PAGE數(shù)據(jù)銷毀制度規(guī)范一、總則（一）目的為確保公司/組織數(shù)據(jù)的安全性、保密性和合規(guī)性，規(guī)范數(shù)據(jù)銷毀流程，防止數(shù)據(jù)被不當(dāng)獲取或使用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及數(shù)據(jù)存儲、處理、傳輸?shù)牟块T和人員，包括但不限于信息技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等。所涉及的數(shù)據(jù)包括但不限于電子文檔、數(shù)據(jù)庫記錄、系統(tǒng)日志、客戶信息、商業(yè)機密等各類以電子形式存在的信息。（三）基本原則1.合法性原則數(shù)據(jù)銷毀活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保銷毀行為的合法性和合規(guī)性。2.完整性原則對需要銷毀的數(shù)據(jù)進行全面、徹底的銷毀，保證數(shù)據(jù)無法被恢復(fù)或還原，防止數(shù)據(jù)殘留造成安全隱患。3.可追溯性原則建立完善的記錄和審計機制，對數(shù)據(jù)銷毀的全過程進行詳細(xì)記錄，以便在需要時能夠進行追溯和查詢。4.保密性原則在數(shù)據(jù)銷毀過程中，嚴(yán)格保護數(shù)據(jù)所有者的隱私和商業(yè)機密，防止信息泄露。二、數(shù)據(jù)銷毀的范圍與判定標(biāo)準(zhǔn)（一）數(shù)據(jù)銷毀的范圍1.過期數(shù)據(jù)超過規(guī)定保存期限的數(shù)據(jù)，如財務(wù)報表、業(yè)務(wù)合同等，在確認(rèn)不再具有業(yè)務(wù)價值后，應(yīng)進行銷毀。2.廢棄數(shù)據(jù)因業(yè)務(wù)調(diào)整、系統(tǒng)升級等原因不再使用或已無用處的數(shù)據(jù)，包括舊的數(shù)據(jù)庫備份、測試數(shù)據(jù)等。3.敏感數(shù)據(jù)包含個人隱私信息、商業(yè)機密、國家機密等敏感內(nèi)容的數(shù)據(jù)，在其使用目的達(dá)成后，應(yīng)及時進行銷毀。4.故障或損壞的數(shù)據(jù)因存儲介質(zhì)故障、系統(tǒng)崩潰等原因?qū)е聼o法正常訪問或已損壞的數(shù)據(jù)，經(jīng)評估無法修復(fù)且不再需要時，應(yīng)予以銷毀。（二）數(shù)據(jù)銷毀的判定標(biāo)準(zhǔn)1.業(yè)務(wù)需求判定根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)使用目的，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門和數(shù)據(jù)所有者共同評估數(shù)據(jù)是否已不再具有業(yè)務(wù)價值，以此作為判定是否需要銷毀的重要依據(jù)。2.法律法規(guī)判定依據(jù)國家法律法規(guī)以及行業(yè)監(jiān)管要求，確定數(shù)據(jù)的保存期限和合規(guī)性要求。當(dāng)數(shù)據(jù)達(dá)到規(guī)定的保存期限或不符合相關(guān)法律法規(guī)要求時，應(yīng)判定為需要銷毀。3.安全風(fēng)險判定對存在安全隱患的數(shù)據(jù)，如被病毒感染、遭受黑客攻擊的數(shù)據(jù)，或可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險的數(shù)據(jù)，經(jīng)安全評估后，若修復(fù)成本過高或無法有效消除風(fēng)險，應(yīng)判定為需要銷毀。三、數(shù)據(jù)銷毀的流程（一）申請與審批1.申請部門或人員各部門或人員在確定需要銷毀數(shù)據(jù)時，應(yīng)填寫《數(shù)據(jù)銷毀申請表》，詳細(xì)說明數(shù)據(jù)的名稱、存儲位置、數(shù)量、用途、預(yù)計銷毀時間等信息。2.審批流程《數(shù)據(jù)銷毀申請表》提交至本部門負(fù)責(zé)人進行初審，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核申請的必要性、數(shù)據(jù)的敏感性以及是否符合相關(guān)規(guī)定。