PAGE送貨單據(jù)回收制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司送貨單據(jù)的管理，確保送貨單據(jù)的及時、準確回收，保障公司財務(wù)信息的真實性、完整性，維護公司的正常運營秩序，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及送貨業(yè)務(wù)的部門及人員，包括但不限于銷售部門、物流部門、倉庫管理部門等。（三）基本原則1.準確性原則：送貨單據(jù)的填寫必須準確無誤，包括貨物名稱、數(shù)量規(guī)格、單價金額、送貨地址、客戶信息等，確保數(shù)據(jù)真實反映業(yè)務(wù)實際情況。2.及時性原則：送貨人員應在完成送貨任務(wù)后及時回收送貨單據(jù)，并按規(guī)定時間提交給相關(guān)部門，不得拖延。3.完整性原則：回收的送貨單據(jù)應包含所有必要的聯(lián)次和信息，不得遺漏重要內(nèi)容，保證單據(jù)的完整性。4.責任追究原則：對于因送貨單據(jù)回收不及時、不準確或丟失等原因給公司造成損失的，將追究相關(guān)責任人的責任。二、送貨單據(jù)的種類及用途（一）送貨單1.用途：送貨單是記錄貨物從公司發(fā)出并交付給客戶的憑證，詳細記載了貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、送貨日期、送貨地址、客戶名稱等信息。它是確認貨物交付的直接依據(jù)，也是財務(wù)核算銷售收入的重要原始憑證。2.聯(lián)次：一般一式三聯(lián)，第一聯(lián)為存根聯(lián)，由銷售部門留存?zhèn)洳?；第二?lián)為客戶簽收聯(lián)，由客戶簽字確認后返回公司；第三聯(lián)為記賬聯(lián)，交財務(wù)部門作為記賬依據(jù)。（二）簽收單1.用途：簽收單是客戶收到貨物后簽署的回執(zhí)，用于證明客戶已實際收到貨物，明確雙方的貨物交接責任。它是送貨單客戶簽收聯(lián)的補充確認文件，進一步增強了貨物交付的證明效力。2.聯(lián)次：一式兩聯(lián)，第一聯(lián)由送貨人員帶回公司交銷售部門存檔；第二聯(lián)由客戶留存。（三）運輸清單1.用途：運輸清單記錄了貨物運輸過程中的相關(guān)信息，包括運輸方式、運輸工具、運輸路線、運輸時間等。它有助于公司跟蹤貨物運輸狀態(tài)，協(xié)調(diào)物流環(huán)節(jié)，同時也是核算運輸成本的重要依據(jù)。2.聯(lián)次：根據(jù)實際需要確定聯(lián)次數(shù)量，一般運輸部門留存一聯(lián)，交相關(guān)部門共享一聯(lián)（如銷售部門、財務(wù)部門等）。三、送貨單據(jù)的填寫規(guī)范（一）基本要求1.送貨單據(jù)應使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改、刮擦。2.填寫內(nèi)容應完整、準確，不得遺漏重要信息。各項數(shù)據(jù)應與實際送貨情況一致，如有特殊情況需注明。（二）具體填寫內(nèi)容規(guī)范1.貨物信息名稱：填寫貨物的準確全稱，不得使用簡稱或模糊名稱。規(guī)格：詳細注明貨物的規(guī)格型號，確保與產(chǎn)品標準一致。數(shù)量：填寫實際送貨的數(shù)量，應與包裝單位一致，并注明計量單位。單價：填寫貨物的銷售單價，應與公司定價政策相符?？們r：由數(shù)量乘以單價得出總價，確保計算準確。2.送貨信息送貨日期：填寫實際送貨的年月日，精確到具體時間更好。送貨地址：詳細填寫客戶的收貨地址，包括省、市、區(qū)、街道、門牌號等?？蛻裘Q：填寫客戶的全稱，確保與合同或訂單一致。3.其他信息運輸方式：注明貨物采用的運輸方式，如公路運輸、鐵路運輸、航空運輸?shù)?。運輸工具：填寫實際使用的運輸工具，如貨車車牌號、航班號等。送貨人員簽名：送貨人員應在送貨單據(jù)上簽名，確認送貨任務(wù)的完成。四、送貨單據(jù)的回收流程（一）送貨人員回收1.送貨人員在完成送貨任務(wù)后，應立即向客戶索取送貨單據(jù)，并請客戶在送貨單客戶簽收聯(lián)上簽字確認。2.如果客戶要求開具發(fā)票，送貨人員應告知客戶在簽收送貨單據(jù)后，按照公司規(guī)定的發(fā)票開具流程辦理。3.送貨人員收回送貨單據(jù)后，應仔細核對單據(jù)上的各項信息是否準確無誤，如有問題應及時與客戶溝通解決。（二）交銷售部門1.送貨人員在當天工作結(jié)束后，將回收的送貨單據(jù)整理好，交至銷售部門。2.銷售部門指定專人負責接收送貨單據(jù)，并對單據(jù)的完整性和準確性進行再次核對。3.核對無誤后，銷售部門將送貨單存根聯(lián)留存，將記賬聯(lián)和簽收單交財務(wù)部門。（三）財務(wù)部門審核與處理1.財務(wù)部門收到銷售部門提交的送貨單據(jù)記賬聯(lián)和簽收單后，進行審核。2.