PAGE公文規(guī)范行文制度一、總則（一）目的為確保公司公文的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高公文處理效率和質(zhì)量，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在公文撰寫、收發(fā)、傳遞、存檔等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.合法性原則：公文的撰寫和處理必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，表述清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤信息。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循公文的格式、字體、排版等規(guī)范要求，確保公文的一致性和專業(yè)性。4.時(shí)效性原則：及時(shí)撰寫、傳遞和處理公文，確保信息的及時(shí)傳達(dá)和工作的高效執(zhí)行，避免延誤。二、公文種類及定義（一）決議適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。（二）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（三）命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。（四）公報(bào)適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。（五）公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（六）通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（七）意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。（八）通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（九）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。（十）報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。（十一）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（十二）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。（十三）議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。（十四）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十五）紀(jì)要適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。三、公文格式（一）頁面設(shè)置1.紙張：A4紙，縱向排版。2.頁邊距：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.主送機(jī)關(guān)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。3.正文：一般用三號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.[附件名稱]”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文：一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文：一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。6.附注：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。7.附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用三號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。（三）版記1.抄送機(jī)關(guān)：如有抄送機(jī)關(guān)，一般用四號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用四號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。四、行文規(guī)則（一）行文關(guān)系1.公司各部門之間、部門與分支機(jī)構(gòu)之間、分支機(jī)構(gòu)與分支機(jī)構(gòu)之間的行文，應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)和隸屬關(guān)系，遵循有隸屬關(guān)系的上級(jí)對(duì)下級(jí)行文，下級(jí)對(duì)上級(jí)行文需經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)或根據(jù)授權(quán)行文；無隸屬關(guān)系的部門之間一般用函行文的原則。2.公司與外部單位的行文，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)往來的性質(zhì)和需求，按照相關(guān)規(guī)定確定行文關(guān)系。（二）行文內(nèi)容要求1.主題明確：公文應(yīng)圍繞一個(gè)明確的主題展開，避免內(nèi)容分散、雜亂。2.邏輯清晰：各部分內(nèi)容之間應(yīng)具有合理的邏輯關(guān)系，層次分明，便于閱讀和理解。3.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：涉及的數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，引用的法律法規(guī)、政策文件等應(yīng)最新有效。4.語言簡(jiǎn)潔：公文語言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免冗長(zhǎng)、繁瑣的表述，能用簡(jiǎn)潔語言表達(dá)清楚的，不得使用復(fù)雜語句。（三）行文程序1.擬稿：公文由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)擬稿。擬稿人應(yīng)準(zhǔn)確把握發(fā)文意圖，按照公文格式和內(nèi)容要求認(rèn)真撰寫，確保公文質(zhì)量。擬稿完成后，需經(jīng)擬稿部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審核：擬稿部門將公文送辦公室審核。辦公室主要審核公文的格式、內(nèi)容、行文關(guān)系、語言表達(dá)等是否符合要求。審核通過后，辦公室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.