初審?fù)ㄟ^后，申請表流轉(zhuǎn)至信息技術(shù)部門進行技術(shù)可行性評估，確認(rèn)數(shù)據(jù)是否能夠被有效銷毀以及銷毀方式的合理性。信息技術(shù)部門評估通過后，申請表提交至數(shù)據(jù)安全管理部門進行最終審批。數(shù)據(jù)安全管理部門應(yīng)綜合考慮數(shù)據(jù)的重要性、合規(guī)性以及潛在風(fēng)險等因素，做出審批決定。對于涉及敏感數(shù)據(jù)或重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的銷毀申請，應(yīng)提交至公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)進行審批。（二）數(shù)據(jù)備份與清理1.數(shù)據(jù)備份在進行數(shù)據(jù)銷毀前，應(yīng)對需要銷毀的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的位置，并按照公司/組織的備份管理制度進行管理。備份數(shù)據(jù)的保存期限應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和法律法規(guī)要求確定，以滿足可能的審計和追溯需求。2.數(shù)據(jù)清理對申請銷毀的數(shù)據(jù)進行清理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。清理過程中應(yīng)刪除所有與該數(shù)據(jù)相關(guān)的副本、引用和關(guān)聯(lián)信息，防止數(shù)據(jù)殘留。同時，應(yīng)對數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)進行檢查，確認(rèn)數(shù)據(jù)已被徹底清除。（三）銷毀方式選擇1.物理銷毀對于存儲有敏感數(shù)據(jù)或重要信息的存儲介質(zhì)，如硬盤、磁帶、光盤等，應(yīng)采用物理銷毀方式，如粉碎、消磁、焚燒等。物理銷毀應(yīng)確保存儲介質(zhì)無法被修復(fù)或還原，以達(dá)到徹底銷毀數(shù)據(jù)的目的。2.軟件擦除對于一些可擦除的存儲設(shè)備，如固態(tài)硬盤（SSD），可采用軟件擦除的方式進行數(shù)據(jù)銷毀。軟件擦除應(yīng)使用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具，按照多次覆蓋的方式進行操作，確保數(shù)據(jù)被徹底清除。3.數(shù)據(jù)覆蓋對于一些無法進行物理銷毀或軟件擦除的存儲介質(zhì)，可采用數(shù)據(jù)覆蓋的方式進行銷毀。數(shù)據(jù)覆蓋應(yīng)使用隨機生成的數(shù)據(jù)對存儲介質(zhì)進行多次覆蓋，覆蓋次數(shù)應(yīng)根據(jù)存儲介質(zhì)的類型和數(shù)據(jù)的敏感性確定，一般不少于三次。（四）銷毀實施1.選擇專業(yè)服務(wù)機構(gòu)對于復(fù)雜或大規(guī)模的數(shù)據(jù)銷毀任務(wù)，公司/組織可選擇專業(yè)的數(shù)據(jù)銷毀服務(wù)機構(gòu)進行實施。在選擇服務(wù)機構(gòu)時，應(yīng)進行嚴(yán)格的資質(zhì)審查和評估，確保其具備專業(yè)的技術(shù)能力、良好的信譽和完善的保密措施。2.簽訂服務(wù)合同與選定的數(shù)據(jù)銷毀服務(wù)機構(gòu)簽訂詳細(xì)的服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括數(shù)據(jù)銷毀的范圍、方式、時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容，并要求服務(wù)機構(gòu)提供數(shù)據(jù)銷毀過程的詳細(xì)記錄和報告。3.現(xiàn)場監(jiān)督在數(shù)據(jù)銷毀過程中，公司/組織應(yīng)安排專人進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀操作按照預(yù)定的方式和流程進行，防止數(shù)據(jù)泄露或其他安全事故的發(fā)生。監(jiān)督人員應(yīng)記錄銷毀過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和數(shù)據(jù)，如銷毀設(shè)備的運行情況、存儲介質(zhì)的編號和數(shù)量等。