PAGE規(guī)范檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，確保檔案資料的齊全、完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。7.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案室移交。2.明確本部門兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.在工作中嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。（三）員工職責(zé)1.員工在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，不得據(jù)為己有。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守借閱規(guī)定，按時(shí)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室報(bào)告，并協(xié)助采取相應(yīng)措施。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.公司/組織內(nèi)部的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)等文件。5.各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。6.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等專項(xiàng)檔案。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄，繪制竣工圖等。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立檔案目錄，分類裝訂。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，分類存放，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.人事檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，新員工入職后一個(gè)月內(nèi)完成檔案整理歸檔。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定整理成冊，移交檔案室保管。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和規(guī)定，及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案管理人員對收集整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。2.在規(guī)定的歸檔期限內(nèi)，將檔案移交至檔案室。3.檔案室對移交的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等，對不符合要求的檔案，退回原部門重新整理。（三）移交手續(xù)1.檔案移交時(shí)，雙方應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。2.移交清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。五、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜設(shè)施等。3.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.按照檔案的分類、編號(hào)順序，將檔案上架存放，標(biāo)識(shí)清晰。2.不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分開存放。3.對電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，異地存放。（三）庫房管理1.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。2.定期對庫房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。3.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。六、檔案的利用（一）借閱制度1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案室根據(jù)借閱申請表，對借閱檔案進(jìn)行審核，符合條件的予以借閱，并登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、借閱人等信息。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并在復(fù)印件上注明用途。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案室應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有問題，及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（二）查閱制度1.本公司/組織員工因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案室查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案，應(yīng)指定專人陪同。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案鑒定銷毀清單。（四）銷毀程序1.檔案鑒定銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案鑒定銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編目、存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的有序管理。（三）系統(tǒng)管理1.配備專業(yè)的檔案信息化管理人員，負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理。2.制定檔案信息化管理系統(tǒng)的操作規(guī)程和安全管理制度，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的性能和功能。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)。（二）考核評價(jià)1.建立檔案管理工作考核評價(jià)機(jī)制，對各部門和檔案管理人員的檔案管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核評價(jià)結(jié)果作為部門和個(gè)人績效考核的重