會(huì)簽：涉及多個(gè)部門的公文，需進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，提出意見和建議。會(huì)簽完成后，各會(huì)簽部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.簽發(fā)：審核、會(huì)簽后的公文，按照公司領(lǐng)導(dǎo)分工，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要公文需經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)簽發(fā)。5.編號(hào)：辦公室對(duì)簽發(fā)后的公文進(jìn)行編號(hào)登記，編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編排，確保公文編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。6.印發(fā)：編號(hào)登記后的公文，由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。印發(fā)時(shí)應(yīng)確保公文格式規(guī)范、印刷清晰，并按照規(guī)定的范圍進(jìn)行發(fā)放。五、公文撰寫規(guī)范（一）標(biāo)題撰寫1.標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。2.標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免使用過于復(fù)雜或生僻的詞匯，同時(shí)要注意語法正確、標(biāo)點(diǎn)使用恰當(dāng)。（二）正文撰寫1.開頭應(yīng)簡(jiǎn)要說明發(fā)文的目的、依據(jù)或背景，引起讀者的注意。2.正文主體部分應(yīng)詳細(xì)闡述公文的內(nèi)容，按照邏輯順序進(jìn)行組織，層次分明。3.結(jié)尾應(yīng)根據(jù)公文的性質(zhì)和內(nèi)容，提出明確的要求、措施或結(jié)論，做到簡(jiǎn)潔有力。（三）語言規(guī)范1.公文語言應(yīng)使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語普通話，避免使用方言、口語或網(wǎng)絡(luò)用語。2.用詞應(yīng)準(zhǔn)確恰當(dāng)，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯。3.語句應(yīng)通順流暢，避免出現(xiàn)語病、錯(cuò)別字或標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤。六、公文處理流程（一）收文1.簽收：辦公室收到外部來文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收登記，注明來文日期、文號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)等信息。2.登記：對(duì)簽收的公文進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄公文的來源、去向、處理情況等。3.初審：辦公室對(duì)收文進(jìn)行初審，根據(jù)公文的內(nèi)容和性質(zhì)，確定承辦部門。4.分發(fā)：將初審后的公文分發(fā)給相關(guān)承辦部門。承辦部門收到公文后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行處理。（二）承辦1.閱讀研究：承辦部門收到公文后，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員閱讀研究公文內(nèi)容，了解發(fā)文意圖和要求。2.提出辦理意見：承辦人員根據(jù)公文內(nèi)容和本部門職責(zé)，提出具體的辦理意見和措施。辦理意見應(yīng)明確、可行，并經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.處理落實(shí)：承辦部門按照辦理意見認(rèn)真組織實(shí)施，確保公文要求得到有效落實(shí)。在處理過程中，如遇問題或需要協(xié)調(diào)其他部門，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)商。（三）催辦1.辦公室對(duì)承辦部門的公文處理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保公文按時(shí)限要求處理完畢。2.催辦過程中，如發(fā)現(xiàn)承辦部門存在拖延或處理不當(dāng)?shù)那闆r，應(yīng)及時(shí)提醒并督促其加快辦理進(jìn)度。（四）答復(fù)1.承辦部門對(duì)需要答復(fù)的公文，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予準(zhǔn)確、規(guī)范的答復(fù)。答復(fù)內(nèi)容應(yīng)針對(duì)來文提出的問題和要求，明確、具體，不得推諉或含糊不清。2.答復(fù)公文應(yīng)按照正式公文的格式進(jìn)行撰寫，經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，送辦公室審核編號(hào)，然后印發(fā)給發(fā)文機(jī)關(guān)。（五）發(fā)文1.擬稿：參照公文撰寫規(guī)范進(jìn)行擬稿。2.審核：同行文規(guī)則中的審核要求。3.會(huì)簽：同行文規(guī)則中的會(huì)簽要求。4.簽發(fā)：同行文規(guī)則中的簽發(fā)要求。5.編號(hào)：同行文規(guī)則中的編號(hào)要求。6.排版印刷：按照公文格式要求進(jìn)行排版印刷，確保公文格式規(guī)范、印刷清晰。7.用印：公文印刷完成后，在規(guī)定位置加蓋公司印章。印章應(yīng)端正、清晰，不得模糊或歪斜。8.分發(fā)：按照規(guī)定的范圍將公文分發(fā)給相關(guān)部門和人員。（六）歸檔1.公文處理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將公文定稿、正本及相關(guān)材料整理歸檔。2.辦公室負(fù)責(zé)對(duì)歸檔的公文進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，建立健全公文檔案管理制度，確保公文檔案的完整、安全和有效利用。七、公文保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等重要信息以及未公開的政策、決策、會(huì)議紀(jì)要等公文。2.標(biāo)注“機(jī)密”“秘密”等密級(jí)的公文。（二）保密措施1.嚴(yán)格控制公文的傳閱范圍，對(duì)涉及保密內(nèi)容的公文，應(yīng)限定在知悉范圍內(nèi)的人員傳閱，并做好傳閱記錄。2.涉密公文應(yīng)在專門的保密場(chǎng)所存放，使用完畢后及時(shí)歸還，不得隨意帶出或轉(zhuǎn)借他人。