PAGE采購部管理制度與規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司采購工作的管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保證所采購物資和服務(wù)符合公司需求，特制定本管理制度與規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司采購部及相關(guān)部門涉及采購活動的所有人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭，公正選擇供應(yīng)商。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購物資和服務(wù)符合公司要求。二、采購流程（一）采購需求申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)注明所需物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等信息。2.《采購需求申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部。（二）采購計劃制定1.采購部收到各部門的《采購需求申請表》后，進(jìn)行匯總整理。2.根據(jù)公司庫存情況、生產(chǎn)計劃、預(yù)算安排等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，建立供應(yīng)商信息庫。采購部組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、信譽等方面的情況。2.供應(yīng)商評估與選擇采購部定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為A、B、C三類。A類供應(yīng)商為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，C類供應(yīng)商為待改進(jìn)供應(yīng)商。在進(jìn)行采購時，優(yōu)先選擇A類供應(yīng)商，對于B類供應(yīng)商，需根據(jù)具體情況進(jìn)行綜合考慮，謹(jǐn)慎選擇；對于C類供應(yīng)商，原則上不考慮采購。3.供應(yīng)商合作與管理采購部與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購部定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量狀況等情況，及時協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題。采購部對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行跟蹤評估，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題，及時采取措施進(jìn)行整改或更換供應(yīng)商。（四）采購實施1.采購訂單下達(dá)根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商選擇結(jié)果，采購部向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等內(nèi)容。采購訂單經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核簽字后，加蓋公司公章或合同專用章，發(fā)送給供應(yīng)商。2.采購合同執(zhí)行與跟蹤采購部負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時、按質(zhì)、按量交貨，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如要求供應(yīng)商加快生產(chǎn)進(jìn)度、更換供應(yīng)商等，以保證公司生產(chǎn)經(jīng)營的正常進(jìn)行。3.到貨驗收物資到貨前，采購部應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。物資到貨后，由采購部組織相關(guān)部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格的物資，由驗收人員在《驗收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理，并做好記錄。（五）采購付款1.采購部根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額、付款方式、付款時間等信息。2.《付款申請單》經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部。3.財務(wù)部對《付款申請單》進(jìn)行審核，審核無誤后，按照公司財務(wù)制度和采購合同的約定辦理付款手續(xù)。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和采購計劃，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、預(yù)計采購金額等內(nèi)容。2.采購預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分考慮市場價格波動、公司生產(chǎn)經(jīng)營需求變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。3.采購預(yù)算經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容、調(diào)整金額等信息。3.《采購預(yù)算調(diào)整申請表》經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后的采購預(yù)算調(diào)整申請，采購部應(yīng)嚴(yán)格按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行采購活動。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部定期對采購活動中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，如市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、交貨期風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，采購部應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場價格波動風(fēng)險采購部密切關(guān)注市場價格動態(tài)，定期收集市場價格信息，分析價格走勢。對于價格波動較大的物資或服務(wù)，采購部可采取套期保值、簽訂長期合同、分批采購等方式，降低價格波動風(fēng)險。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險采購部在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)充分考察其信譽和實力，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商。采購合同中應(yīng)明確供應(yīng)商的違約責(zé)任，如違約金、賠償損失等條款。采購部定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和跟蹤，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約跡象，及時采取措施進(jìn)行防范和處理。3.質(zhì)量風(fēng)險采購部在采購物資或服務(wù)時，應(yīng)明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收要求，并在采購合同中予以約定。加強到貨驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，確保所采購物資或服務(wù)符合質(zhì)量要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取措施進(jìn)行整改或更換，同時做好記錄。4.交貨期風(fēng)險采購部在采購合同中應(yīng)明確交貨期，并要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的生產(chǎn)計劃和進(jìn)度安排。采購部定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)進(jìn)度，及時協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題，確保供應(yīng)商按時交貨。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浧谘舆t，采購部應(yīng)按照采購合同的約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，并采取相應(yīng)的措施，如調(diào)整生產(chǎn)計劃、尋找替代供應(yīng)商等，以減少對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。五、采購檔案管理（一）檔案分類與整理1.采購檔案包括采購需求申請表、采購計劃、供應(yīng)商信息、采購合同、采購訂單、驗收單、付款申請單等相關(guān)文件和資料。2.采購部應(yīng)按照檔案管理的要求，對采購檔案進(jìn)行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。（二）檔案保管與查閱1.采購檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。電子檔案應(yīng)定期備份，紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中。2.因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案。六、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本：評估采購物資或服務(wù)的價格是否合理，采購成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.采購質(zhì)量：評估所采購物資或服務(wù)的質(zhì)量是否符合要求，是否滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的需要。3.交貨期：評估供應(yīng)商是否按時交貨，交貨期是否符合采購合同的約定。4.售后服務(wù)：評估供應(yīng)商的售后服務(wù)是否及時、有效，是否能夠滿足公司的需求。5.供應(yīng)商管理：評估采購部對供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇、合作與管理等工作是否到位。（二）評估方法1.采購部定期對采購績效進(jìn)行自我評估，填寫《采購績效評估表》，對各項評估指標(biāo)進(jìn)行打分，并分析評估結(jié)果。2.公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門對采購部的采購績效進(jìn)行綜合評估，評估結(jié)果作為采購部績效考核的重要依據(jù)。（三