（五）銷毀記錄與報告1.銷毀記錄數(shù)據(jù)銷毀服務(wù)機構(gòu)應(yīng)在銷毀完成后，向公司/組織提供詳細(xì)的銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員、銷毀的數(shù)據(jù)清單等信息。公司/組織應(yīng)將銷毀記錄進行妥善保存，作為數(shù)據(jù)銷毀的重要憑證。2.銷毀報告數(shù)據(jù)銷毀服務(wù)機構(gòu)應(yīng)編寫銷毀報告，對數(shù)據(jù)銷毀的過程和結(jié)果進行總結(jié)和評估。銷毀報告應(yīng)包括數(shù)據(jù)銷毀的基本情況、采用的銷毀方式、銷毀效果評估、存在的問題及改進建議等內(nèi)容。公司/組織應(yīng)將銷毀報告提交至數(shù)據(jù)安全管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門，作為數(shù)據(jù)管理和決策的參考依據(jù)。四、數(shù)據(jù)銷毀的監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查數(shù)據(jù)安全管理部門應(yīng)定期對公司/組織的數(shù)據(jù)銷毀情況進行檢查，包括銷毀記錄的完整性、銷毀方式的合規(guī)性、存儲介質(zhì)的處理情況等。檢查頻率應(yīng)根據(jù)公司/組織的數(shù)據(jù)規(guī)模和業(yè)務(wù)需求確定，一般每年不少于一次。2.不定期抽查數(shù)據(jù)安全管理部門應(yīng)不定期對各部門的數(shù)據(jù)銷毀工作進行抽查，核實數(shù)據(jù)銷毀申請的真實性、審批流程的執(zhí)行情況以及銷毀操作的實際效果。抽查結(jié)果應(yīng)及時反饋給相關(guān)部門，并要求其進行整改。（二）外部審計1.委托審計機構(gòu)公司/組織應(yīng)定期委托專業(yè)的審計機構(gòu)對數(shù)據(jù)銷毀制度的執(zhí)行情況進行審計，審計內(nèi)容包括數(shù)據(jù)銷毀流程的合規(guī)性、銷毀記錄的真實性和完整性、數(shù)據(jù)安全管理措施的有效性等。2.審計報告與整改審計機構(gòu)應(yīng)出具詳細(xì)的審計報告，對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議。公司/組織應(yīng)根據(jù)審計報告的要求，及時進行整改，并將整改情況反饋給審計機構(gòu)。整改情況應(yīng)作為公司/組織數(shù)據(jù)安全管理工作的重要考核內(nèi)容。五、數(shù)據(jù)銷毀過程中的安全與保密措施（一）人員安全管理1.背景審查參與數(shù)據(jù)銷毀工作的人員應(yīng)進行嚴(yán)格的背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和安全意識，無違法違紀(jì)記錄。2.培訓(xùn)教育對參與數(shù)據(jù)銷毀工作的人員進行定期的安全培訓(xùn)和教育，使其熟悉數(shù)據(jù)銷毀的流程、方法和安全保密要求，提高其安全意識和操作技能。3.監(jiān)督管理在數(shù)據(jù)銷毀過程中，應(yīng)加強對工作人員的監(jiān)督管理，要求其嚴(yán)格遵守操作規(guī)程和保密制度，不得擅自泄露數(shù)據(jù)信息或違規(guī)操作。（二）環(huán)境安全管理1.銷毀場所選擇數(shù)據(jù)銷毀應(yīng)在安全、保密的場所進行，銷毀場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施，防止數(shù)據(jù)在銷毀過程中受到損壞或泄露。2.安全防護措施在銷毀場所設(shè)置必要的安全防護設(shè)備，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等，對銷毀過程進行實時監(jiān)控，確保銷毀工作的安全性。同時，應(yīng)采取措施防止無關(guān)人員進入銷毀場所。（三）數(shù)據(jù)保密措施1.保密協(xié)議簽訂與數(shù)據(jù)銷毀服務(wù)機構(gòu)、參與銷毀工作的人員簽訂保密協(xié)議，明確其在數(shù)據(jù)銷毀過程中的保密義務(wù)和違約責(zé)任，防止數(shù)據(jù)泄露。