PAGE財務(wù)部單據(jù)規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)管理，規(guī)范財務(wù)單據(jù)的使用、填寫、審核、傳遞及保管等流程，確保財務(wù)信息的準(zhǔn)確、完整和安全，提高財務(wù)工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及財務(wù)收支活動中所產(chǎn)生的各類單據(jù)。（三）基本原則1.合法性原則：財務(wù)單據(jù)的使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2.真實性原則：單據(jù)所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)必須真實發(fā)生，內(nèi)容與實際情況相符，不得弄虛作假。3.完整性原則：單據(jù)應(yīng)具備的各項要素必須填寫齊全，不得遺漏，確保財務(wù)信息的完整。4.準(zhǔn)確性原則：單據(jù)上的各項數(shù)據(jù)填寫應(yīng)準(zhǔn)確無誤，計算正確，大小寫一致。5.及時性原則：財務(wù)單據(jù)應(yīng)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成后及時填制、傳遞和處理，不得拖延。二、單據(jù)種類及規(guī)范（一）發(fā)票1.定義：發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證。2.分類增值稅專用發(fā)票：適用于一般納稅人之間的購銷業(yè)務(wù)，具有抵扣增值稅進項稅額的功能。增值稅普通發(fā)票：用于小規(guī)模納稅人及一般納稅人的部分業(yè)務(wù)，不能抵扣進項稅額。其他發(fā)票：如機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、農(nóng)產(chǎn)品收購發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等，根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型使用。3.開具規(guī)范發(fā)票開具應(yīng)按照實際銷售情況如實開具，不得虛開、開具與實際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。填寫發(fā)票時，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容完整，包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、價稅合計等信息。發(fā)票上的字跡應(yīng)清晰、工整，不得涂改、挖補。如有錯誤，應(yīng)作廢重開，并在發(fā)票上注明“作廢”字樣，全聯(lián)次留存。發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、完整，不得模糊不清或加蓋其他印章。4.取得規(guī)范取得發(fā)票時，應(yīng)確保發(fā)票的真實性、合法性和有效性。發(fā)票抬頭必須為公司全稱，納稅人識別號準(zhǔn)確無誤。檢查發(fā)票內(nèi)容是否填寫齊全、規(guī)范，發(fā)票印章是否清晰、合規(guī)。對于不符合要求的發(fā)票，應(yīng)及時要求對方更換。取得的增值稅專用發(fā)票應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)進行認(rèn)證，認(rèn)證通過后方可抵扣進項稅額。認(rèn)證期限為自發(fā)票開具之日起360天內(nèi)。（二）收據(jù)1.定義：收據(jù)是企事業(yè)單位在經(jīng)濟活動中使用的原始憑證，主要是指財政部門印制的蓋有財政票據(jù)監(jiān)制章的收付款憑證，用于行政事業(yè)性收入，即非應(yīng)稅業(yè)務(wù)。2.分類收款收據(jù)：用于收取公司內(nèi)部往來款項、押金、定金等非經(jīng)營性收入。資金往來結(jié)算票據(jù)：適用于行政事業(yè)單位在發(fā)生暫收、代收和單位內(nèi)部資金往來結(jié)算等經(jīng)濟活動時開具的憑證。3.開具規(guī)范收據(jù)開具應(yīng)按照實際收款情況如實填寫，包括收款日期、交款單位（個人）、收款事由、金額等信息。收據(jù)上應(yīng)加蓋財務(wù)專用章或發(fā)票專用章，不得加蓋其他印章。收據(jù)應(yīng)連續(xù)編號，不得跳號、重號。如有作廢，應(yīng)在收據(jù)上注明“作廢”字樣，并全聯(lián)次留存。4.取得規(guī)范取得收據(jù)時，應(yīng)檢查收據(jù)的真實性和完整性，確保收據(jù)內(nèi)容填寫準(zhǔn)確、印章清晰。對于涉及公司經(jīng)濟利益的收據(jù)，應(yīng)妥善保管，作為財務(wù)核算的依據(jù)。（三）報銷單1.定義：報銷單是員工因公務(wù)活動發(fā)生費用后，向公司申請報銷的單據(jù)。2.