PAGE規(guī)范行政工作管理制度一、總則（一）目的為了加強公司行政工作的規(guī)范化管理，提高行政工作效率，確保公司各項工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括各部門、各崗位的行政事務(wù)處理及相關(guān)工作流程。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保公司行政工作合法合規(guī)。2.規(guī)范化原則：建立健全各項行政工作流程和標準，實現(xiàn)行政工作的規(guī)范化、標準化。3.高效性原則：優(yōu)化行政工作流程，提高工作效率，降低運營成本。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司全體員工為宗旨，為公司各項業(yè)務(wù)提供有力支持。二、行政工作組織架構(gòu)及職責（一）行政部門組織架構(gòu)行政部門設(shè)部門經(jīng)理一名，下設(shè)行政專員、后勤專員、檔案管理員等崗位。（二）各崗位職責1.部門經(jīng)理全面負責行政部門的日常管理工作，制定部門工作計劃和目標，并組織實施。協(xié)調(diào)行政部門與其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作的順利開展。負責行政費用的預算編制、控制和審核，合理安排行政資源。對行政工作中的重大事項進行決策，及時向上級領(lǐng)導匯報工作進展情況。2.行政專員負責公司各類文件、通知、報告等的起草、審核、印發(fā)和存檔工作。組織安排公司各類會議、活動，做好會議記錄和活動策劃、執(zhí)行工作。負責公司辦公用品、設(shè)備的采購、管理和發(fā)放工作，確保物資供應(yīng)及時、充足。協(xié)助處理公司對外聯(lián)絡(luò)、接待工作，維護公司良好形象。負責公司員工考勤管理，統(tǒng)計考勤數(shù)據(jù)，處理考勤異常情況。3.后勤專員負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期進行清潔、消毒工作。負責公司辦公設(shè)備、設(shè)施的日常維護和保養(yǎng)工作，及時處理設(shè)備故障。負責公司食堂、宿舍等后勤保障工作的管理，確保員工生活需求得到滿足。負責公司車輛的調(diào)度、管理和維護工作，保障公司公務(wù)用車需求。4.檔案管理員負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的完整性和安全性。建立健全檔案管理制度，制定檔案分類標準和編號規(guī)則，便于檔案查詢和利用。按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀工作，確保檔案管理的規(guī)范性。三、行政工作流程規(guī)范（一）文件管理流程1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司政策要求，語言表達準確、清晰。文件起草完成后，由起草部門負責人審核，確保文件內(nèi)容的準確性和可行性。2.文件審核審核部門收到文件后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核工作。審核內(nèi)容包括文件格式、內(nèi)容、邏輯等方面，確保文件質(zhì)量。對于涉及重要事項或重大決策的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，充分征求意見，確保文件的科學性和合理性。3.文件印發(fā)文件審核通過后，由行政專員按照公司發(fā)文流程進行編號、排版、印發(fā)。文件印發(fā)后，行政專員應(yīng)及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好文件發(fā)放記錄。4.文件存檔文件印發(fā)后，行政專員應(yīng)及時將文件原稿、審核意見、印發(fā)記錄等相關(guān)資料進行整理，按照檔案管理規(guī)定進行存檔。檔案管理員應(yīng)定期對文件進行整理、清查，確保檔案資料的完整性和安全性。（二）會議管理流程1.會議計劃各部門根據(jù)工作需要提前制定會議計劃，明確會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并提交行政部門匯總。行政部門根據(jù)各部門提交的會議計劃，結(jié)合公司整體工作安排，制定公司月度會議計劃，并報公司領(lǐng)導審批。2.會議籌備行政專員根據(jù)會議計劃，負責會議場地的預訂、設(shè)備調(diào)試、資料準備等工作。對于重要會議，行政專員應(yīng)提前通知參會人員，并提醒參會人員做好會議準備工作。3.會議組織會議開始前，行政專員應(yīng)檢查會議場地、設(shè)備等準備情況，確保會議順利進行。會議過程中，行政專員應(yīng)做好會議記錄，記錄會議討論內(nèi)容、決議事項等信息。會議結(jié)束后，行政專員應(yīng)及時整理會議記錄，形成會議紀要，并發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。4.會議跟進相關(guān)部門應(yīng)按照會議決議事項，及時落實工作任務(wù)，并將工作進展情況反饋給行政部門。行政部門應(yīng)定期對會議決議事項的執(zhí)行情況進行跟進、檢查，確保會議決議得到有效落實。（三）辦公用品管理流程1.需求申請各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品需求申請表，注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交行政部門。行政部門根據(jù)各部門提交的需求申請表，結(jié)合辦公用品庫存情況，進行綜合審核，確定辦公用品采購計劃。2.采購執(zhí)行行政專員根據(jù)辦公用品采購計劃，選擇合格的供應(yīng)商進行采購。采購過程中應(yīng)嚴格按照公司采購制度執(zhí)行，確保采購物品的質(zhì)量和價格合理。辦公用品采購完成后，行政專員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，將采購物品登記入賬，并更新辦公用品庫存臺賬。3.發(fā)放領(lǐng)用各部門員工根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責人簽字批準后，到行政部門領(lǐng)取辦公用品。行政專員根據(jù)辦公用品領(lǐng)用申請表，按照規(guī)定的標準發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。4.