PAGE不規(guī)范公文退文制度一、總則（一）目的為進(jìn)一步規(guī)范公司公文處理工作，提高公文質(zhì)量和運(yùn)轉(zhuǎn)效率，確保公文準(zhǔn)確、及時(shí)、有效地傳達(dá)和執(zhí)行，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本不規(guī)范公文退文制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在公文起草、審核、印發(fā)、傳遞、存檔等過程中涉及的各類公文，包括但不限于請示、報(bào)告、通知、函、會議紀(jì)要等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度，確保公文處理工作合法合規(guī)。2.質(zhì)量至上原則：注重公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、邏輯性和規(guī)范性，提高公文質(zhì)量。3.及時(shí)高效原則：明確各環(huán)節(jié)工作時(shí)限，確保公文及時(shí)流轉(zhuǎn)，提高工作效率。4.責(zé)任明確原則：對公文處理過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體進(jìn)行明確界定，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、公文規(guī)范要求（一）格式規(guī)范1.頁面設(shè)置：公文應(yīng)采用A4紙型，頁邊距上、下、左、右均為2.5厘米。2.字體字號：標(biāo)題一般用二號宋體字，正文用三號仿宋體字，如有特定格式要求，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.排版布局：公文應(yīng)層次分明，段落間距適中，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。4.頁碼標(biāo)注：頁碼用四號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條一字線，一字線上距版心下邊緣7毫米。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。（二）內(nèi)容規(guī)范1.主題明確：公文應(yīng)圍繞一個(gè)主題展開，觀點(diǎn)清晰，主旨突出。2.表述準(zhǔn)確：用詞恰當(dāng)，語句通順，避免出現(xiàn)歧義、錯(cuò)別字和語病。3.邏輯嚴(yán)謹(jǐn)：內(nèi)容結(jié)構(gòu)合理，層次分明，段落之間過渡自然，邏輯關(guān)系清晰。4.依據(jù)充分：涉及政策法規(guī)、工作部署等內(nèi)容，應(yīng)準(zhǔn)確引用相關(guān)依據(jù)，并確保依據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。5.數(shù)據(jù)真實(shí)：公文中涉及的數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，來源準(zhǔn)確，如需引用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，應(yīng)注明出處。（三）程序規(guī)范1.起草：公文起草應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)實(shí)際和相關(guān)政策要求，由承辦部門或指定專人負(fù)責(zé)。起草人應(yīng)認(rèn)真調(diào)研，充分收集相關(guān)資料，確保公文內(nèi)容詳實(shí)、可行。2.審核：公文起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核人應(yīng)重點(diǎn)對公文的內(nèi)容、格式、程序等進(jìn)行全面審查，提出修改意見，并簽字確認(rèn)。3.簽發(fā)：經(jīng)審核通過的公文，由公司領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，簽署明確意見，并注明簽發(fā)日期。4.印發(fā)：公文簽發(fā)后，由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號、排版、印制，并按照規(guī)定的范圍和方式進(jìn)行分發(fā)。5.傳遞：公文傳遞應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件等安全、便捷的方式進(jìn)行，確保公文及時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)。6.存檔：公文辦理完畢后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔，以便日后查閱和參考。三、退文情形及標(biāo)準(zhǔn)（一）格式不規(guī)范1.頁面設(shè)置不符合要求：如紙張大小、頁邊距設(shè)置錯(cuò)誤等。2.字體字號使用不當(dāng)：標(biāo)題、正文等字體字號不符合規(guī)定。3.排版布局混亂：段落間距不合理、頁碼標(biāo)注錯(cuò)誤等。4.公文格式要素缺失：如發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文日期、印章等不完整。（二）內(nèi)容不規(guī)范1.主題不明確：公文內(nèi)容缺乏明確的主題，觀點(diǎn)模糊，意圖不清。2.表述不準(zhǔn)確：用詞不當(dāng)、語句歧義、錯(cuò)別字、語病等問題嚴(yán)重影響公文的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。3.邏輯不嚴(yán)謹(jǐn)：內(nèi)容結(jié)構(gòu)混亂，層次不清，段落之間缺乏邏輯聯(lián)系。4.依據(jù)不充分：涉及政策法規(guī)、工作部署等內(nèi)容，未提供充分的依據(jù)或依據(jù)引用錯(cuò)誤。