀過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄銷毀時間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息，并形成銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)與《信用卡檔案銷毀申請表》一同歸檔保存。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保紙質(zhì)檔案無法恢復(fù)和查閱。2.電子檔案應(yīng)通過專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對存儲設(shè)備進(jìn)行格式化處理，防止數(shù)據(jù)被恢復(fù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對信用卡檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查檔案的建立、保管、使用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)范要求，是否存在違規(guī)操作行為。2.審計(jì)檢查結(jié)果應(yīng)形成審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.積極配合監(jiān)管部門對信用卡檔案管理工作的監(jiān)督檢查，及時提供相關(guān)檔案資料，如實(shí)匯報(bào)檔案管理情況。2.根據(jù)監(jiān)管部門提出的意見和要求，及時調(diào)整和完善信用卡檔案管理制度規(guī)范及相關(guān)操作流程，確保公司信用卡業(yè)務(wù)合規(guī)穩(wěn)健發(fā)展。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.在信用卡檔案管理過程中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)行為：未按規(guī)定收集、整理、保管信用卡檔案資料，導(dǎo)致檔案資料不完整、不準(zhǔn)確或丟失的。擅自涂改信用卡檔案資料，偽造、變造檔案信息的。未經(jīng)審批擅自借閱、復(fù)印、泄露信用卡檔案內(nèi)容的。未按規(guī)定期限保管或銷毀信用卡檔案，造成檔案資料超期保存或違規(guī)銷毀的。其他違反本制度規(guī)范及相關(guān)法律法規(guī)的行為。（二）責(zé)任追究措施1.對于違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等