庫存管理檔案管理員應(yīng)定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。對于庫存數(shù)量不足或過期的辦公用品，行政專員應(yīng)及時提出采購申請，補充庫存。（四）考勤管理流程1.考勤記錄公司員工應(yīng)按照公司規(guī)定的作息時間按時上下班，不得遲到、早退、曠工。各部門負責人應(yīng)指定專人負責本部門員工的考勤記錄工作，如實記錄員工的出勤情況。2.考勤統(tǒng)計每月初，各部門考勤負責人應(yīng)將本部門上月考勤記錄匯總后提交給行政部門。行政專員根據(jù)各部門提交的考勤記錄，進行統(tǒng)一匯總、統(tǒng)計，生成公司月度考勤報表。3.考勤公示行政部門應(yīng)將公司月度考勤報表在公司內(nèi)部進行公示，公示期為[X]個工作日。員工如對考勤報表有異議，應(yīng)在公示期內(nèi)及時向行政部門提出申訴，行政部門應(yīng)進行調(diào)查核實，并及時反饋處理結(jié)果。4.考勤處理根據(jù)公司考勤制度，對遲到、早退、曠工等違紀行為進行相應(yīng)的處理。處理方式包括警告、罰款、績效扣分等。行政部門應(yīng)將考勤處理結(jié)果及時通知相關(guān)部門和員工，并在員工檔案中進行記錄。四、行政資源管理規(guī)范（一）辦公用品管理1.辦公用品的采購應(yīng)遵循經(jīng)濟、實用、節(jié)約的原則，優(yōu)先選擇環(huán)保、質(zhì)量可靠的產(chǎn)品。2.建立辦公用品領(lǐng)用登記制度，員工領(lǐng)用辦公用品時應(yīng)簽字確認，嚴禁浪費和私自挪用。3.定期對辦公用品庫存進行盤點，及時補充短缺物品，避免積壓浪費。（二）辦公設(shè)備管理1.辦公設(shè)備的購置應(yīng)根據(jù)工作需要和預算安排，進行充分的市場調(diào)研，選擇性價比高的產(chǎn)品。2.建立辦公設(shè)備臺賬，詳細記錄設(shè)備的型號、購置時間、使用部門、維護情況等信息。3.定期對辦公設(shè)備進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。對于設(shè)備故障，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。4.辦公設(shè)備的報廢應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行審批，報廢設(shè)備應(yīng)及時清理，妥善處理。（三）車輛管理1.公司車輛由后勤專員統(tǒng)一調(diào)度和管理，車輛使用應(yīng)嚴格按照規(guī)定的用途和范圍進行。2.建立車輛使用登記制度，駕駛員每次出車前應(yīng)填寫出車記錄，包括出車時間、地點、事由、里程數(shù)等信息。3.定期對車輛進行保養(yǎng)和維護，確保車輛性能良好、安全可靠。駕駛員應(yīng)定期對車輛進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.車輛的維修和保養(yǎng)應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家，維修費用應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的審批流程進行報銷。5.駕駛員應(yīng)嚴格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。因駕駛員責任導致的交通事故，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。五、行政費用管理規(guī)范（一）費用預算1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司年度工作計劃和實際需求，編制行政費用預算。預算內(nèi)容包括辦公用品費用、辦公設(shè)備購置費用、車輛費用、會議費用、接待費用等。2.行政費用預算應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導審批后執(zhí)行，預算執(zhí)行過程中應(yīng)嚴格控制費用支出，不得超預算開支。（二）費用報銷1.行政費用報銷應(yīng)嚴格按照公司財務(wù)制度執(zhí)行，報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效。2.報銷人應(yīng)在費用發(fā)生后及時填寫報銷申請表，附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等憑證，經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給行政部門審核。3.行政部門對報銷申請進行審核，重點審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性以及費用支出的合理性。審核通過后，報公司領(lǐng)導審批。4.公司領(lǐng)導審批通過后，報銷人將報銷申請表及相關(guān)憑證提交給財務(wù)部門，財務(wù)部門按照規(guī)定進行報銷支付。（三）費用控制1.行政部門應(yīng)定期對行政費用支出情況進行分析，對比預算執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。2.嚴格控制各項行政費用的支出標準，對于超出標準的費用支出，應(yīng)進行專項審批。3.加強對行政資源的管理，提高資源利用效率，降低行政成本。六、行政工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立行政工作監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導、各部門負責人代表組成，負責對行政工作進行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對行政工作的各項制度執(zhí)行情況、工作流程規(guī)范情況、行政資源管理情況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.行政部門應(yīng)定期向監(jiān)督小組匯報行政工作進展情況和存在的問題，接受監(jiān)督小組的指導和監(jiān)督。（二）考核辦法1.建立行政工作績效考核制度，對行政部門及行政人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、工作能力等方面進行全面考核。2.考核指標包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、團隊協(xié)作、服務(wù)滿意度等。3.考核方式