PAGE公章管理規(guī)范及制度一、總則（一）目的為加強公司公章管理，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權益，特制定本規(guī)范及制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及公司事務時使用公章的行為。（三）定義1.公章：公司正式印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。2.用章：指使用公章在文件、合同、協(xié)議、報表等各類材料上加蓋印章的行為。（四）基本原則1.嚴格審批原則：用章必須經過嚴格的審批流程，確保用章事項合法合規(guī)、真實有效。2.專人保管原則：公章由專人負責保管，明確保管職責，確保公章安全。3.登記備案原則：建立用章登記臺賬，對每次用章情況進行詳細記錄，以備查詢和追溯。4.規(guī)范使用原則：公章使用應嚴格按照規(guī)定的用途和程序進行，不得擅自改變用章用途。二、公章的種類及用途（一）公司公章1.用途：代表公司對外行使權力，具有最高法律效力。用于公司各類重要文件、合同、協(xié)議、信函、報表等的簽署；對外報送的各類文件、資料的蓋章；代表公司參與各類社會活動、商務談判等的文件簽署。2.適用范圍：適用于公司所有涉及對外正式交往和重大事項決策的文件簽署。（二）合同專用章1.用途：專門用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等經濟往來文件的蓋章。2.適用范圍：僅限于公司與外部單位簽訂的各類經濟合同、合作協(xié)議等。（三）財務專用章1.用途：用于公司財務核算、資金收付、稅務申報等財務相關文件的蓋章。2.適用范圍：適用于公司財務部門辦理的各類財務業(yè)務，如開具發(fā)票、支票、匯票、辦理銀行結算業(yè)務、編制財務報表等。（四）法人章1.用途：代表公司法定代表人行使權力，用于特定的法律文件、授權委托書等的簽署。2.適用范圍：主要用于公司法定代表人授權他人辦理特定事項時的文件簽署，以及法律規(guī)定必須由法定代表人親自簽署的文件。三、公章的保管（一）保管人員職責1.公司公章由[具體保管部門]指定專人負責保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識，確保公章安全。2.保管人員應妥善保管公章，不得將公章轉借他人或帶出公司辦公區(qū)域。如因特殊情況需要帶出公司，必須經公司領導批準，并采取必要的安全措施。3.保管人員應定期檢查公章的使用情況，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應及時報告公司領導，并采取相應的措施進行處理。4.保管人員應嚴格遵守公章使用規(guī)定，不得擅自使用公章，不得在空白紙張、文件上加蓋公章。（二）保管設施1.公章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。2.保管場所應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入，確保公章保管環(huán)境安全。（三）公章交接1.公章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接公章時，應提前向公司領導報告，并辦理正式的交接手續(xù)。2.交接手續(xù)應包括公章實物、用章登記臺賬、相關文件資料等的交接，并由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認。3.交接完成后，原保管人員應不再負責公章的保管工作，新保管人員應按照本制度的規(guī)定履行保管職責。四、公章的使用（一）用章申請1.公司員工因工作需要使用公章時，應填寫《公章使用申請表》，詳細注明用章事項、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章時間等內容。2.用章申請應經部門負責人審核簽字，確保用章事項真實、合法、合規(guī)。對于涉及重大事項或金額較大的用章申請，還應經公司領導審批。3.用章申請應提前提交給公章保管人員，以便保管人員做好用章準備工作。（二）用章審批1.公章保管人員收到用章申請后，應認真審核申請內容，核實用章事項是否符合規(guī)定的用途和程序，申請手續(xù)是否齊全。2.對于符合用章規(guī)定的申請，公章保管人員應在《公章使用申請表》上簽署意見，并按照審批權限提交公司領導審批。3.公司領導應根據(jù)用章事項的性質和重要程度，進行嚴格審批。對于重大事項或存在疑問的用章申請，應進行深入調查和研究，確保用章決策的正確性。（三）用章登記1.公章保管人員在用章前，應按照用章申請的內容，在《公章使用登記臺賬》上進行詳細登記，記錄用章日期、用章部門、用章人員、用章事項、用章文件名稱、用章份數(shù)等信息。2.用章登記應做到及時、準確、完整，確保每一次用章情況都有詳細記錄，便于日后查詢和追溯。3.用章登記臺賬應妥善保管，保存期限為[具體期限]年，以備審計、檢查等需要。（四）用章操作1.公章保管人員應在用章現(xiàn)場監(jiān)督用章過程，確保用章位置準確、清晰，不得在不符合規(guī)定的文件或紙張上加蓋公章。2.用章完成后，公章保管人員應及時將公章收回，妥善保管，并在《公章使用登記臺賬》上注明用章完畢時間。3.對于重要文件或合同，用章后應復印留存一份，與用章申請及相關審批文件一并存檔，以備查閱。（五）特殊情況用章1.如遇緊急情況需要立即用章，但無法按照正常審批流程辦理時，用章部門應向公司領導口頭報告用章事項，并在事后及時補辦書面申請和審批手續(xù)。2.對于緊急用章事項，公司領導應根據(jù)實際情況進行快速決策，并通知公章保管人員用章。公章保管人員在用章后，應詳細記錄緊急用章的情況，并在事后及時將相關情況報告公司領導。五、公章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機構調整、印章?lián)p壞等原因，需要停用公章時，公司應及時發(fā)布公章停用通知，并收回停用的公章。2.停用的公章應妥善保管，不得隨意丟棄或擅自處理。（二）銷毀1.對于已停用且不再使用的公章，公司應按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.銷毀公章前，應填寫《公章銷毀申請表》，詳細注明銷毀公章的名稱、編號、停用原因等內容，并經公司領導審批。3.公章銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保公章無法恢復使用。銷毀過程應進行記錄，并由銷毀人員、監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀記錄應妥善保存，保存期限為[具體期限]年，以備審計、檢查等需要。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對公章管理情況進行審計檢查，核實公章使用是否符合規(guī)定的程序和用途，用章登記是否真實、準確、完整。2.公司各部門應加強對本部門員工用章行為的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時報告公司領導，并配合公司進行調查處理。（二）外部檢查1.公司應積極配合政府有關部門、監(jiān)管機構等對公章管理情況的檢查，如實提供相關資料和信息。2.對于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應及時整改，并將整改情況報告相關部門。（三）責任追究1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關責任人批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理。2.因公章使用不當給公司造成經濟損失或其他不良影響的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