審核內(nèi)容包括單據(jù)的真實性、完整性、準確性，以及與銷售合同、訂單的一致性等。3.對于審核通過的送貨單據(jù)，財務(wù)部門按照財務(wù)核算流程進行賬務(wù)處理，確認銷售收入。4.對于審核發(fā)現(xiàn)問題的送貨單據(jù)，財務(wù)部門及時與銷售部門、送貨人員溝通，查明原因并進行處理。如因單據(jù)填寫錯誤需要更正的，應要求相關(guān)責任人重新填寫正確的單據(jù)；如因貨物交付問題需要進一步核實的，應協(xié)調(diào)相關(guān)部門進行調(diào)查。（四）存檔與保管1.財務(wù)部門將審核后的送貨單據(jù)按照會計檔案管理規(guī)定進行存檔保管。2.送貨單據(jù)的存檔期限應符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，一般為[X]年。3.在存檔期間，如需查閱送貨單據(jù)，應按照公司檔案查閱流程辦理相關(guān)手續(xù)。五、送貨單據(jù)回收的時間要求（一）日常送貨1.對于日常的送貨業(yè)務(wù)，送貨人員應在送貨完成后的[X]個工作日內(nèi)將送貨單據(jù)回收并提交給銷售部門。2.銷售部門應在收到送貨單據(jù)后的[X]個工作日內(nèi)完成核對，并將記賬聯(lián)和簽收單交財務(wù)部門。3.財務(wù)部門應在收到送貨單據(jù)后的[X]個工作日內(nèi)完成審核與賬務(wù)處理。（二）緊急送貨或特殊訂單1.對于緊急送貨或特殊訂單，送貨人員應在完成送貨任務(wù)后立即將送貨單據(jù)回收并提交給銷售部門。2.銷售部門應在收到送貨單據(jù)后的[X]小時內(nèi)完成核對，并將記賬聯(lián)和簽收單交財務(wù)部門。3.財務(wù)部門應在收到送貨單據(jù)后的[X]小時內(nèi)完成審核與賬務(wù)處理，確保及時為公司提供財務(wù)信息支持決策。六、送貨單據(jù)回收的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，由財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成，負責對送貨單據(jù)回收制度的執(zhí)行情況進行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應檢查送貨單據(jù)的回收流程是否符合規(guī)定，各部門是否按時、準確完成相關(guān)工作，以及送貨單據(jù)的填寫、保管等情況。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.建立送貨單據(jù)回收工作的考核指標體系，對涉及送貨單據(jù)回收的部門及人員進行考核?？己酥笜税ㄋ拓泦螕?jù)回收的及時性、準確性、完整性等。2.考核結(jié)果與部門及個人的績效掛鉤，對于在送貨單據(jù)回收工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，如績效加分、獎金等；對于未達到考核要求的部門和個人進行相應的處罰，如績效扣分、罰款等。3.具體考核標準如下：及時性：送貨人員未在規(guī)定時間內(nèi)回收送貨單據(jù)的，每次扣[X]分；銷售部門未按時將送貨單據(jù)交財務(wù)部門的，每次扣[X]分；財務(wù)部門未按時完成審核與賬務(wù)處理的，每次扣[X]分。準確性：送貨單據(jù)填寫錯誤或信息不完整，導致財務(wù)核算出現(xiàn)問題的，視情節(jié)輕重扣[X][X]分；因單據(jù)問題給公司造成經(jīng)濟損失的，除追究相關(guān)責任人責任外，扣績效分[X]分，并給予相應的經(jīng)濟處罰。完整性：回收的送貨單據(jù)缺少必要聯(lián)次或重要信息的，每次扣[X]分。七、送貨單據(jù)丟失的處理（一）發(fā)現(xiàn)丟失1.送貨人員、銷售部門或其他相關(guān)人員發(fā)現(xiàn)送貨單據(jù)丟失后，應立即報告上級領(lǐng)導，并采取措施防止損失擴大。2.報告內(nèi)容應包括丟失送貨單據(jù)的種類、編號、涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容、可能造成的影響等。（二）調(diào)查與核實1.公司相關(guān)部門組成調(diào)查小組，對送貨單據(jù)丟失事件進行調(diào)查。2.調(diào)查內(nèi)容包括送貨單據(jù)的去向、丟失原因、是否存在違規(guī)操作等。3.通過與客戶溝通、查閱相關(guān)記錄、詢問當事人等方式，核實送貨單據(jù)的真實性和業(yè)務(wù)發(fā)生情況。（三）補救措施1.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，采取相應的補救措施。如能夠與客戶協(xié)商重新開具送貨單據(jù)的，應盡快辦理；如無法重新開具，應提供其他能夠證明貨物交付的有效證據(jù)，如運輸記錄、客戶簽收證明、發(fā)票等。