分類費用報銷單：用于報銷差旅費、業(yè)務(wù)招待費、辦公用品費、通訊費等各類費用。借款單：員工因公務(wù)需要預(yù)借資金時填寫的單據(jù)。3.填寫規(guī)范報銷單應(yīng)按照規(guī)定的格式填寫，包括報銷日期、報銷人姓名、部門、報銷事由、金額明細(xì)、附件張數(shù)等信息。報銷事由應(yīng)詳細(xì)說明費用發(fā)生的原因、用途，確保與實際業(yè)務(wù)相符。金額明細(xì)應(yīng)準(zhǔn)確填寫各項費用的金額，大小寫一致，并注明合計金額。附件張數(shù)應(yīng)填寫實際粘貼在報銷單后的各類票據(jù)、文件的數(shù)量。報銷人應(yīng)在報銷單上簽字確認(rèn)，如有多人共同報銷，應(yīng)分別簽字。4.審批規(guī)范報銷單應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，一般包括部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核報銷事項的真實性、合理性和必要性，簽字確認(rèn)后提交財務(wù)審核。財務(wù)人員應(yīng)審核報銷單據(jù)的規(guī)范性、合法性、金額準(zhǔn)確性等，對不符合規(guī)定的報銷單應(yīng)予以退回，并說明原因。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)情況對報銷事項進行審批，簽字確認(rèn)后提交總經(jīng)理審批。總經(jīng)理應(yīng)根據(jù)公司財務(wù)狀況和相關(guān)規(guī)定對報銷事項進行最終審批，審批通過后方可報銷。（四）付款申請單1.定義：付款申請單是公司向供應(yīng)商或其他單位支付款項時填寫的單據(jù)。2.填寫規(guī)范付款申請單應(yīng)填寫付款日期、收款單位名稱、賬號、開戶行、付款金額、付款事由、合同編號等信息。付款事由應(yīng)詳細(xì)說明付款的原因、依據(jù)，如采購合同、服務(wù)協(xié)議等。合同編號應(yīng)填寫與本次付款相關(guān)的合同編號，以便核對付款信息。付款金額應(yīng)準(zhǔn)確填寫，大小寫一致，并注明本次付款金額及累計已付款金額。申請人應(yīng)在付款申請單上簽字確認(rèn)，如有多人共同申請付款，應(yīng)分別簽字。3.審批規(guī)范付款申請單應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，一般包括部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核付款事項的真實性、合理性和必要性，簽字確認(rèn)后提交財務(wù)審核。財務(wù)人員應(yīng)審核付款單據(jù)的規(guī)范性、合法性、金額準(zhǔn)確性等，對不符合規(guī)定的付款申請單應(yīng)予以退回，并說明原因。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)情況對付款事項進行審批，簽字確認(rèn)后提交總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理應(yīng)根據(jù)公司資金狀況和相關(guān)規(guī)定對付款事項進行最終審批，審批通過后方可付款。（五）支票1.定義：支票是出票人簽發(fā)的，委托辦理支票存款業(yè)務(wù)的銀行或者其他金融機構(gòu)在見票時無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。2.分類現(xiàn)金支票：可以支取現(xiàn)金的支票。轉(zhuǎn)賬支票：只能用于轉(zhuǎn)賬的支票。3.使用規(guī)范支票應(yīng)由專人保管，設(shè)立支票登記簿，記錄支票的購買、使用、作廢等情況。開具支票時，應(yīng)填寫日期、收款人名稱、金額、用途等信息，確保字跡清晰、準(zhǔn)確無誤。支票金額的填寫應(yīng)使用大寫和小寫兩種方式，大寫金額應(yīng)規(guī)范填寫，防止涂改。支票的用途應(yīng)明確填寫，不得用于非法或違規(guī)支出。支票的背書轉(zhuǎn)讓應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定，背書應(yīng)連續(xù)、清晰。支票使用后，應(yīng)及時將支票存根、發(fā)票等相關(guān)憑證粘貼在報銷單或付款申請單后，作為記賬依據(jù)。作廢支票應(yīng)加蓋“作廢”戳記，并全聯(lián)次留存，定期裝訂成冊。（六）匯票1.定義：匯票是由出票人簽發(fā)的，委托付款人在見票時或者在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。2.分類銀行匯票：由出票銀行簽發(fā)的，由其在見票時按照實際結(jié)算金額無條件支付給收款人或者持票人的票據(jù)。商業(yè)匯票：由出票人簽發(fā)的，委托付款人在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。商業(yè)匯票又分為商業(yè)承兌匯票和銀行承兌匯票。