PAGE禮品管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強公司禮品管理，規(guī)范禮品的采購、使用、保管及處置等流程，確保禮品使用的合理性、合規(guī)性和有效性，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及全體員工在業(yè)務(wù)往來、商務(wù)活動、員工福利等方面涉及禮品管理的相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司行為合法合規(guī)。2.合理性原則：禮品的選擇、贈送應(yīng)基于合理的業(yè)務(wù)需求和目的，避免過度或不當(dāng)贈送。3.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格控制禮品費用支出，確保在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行禮品相關(guān)活動。4.記錄與透明原則：對禮品的采購、發(fā)放、使用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，保證過程透明可追溯。二、禮品采購管理（一）采購申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要采購禮品時，應(yīng)提前填寫《禮品采購申請表》，詳細(xì)注明采購禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計金額等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政管理部門。行政管理部門對申請的必要性、合理性進(jìn)行初步審核。3.對于涉及重大業(yè)務(wù)活動或高額禮品采購的申請，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購渠道選擇1.優(yōu)先選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。可通過招標(biāo)、詢價、比選等方式確定供應(yīng)商名單。2.建立供應(yīng)商評估機制，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評估，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。（三）采購流程1.行政管理部門根據(jù)審批通過的采購申請，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單或合同，明確采購的各項細(xì)節(jié)。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求提供禮品。采購人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保按時到貨。3.禮品到貨后，采購人員應(yīng)會同相關(guān)部門進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否符合采購要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。（四）采購發(fā)票與付款1.供應(yīng)商應(yīng)按照規(guī)定提供合法有效的發(fā)票。采購人員在收到發(fā)票后，應(yīng)及時進(jìn)行審核，確保發(fā)票信息準(zhǔn)確無誤。2.審核通過的發(fā)票按照公司財務(wù)報銷流程進(jìn)行付款申請，經(jīng)財務(wù)部門審核后安排付款。三、禮品使用管理（一）使用范圍1.業(yè)務(wù)往來：用于與客戶、合作伙伴等建立良好合作關(guān)系，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作的開展。2.商務(wù)活動：如展會、研討會、商務(wù)宴請等場合，作為公司形象展示和交流的載體。3.員工福利：在節(jié)日、生日、員工表彰等特殊時期，為員工發(fā)放福利禮品。（二）使用審批1.業(yè)務(wù)往來禮品的使用，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出申請，詳細(xì)說明禮品贈送對象、活動背景、預(yù)計效果等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。2.商務(wù)活動禮品的使用，由活動組織部門填寫《商務(wù)活動禮品使用申請表》，經(jīng)活動負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.員工福利禮品的使用，由行政管理部門根據(jù)公司既定的福利政策和計劃進(jìn)行安排，報公司領(lǐng)導(dǎo)備案。（三）贈送方式與記錄1.禮品贈送應(yīng)遵循適當(dāng)?shù)姆绞胶蛨龊希_保禮品的送達(dá)能夠達(dá)到預(yù)期效果。2.對于每一次禮品贈送，應(yīng)詳細(xì)記錄贈送時間、贈送對象、禮品名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息，填寫《禮品贈送記錄單》。記錄單應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計。四、禮品保管管理（一）保管責(zé)任1.行政管理部門負(fù)責(zé)公司禮品的統(tǒng)一保管工作，指定專人負(fù)責(zé)禮品的收發(fā)、存儲和盤點等事宜。2.各部門如有臨時保管禮品的需求，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并向行政管理部門報備。（二）保管場所與設(shè)施1.設(shè)立專門的禮品倉庫或存儲區(qū)域，確保保管場所安全、通風(fēng)、防潮、防蟲。2.配備必要的存儲設(shè)備，如貨架、保險柜等，以保證禮品的妥善存放。（三）入庫與出庫管理1.禮品入庫時，保管人員應(yīng)根據(jù)采購驗收情況，核對禮品的數(shù)量、規(guī)格等信息，辦理入庫手續(xù)，并填寫《禮品入庫登記表》。2.禮品出庫時，保管人員應(yīng)根據(jù)審批通過的使用申請，核實領(lǐng)取人員身份，發(fā)放禮品，并填寫《禮品出庫登記表》。（四）盤點與清查1.定期對禮品進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為季度或年度盤點。2.盤點過程中如發(fā)現(xiàn)禮品短缺、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫《禮品盤盈盤虧報告表》，報相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)處理。五、禮品處置管理（一）閑置禮品處理1.對于長期閑置且不再具有使用價值的禮品，由行政管理部門提出處置申請。2.處置方式可包括捐贈、變賣等。捐贈禮品應(yīng)選擇合法合規(guī)的慈善機構(gòu)，并辦理相關(guān)捐贈手續(xù)；變賣禮品應(yīng)通過公開、公平、公正的方式進(jìn)行，確保處置價格合理。（二）過期或損壞禮品處理1.對于過期、變質(zhì)或損壞的禮品，應(yīng)及時清理，并填寫《過期/損壞禮品處理登記表》。2.經(jīng)相關(guān)部門審核后，按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，避免造成環(huán)境污染。六、禮品預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年年初，行政管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、歷史禮品使用情況等因素，編制年度禮品預(yù)算草案。2.預(yù)算草案應(yīng)明確各類禮品的預(yù)算金額、使用范圍、分配原則等內(nèi)容，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行禮品采購和使用活動，不得超預(yù)算支出。2.行政管理部門定期對禮品預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中的偏差，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)整。（三）預(yù)算調(diào)整1.如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要或其他特殊原因，確需調(diào)整禮品預(yù)算的，由相關(guān)部門提出預(yù)算調(diào)整申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排。2.預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政管理部門負(fù)責(zé)對預(yù)算進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并確保調(diào)整后的預(yù)算得到有效執(zhí)行。七、禮品監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對禮品管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查禮品采購、使用、保管、處置等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.行政管理部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報禮品管理工作情況，接受公司內(nèi)部的監(jiān)督檢查。（二）外部審計1.按照國家法律法規(guī)和相關(guān)監(jiān)管要求，配合外部審計機構(gòu)對公司禮品管理情況進(jìn)行審計。2.對于外部審計提出的數(shù)