PAGE檔案盒管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案盒管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在經營管理、生產活動、科研開發(fā)等過程中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案盒的分類與編號（一）檔案盒分類1.行政檔案類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，人事檔案，勞動合同，培訓記錄，考勤記錄等。2.財務檔案類：涵蓋會計憑證、賬簿、報表，財務審計報告，稅務申報資料，資金管理文件等。3.業(yè)務檔案類：根據公司業(yè)務類型劃分，如銷售業(yè)務檔案（客戶資料、銷售合同、訂單等）、采購業(yè)務檔案（供應商資料、采購合同、采購訂單等）、生產業(yè)務檔案（生產計劃、工藝流程、產品質量記錄等）、研發(fā)業(yè)務檔案（研發(fā)項目資料、技術文檔、專利申請文件等）。4.工程檔案類：針對公司工程項目形成的檔案，包括項目立項文件、可行性研究報告、設計圖紙、施工資料、竣工驗收文件等。5.其他檔案類：除上述類別外的其他檔案，如企業(yè)文化建設資料、對外宣傳資料、法律事務文件等。（二）檔案盒編號1.采用層次編碼法對檔案盒進行編號。編號由類別代碼、年份代碼、流水號組成。2.類別代碼：按照檔案盒分類，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政檔案類，“B”代表財務檔案類，“C”代表業(yè)務檔案類，“D”代表工程檔案類，“E”代表其他檔案類。3.年份代碼：用四位阿拉伯數字表示檔案形成的年份，如“2023”。4.流水號：按照檔案盒在該類別下的排列順序，從“001”開始依次編號。5.示例：行政檔案類2023年的第5個檔案盒編號為“A2023005”。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保本部門在工作活動中形成的各類文件材料及時、完整地收集齊全。2.對于外來文件，如上級部門下發(fā)的文件、與外部單位簽訂的合同等，由相關接收部門負責收集，并及時移交檔案管理部門。3.員工在工作中形成的個人業(yè)務檔案，如工作成果報告、項目總結等，應在規(guī)定時間內提交至所在部門，由部門統(tǒng)一整理后移交檔案管理部門。（二）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，將重要文件與一般文件分開整理。3.便于檔案的保管、查閱和利用。（三）整理方法1.分類：按照檔案盒分類標準，對收集到的文件材料進行分類。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法組成案卷。如行政公文按照發(fā)文時間順序組卷，會計憑證按照月份順序組卷等。3.編目：對每卷檔案編制卷內文件目錄，包括文件題名、文號、日期、責任者、頁數等項目。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交公司檔案管理部門。2.對于重大項目、緊急事項等形成的檔案，應在項目結束或事項處理完畢后的一個月內及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的完整性和準確性。2.填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的類別、數量、起止日期等信息。3.將檔案連同檔案移交清單一并移交公司檔案管理部門，雙方辦理交接手續(xù)，簽字確認。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案存放安全。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.按照檔案盒編號順序，將檔案盒存放在檔案柜中，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，防止數據丟失。同時，建立電子檔案目錄索引，方便查詢。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管檔案：主要包括公司章程、股東名冊、股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄、公司年度財務報告、重要合同協(xié)議、涉及公司重大權益的文件等。3.定期保管檔案：根據檔案的重要程度和利用價值，確定不同的保管期限，一般分為3年、5年、10年、15年、20年等。具體保管期限參照國家有關規(guī)定和公司實際情況確定。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和存放位置準確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應及時采取措施進行處理，并向上級報告。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人需經公司分管領導批準后方可查閱。3.外部單位查閱公司檔案，須持有單位介紹信，注明查閱內容和目的，經公司總經理批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人提交《檔案查閱申請表》，按照審批權限進行審批。2.檔案管理部門根據審批結果，提供相應的檔案，并在查閱現場進行監(jiān)督。3.查閱人員應在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門對檔案的查閱和利用情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內容、利用方式等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供參考依據。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價值的。2.因保管不善等原因導致檔案損壞、變質，無法修復且無利用價值的。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，在保密期限屆滿后，經公司批準可以銷毀的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門對擬銷毀的檔案進行鑒定，填寫《檔案銷毀鑒定表》，注明檔案名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息，經公司分管領導審核、總經理批準后，方可進行銷毀。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。