2.數(shù)據(jù)傳輸加密在數(shù)據(jù)傳輸過程中，應(yīng)采用加密技術(shù)對數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全性和保密性。3.存儲介質(zhì)標(biāo)識與管理對存儲有數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)進行標(biāo)識和管理，明確其存儲的數(shù)據(jù)內(nèi)容、敏感程度和處理狀態(tài)。在數(shù)據(jù)銷毀后，應(yīng)對存儲介質(zhì)進行標(biāo)識銷毀或物理銷毀，防止其被再次使用。六、數(shù)據(jù)銷毀相關(guān)人員的職責(zé)與權(quán)限（一）數(shù)據(jù)所有者1.數(shù)據(jù)評估與申請負(fù)責(zé)對其所擁有的數(shù)據(jù)進行評估，確定是否需要銷毀，并填寫《數(shù)據(jù)銷毀申請表》，提出數(shù)據(jù)銷毀申請。2.業(yè)務(wù)需求確認(rèn)在數(shù)據(jù)銷毀過程中，協(xié)助相關(guān)部門和人員確認(rèn)數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)需求和使用目的，確保數(shù)據(jù)銷毀的合理性和必要性。3.監(jiān)督銷毀過程有權(quán)對數(shù)據(jù)銷毀過程進行監(jiān)督，確保數(shù)據(jù)銷毀符合其業(yè)務(wù)需求和安全要求。（二）部門負(fù)責(zé)人1.初審申請對本部門提交的《數(shù)據(jù)銷毀申請表》進行初審，審核申請的必要性、數(shù)據(jù)的敏感性以及是否符合相關(guān)規(guī)定，簽署初審意見。2.協(xié)調(diào)資源負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)本部門的數(shù)據(jù)銷毀工作，提供必要的資源支持，確保數(shù)據(jù)銷毀工作的順利進行。3.監(jiān)督執(zhí)行情況監(jiān)督本部門數(shù)據(jù)銷毀工作的執(zhí)行情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理和整改。（三）信息技術(shù)部門人員1.技術(shù)評估對《數(shù)據(jù)銷毀申請表》進行技術(shù)可行性評估，確定數(shù)據(jù)銷毀的方式和技術(shù)手段，提供技術(shù)支持和建議。2.數(shù)據(jù)備份與清理負(fù)責(zé)按照規(guī)定對需要銷毀的數(shù)據(jù)進行備份和清理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，并協(xié)助進行數(shù)據(jù)銷毀操作。3.技術(shù)監(jiān)督在數(shù)據(jù)銷毀過程中，對技術(shù)操作進行監(jiān)督，確保銷毀方式的有效性和合規(guī)性，防止因技術(shù)問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)殘留或泄露。（四）數(shù)據(jù)安全管理部門人員1.審批申請對《數(shù)據(jù)銷毀申請表》進行最終審批，綜合考慮數(shù)據(jù)的重要性、合規(guī)性以及潛在風(fēng)險等因素，做出審批決定。2.制度制定與監(jiān)督負(fù)責(zé)制定和完善數(shù)據(jù)銷毀制度規(guī)范，監(jiān)督各部門數(shù)據(jù)銷毀制度的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行調(diào)查和處理。3.審計與整改定期對公司/組織的數(shù)據(jù)銷毀情況進行審計，對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。（五）數(shù)據(jù)銷毀服務(wù)機構(gòu)人員1.專業(yè)操作按照合同要求和公司/組織的規(guī)定，采用專業(yè)的技術(shù)手段和方法對數(shù)據(jù)進行銷毀操作，確保銷毀效果符合要求。2.記錄與報告在數(shù)據(jù)銷毀過程中，詳細(xì)記錄銷毀操作的過程和結(jié)果，編寫銷毀報告，并及時提交給公司/組織。3.保密與合規(guī)