3.使用規(guī)范匯票的使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)及銀行相關(guān)規(guī)定。開具匯票時，應(yīng)填寫出票日期、收款人名稱、賬號、開戶行、付款人名稱、賬號、開戶行、匯票金額、用途等信息，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。匯票的背書轉(zhuǎn)讓應(yīng)符合規(guī)定，背書應(yīng)連續(xù)、清晰。收到匯票后，應(yīng)及時進行審核，檢查匯票的真實性、有效性和背書情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與出票人或相關(guān)銀行聯(lián)系解決。匯票到期時，應(yīng)及時辦理托收手續(xù)，確?？铐椉皶r到賬。三、單據(jù)審核（一）審核內(nèi)容1.單據(jù)的真實性：審核單據(jù)所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否真實發(fā)生，是否有相關(guān)的證明材料或合同協(xié)議等。2.單據(jù)的合法性：審核單據(jù)的開具是否符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，是否加蓋了合法有效的印章。3.單據(jù)的完整性：審核單據(jù)應(yīng)具備的各項要素是否填寫齊全，如發(fā)票的抬頭、內(nèi)容、印章，報銷單的各項明細(xì)、附件等。4.單據(jù)的準(zhǔn)確性：審核單據(jù)上的各項數(shù)據(jù)填寫是否準(zhǔn)確無誤，計算是否正確，大小寫是否一致。5.單據(jù)的關(guān)聯(lián)性：審核單據(jù)與相關(guān)業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，是否與公司的經(jīng)營活動相符，是否有合理的審批流程。（二）審核流程1.員工提交報銷單或其他單據(jù)后，首先由部門負(fù)責(zé)人進行初審，審核報銷事項的真實性、合理性和必要性。2.部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，將單據(jù)提交給財務(wù)人員進行審核。財務(wù)人員重點審核單據(jù)的規(guī)范性、合法性、金額準(zhǔn)確性等。3.財務(wù)審核通過后，單據(jù)提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)情況對單據(jù)進行審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，單據(jù)提交給總經(jīng)理進行最終審批?？偨?jīng)理根據(jù)公司財務(wù)狀況和相關(guān)規(guī)定對單據(jù)進行審批。5.對于不符合要求的單據(jù)，財務(wù)人員應(yīng)及時通知報銷人或相關(guān)部門進行修改或補充，直至審核通過。四、單據(jù)傳遞（一）傳遞原則1.及時性原則：單據(jù)應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)傳遞，不得拖延，確保財務(wù)信息及時處理。2.準(zhǔn)確性原則：傳遞過程中應(yīng)確保單據(jù)的準(zhǔn)確性，不得丟失、損壞或誤傳。3.完整性原則：傳遞的單據(jù)應(yīng)完整無缺，包括所有必要的附件和審批簽字。（二）傳遞流程1.員工填寫好報銷單或其他單據(jù)后，應(yīng)先提交給部門負(fù)責(zé)人進行初審。2.部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，將單據(jù)傳遞給財務(wù)人員。傳遞方式可以采用紙質(zhì)傳遞或電子傳遞，如通過OA系統(tǒng)、電子郵件等。3.財務(wù)人員審核通過后，將單據(jù)傳遞給分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批通過后，再傳遞給總經(jīng)理進行最終審批。4.總經(jīng)理審批通過后，財務(wù)人員根據(jù)審批結(jié)果進行報銷或付款處理。對于需要報銷的款項，財務(wù)人員將報銷金額支付給報銷人；對于需要付款的款項，財務(wù)人員按照付款申請單的要求進行支付。5.單據(jù)處理完成后，財務(wù)人員應(yīng)將相關(guān)單據(jù)進行整理、歸檔，以便日后查閱。五、單據(jù)保管（一）保管期限1.發(fā)票、收據(jù)等原始憑證的保管期限為30年。2.報銷單、付款申請單等內(nèi)部單據(jù)的保管期限為15年。3.支票、匯票等票據(jù)的存根及相關(guān)憑證的保管期限為10年。（二）保管方式1.紙質(zhì)單據(jù)應(yīng)分類整理，裝訂成冊，并按照年度、月份順序編號，便于查找和核對。2.電子單據(jù)應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份存儲方式可以采用光盤、硬盤、云存儲等多種方式。3.設(shè)立專門的檔案