PAGE配件外部采購制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司配件外部采購行為，確保采購的配件符合質(zhì)量要求，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要，降低采購成本，防范采購風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有配件外部采購活動，包括但不限于生產(chǎn)設備配件、辦公設備配件、運輸工具配件等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保采購的配件符合質(zhì)量要求。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.公開透明原則：采購過程應公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的審計。5.誠實守信原則：與供應商建立誠實守信的合作關(guān)系，嚴格履行采購合同。二、采購計劃與預算（一）采購需求預測1.各部門應根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、設備維護計劃等，提前預測配件需求，并填寫《配件采購需求預測表》。2.采購部門應定期收集、匯總各部門的采購需求預測表，進行分析和整理，形成年度、季度和月度采購需求預測報告。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)采購需求預測報告，結(jié)合庫存情況，制定年度、季度和月度采購計劃。2.采購計劃應明確采購配件的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門審核和領導批準。（三）采購預算編制1.財務部門根據(jù)采購計劃，編制年度采購預算，明確采購資金的來源和使用計劃。2.采購預算應嚴格控制在公司下達的預算指標范圍內(nèi)，如有特殊情況需要調(diào)整預算，應按公司預算管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，收集供應商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況等資料。2.根據(jù)采購需求和供應商信息庫，采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應商進行評估和篩選，選擇符合要求的供應商。3.評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、價格水平、售后服務等方面，評估結(jié)果應形成《供應商評估報告》。（二）供應商準入1.對于新選擇的供應商，采購部門應要求其提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，并進行實地考察。2.經(jīng)考察合格的供應商，采購部門應與其簽訂《供應商準入?yún)f(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務。3.供應商準入?yún)f(xié)議應包括質(zhì)量保證、價格條款、交貨期、售后服務等內(nèi)容，并經(jīng)公司法律顧問審核。（三）供應商考核與評價1.采購部門應定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務等方面進行考核和評價，填寫《供應商考核評價表》。2.考核評價結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，對于考核評價結(jié)果為不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。3.連續(xù)兩次考核評價結(jié)果為不合格的供應商，采購部門應取消其供應商資格，并從供應商信息庫中刪除。（四）供應商激勵與淘汰1.對于考核評價結(jié)果為優(yōu)秀的供應商，采購部門應給予適當?shù)募畲胧缭黾硬少彿蓊~、優(yōu)先付款等。2.對于不符合公司要求的供應商，采購部門應及時淘汰，并尋找新的合格供應商。四、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)實際需要，填寫《配件采購申請表》，詳細說明采購配件的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等內(nèi)容。2.采購申請表應經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，應進行初步審核，核實采購需求的真實性和合理性。2.對于金額較大的采購申請，采購部門應組織相關(guān)人員進行評審，評審結(jié)果報公司領導批準。3.采購申請經(jīng)批準后，采購部門方可組織實施采購。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)批準的采購申請，選擇合適的供應商，向其發(fā)送《采購訂單》。2.采購訂單應明確采購配件的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等內(nèi)容，并經(jīng)雙方簽字確認。3.采購部門應跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。（四）到貨驗收1.配件到貨前，采購部門應通知相關(guān)部門做好驗收準備工作。2.驗收人員應根據(jù)采購訂單和相關(guān)標準，對到貨配件的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等進行驗收，填寫《配件到貨驗收單》。3.驗收合格的配件，驗收人員應簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的配件，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，要求其換貨或退貨。（五）付款結(jié)算1.采購部門應根據(jù)采購合同和到貨驗收情況，及時辦理付款結(jié)算手續(xù)。2.付款申請應經(jīng)相關(guān)部門審核簽字后，提交財務部門。3.財務部門應按照公司財務制度和采購合同約定，及時支付貨款。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門應在采購訂單經(jīng)雙方簽字確認后，及時與供應商簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括質(zhì)量保證、價格條款、交貨期、售后服務、違約責任等內(nèi)容。3.采購合同應經(jīng)公司法律顧問審核，并報公司領導批準。（二）合同執(zhí)行1.采購部門和供應商應嚴格按照采購合同約定執(zhí)行，確保合同的順利履行。2.在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生變更或糾紛，雙方應及時溝通協(xié)商，簽訂補充協(xié)議或通過法律途徑解決。（三）合同歸檔1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同原件歸檔保存，確保合同資料的完整性和可追溯性。2.合同歸檔資料應包括合同文本、采購訂單、到貨驗收單、付款憑證等相關(guān)文件。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質(zhì)量問題、價格波動等。2.風險評估結(jié)果應形成《采購風險評估報告》，針對不同的風險因素，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.對于供應商違約風險，采購部門應加強對供應商的管理和監(jiān)督，簽訂詳細的采購合同，明確違約責任，并要求供應商提供履約保證金。2.對于質(zhì)量問題風險，采購部門應加強到貨驗收工作，嚴格按照相關(guān)標準進行驗收，確保采購配件的質(zhì)量符合要求。同時，要求供應商提供質(zhì)量保證承諾，并定期對供應商的質(zhì)量體系進行審核。3.對于價格波動風險，采購部門應加強市場調(diào)研，關(guān)注價格動態(tài)，與供應商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款，或采用套期保值等方式規(guī)避價格風險。（三）風險監(jiān)控與預警1.采購部門應建立風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.對于可能影響采購活動的重大風險事件，采購部門應及時發(fā)出預警信號，采取相應的應急措施，確保采購活動的順利進行。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。2.審計部門應及時發(fā)現(xiàn)問題，并提出整改建議，督促相關(guān)部門進行整改。（二）