PAGE制度類檔案管理規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司制度類檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司各類制度文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等全過程管理。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制度類檔案的集中統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，建立檔案檢索工具，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置。2.各部門負(fù)責(zé)本部門制度文件的形成、收集、整理，并按照規(guī)定時間移交檔案管理部門；指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案的真實、完整；配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。二、制度文件的形成與收集（一）制度制定要求1.制度制定應(yīng)遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的發(fā)展戰(zhàn)略和管理需求，確保制度的合法性、合規(guī)性和有效性。2.制度內(nèi)容應(yīng)明確、具體、可操作，避免模糊不清和歧義性表述。3.制度制定過程中應(yīng)充分征求相關(guān)部門和人員的意見，進(jìn)行必要的論證和審核。（二）文件收集范圍1.公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、管理辦法、實施細(xì)則等正式文件。2.制度制定過程中的征求意見稿、討論稿、修改稿等相關(guān)文檔。3.制度的解釋、補(bǔ)充、修訂等相關(guān)文件。（三）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門形成的制度文件，并按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行整理。2.對于制度制定過程中的重要文檔，應(yīng)進(jìn)行妥善保存，確保其完整性。3.制度文件收集后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門，不得擅自留存或銷毀。三、制度文件的整理（一）分類原則制度類檔案按照公司管理職能和業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類，確保分類科學(xué)合理，便于查找和管理。（二）分類方法1.行政管理類：包括公司組織架構(gòu)、行政辦公、人力資源、財務(wù)管理、審計監(jiān)察等方面的制度文件。2.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)板塊，如市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、供應(yīng)鏈管理等，分別設(shè)立相應(yīng)的類別，存放各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的制度文件。3.其他類：如企業(yè)文化建設(shè)、信息化管理等方面的制度文件。（三）編號規(guī)則制度類檔案采用分類編號法進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式為：[分類代碼][年份][流水號]。例如：XMGL2023001，表示項目管理類2023年第1號制度文件。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案目錄應(yīng)按照分類順序進(jìn)行排列，便于查閱。（五）裝訂要求1.制度文件應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。2.對于紙張較少的文件，可采用粘貼或折疊的方式進(jìn)行整理，確保文件的完整性和整齊性。四、制度文件的歸檔（一）歸檔時間各部門應(yīng)在制度文件發(fā)布或生效后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員填寫《制度類檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息。2.檔案管理部門接收檔案后，對移交清單進(jìn)行核對，并在清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門按照分類編號規(guī)則對歸檔檔案進(jìn)行上架存放。五、制度文件的保管（一）保管期限制度類檔案的保管期限分為永久、定期兩種。永久保管的檔案主要包括涉及公司重大權(quán)益、具有長期查考利用價值的制度文件；定期保管的檔案期限分為[X]年、[X]年等，具體期限根據(jù)檔案的重要程度和實際需要確定。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對制度類檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、制度文件的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱制度類檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的制度文件，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、傳播。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱制度類檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對制度文件的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、查閱（借閱）內(nèi)容、審批情況等。七、制度文件的鑒定與銷毀（一）鑒定原則制度文件的鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重剔除的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門等人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)制度文件的鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估。2.對于已到保管期限且確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)