5.數(shù)據(jù)不真實(shí)：公文中的數(shù)據(jù)存在虛假、夸大等問題。（三）程序不規(guī)范1.起草環(huán)節(jié)問題：未按照規(guī)定的職責(zé)分工起草公文，或起草過程中未進(jìn)行充分調(diào)研、收集資料，導(dǎo)致公文內(nèi)容空洞、缺乏可行性。2.審核環(huán)節(jié)問題：審核人未認(rèn)真履行審核職責(zé)，對公文內(nèi)容、格式、程序等未進(jìn)行全面審查，或?qū)徍艘庖姴幻鞔_、不準(zhǔn)確。3.簽發(fā)環(huán)節(jié)問題：未經(jīng)授權(quán)或超越權(quán)限簽發(fā)公文，或簽發(fā)人未認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，簽署意見不明確、不準(zhǔn)確。4.印發(fā)環(huán)節(jié)問題：未按照規(guī)定的編號、排版、印制要求進(jìn)行操作，或印發(fā)范圍、方式錯(cuò)誤。5.傳遞環(huán)節(jié)問題：公文傳遞不及時(shí)、不準(zhǔn)確，或未通過規(guī)定的方式進(jìn)行傳遞，導(dǎo)致公文丟失、延誤等。6.存檔環(huán)節(jié)問題：未按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔，或歸檔資料不完整、不準(zhǔn)確。四、退文流程（一）初審1.辦公室在收到公文后，首先對公文的格式進(jìn)行初步審核。如發(fā)現(xiàn)格式不規(guī)范問題，應(yīng)及時(shí)記錄，并填寫《公文格式初審意見表》。2.《公文格式初審意見表》應(yīng)詳細(xì)注明格式問題所在，如字體字號、排版布局、格式要素缺失等具體情況，并提出修改建議。（二）內(nèi)容審核1.對于格式初審合格的公文，辦公室將其送相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行內(nèi)容審核。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成內(nèi)容審核，并填寫《公文內(nèi)容審核意見表》。審核意見應(yīng)明確指出公文內(nèi)容存在的問題，如主題不明確、表述不準(zhǔn)確、邏輯不嚴(yán)謹(jǐn)、依據(jù)不充分、數(shù)據(jù)不真實(shí)等，并提出具體的修改意見和建議。（三）綜合審核1.辦公室根據(jù)格式初審意見和內(nèi)容審核意見，對公文進(jìn)行綜合審核。如發(fā)現(xiàn)公文存在多處不規(guī)范問題或問題較為嚴(yán)重，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核。2.聯(lián)合審核后，形成《公文綜合審核意見報(bào)告》，詳細(xì)說明公文存在的問題、審核依據(jù)以及退文理由。（四）退文通知1.根據(jù)《公文綜合審核意見報(bào)告》，辦公室向公文起草部門發(fā)出《退文通知》。2.《退文通知》應(yīng)明確指出公文存在的問題、退文理由以及修改要求，并要求起草部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成修改后重新報(bào)送。（五）重新報(bào)送1.公文起草部門應(yīng)按照《退文通知》的要求，對公文進(jìn)行認(rèn)真修改。修改完成后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，重新報(bào)送辦公室。2.辦公室對重新報(bào)送的公文進(jìn)行再次審核，如審核合格，按照正常程序進(jìn)行流轉(zhuǎn)；如仍存在問題，繼續(xù)按照退文流程處理。五、責(zé)任追究（一）對起草部門的責(zé)任追究1.因公文起草質(zhì)量問題導(dǎo)致多次退文的，對起草部門進(jìn)行通報(bào)批評。2.情節(jié)嚴(yán)重的，按照公司績效考核制度扣減起草部門相關(guān)人員的績效分?jǐn)?shù)。3.因公文內(nèi)容錯(cuò)誤給公司造成重大損失或不良影響的，依法依規(guī)追究起草部門相關(guān)人員的責(zé)任。（二）對審核部門的責(zé)任追究1.審核人未認(rèn)真履行審核職責(zé)，導(dǎo)致不規(guī)范公文未被發(fā)現(xiàn)或未提出有效修改意見的，對審核人進(jìn)行批評教育。2.因?qū)徍耸д`造成嚴(yán)重后果的，按照公司績效考核制度扣減審核部門相關(guān)人員的績效分?jǐn)?shù)。3.對審核部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行誡勉談話，督促其加強(qiáng)審核工作管理。（三）對簽發(fā)人的責(zé)任追究1.簽發(fā)人未認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，簽署意見不明確、不準(zhǔn)確，導(dǎo)致不規(guī)范公文印發(fā)的，對簽發(fā)人進(jìn)行批評教育。2.因簽發(fā)失誤給公司造成重大損失或不良影響的，依法依規(guī)追究簽發(fā)人的責(zé)任。六、培訓(xùn)與指導(dǎo)（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.辦公室定期組織公文寫作與處理培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括公文格式規(guī)范要點(diǎn)、內(nèi)容撰寫要求、程序操作流程等。2.根據(jù)公司實(shí)際情況和員工需求，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、培訓(xùn)師等。（二）培訓(xùn)方式1.采用集中授課、案例分析、現(xiàn)場演示等多種方式進(jìn)行培訓(xùn)，提高培訓(xùn)效果。2.邀請公司內(nèi)部資深公文處理專家或外部專業(yè)講師進(jìn)行授課，確保培訓(xùn)內(nèi)容的專業(yè)性和權(quán)威性。（三）指導(dǎo)與