PAGE采購制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正的原則，對待所有供應商，不得偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系，確保采購活動的順利開展。二、采購組織與職責（一）采購部門設置公司設立獨立的采購部門，負責公司各類采購業(yè)務的統(tǒng)一管理。采購部門根據(jù)業(yè)務需要，可設置采購經(jīng)理、采購專員等崗位。（二）采購部門職責1.采購計劃制定：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和庫存狀況，制定合理的采購計劃，明確采購品種、數(shù)量、時間等要求。2.供應商管理：負責供應商的開發(fā)、評估、選擇、考核等工作，建立供應商檔案，維護良好的供應商合作關系。3.采購執(zhí)行：按照采購計劃，組織實施采購活動，包括詢價、比價、議價、簽訂采購合同等，確保采購任務按時完成。4.采購成本控制：通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。5.采購質量控制：參與采購產(chǎn)品的質量檢驗和驗收工作，確保采購產(chǎn)品符合公司要求。6.采購合同管理：負責采購合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作，確保合同的合法性和有效性。7.采購信息管理：收集、整理、分析采購相關信息，為公司決策提供支持。（三）其他部門職責1.需求部門：提出采購需求，明確采購產(chǎn)品或服務的規(guī)格、數(shù)量、質量等要求，并對采購結果進行驗收。2.財務部門：負責采購資金的預算安排、支付審核、賬務處理等工作，對采購成本進行核算和監(jiān)督。3.審計部門：對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為的合法性、合規(guī)性和效益性。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《采購申請表》（以下簡稱申請表），詳細注明采購產(chǎn)品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、預計采購時間等信息，并提交至采購部門。2.申請表應經(jīng)需求部門負責人審核簽字，確保采購需求的合理性和必要性。（二）采購審批1.采購部門收到申請表后，對采購需求進行初步審核，核實需求的真實性和準確性。2.根據(jù)公司采購審批權限規(guī)定，將申請表提交相應層級的領導進行審批。審批通過后，申請表返回采購部門，進入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)；審批不通過的，采購部門應及時與需求部門溝通，說明原因。（三）采購實施1.供應商選擇采購部門根據(jù)采購產(chǎn)品或服務的特點，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證組織機構代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質量認證、業(yè)績信譽等方面的審核，確保供應商具備合法經(jīng)營資格和良好的信譽。根據(jù)供應商的綜合情況，采用評分法或其他合適的方法對供應商進行評估，選擇得分較高的供應商作為候選供應商。采購部門組織相關人員對候選供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質量管理體系、售后服務能力等情況，形成考察報告。根據(jù)考察結果和評估意見，確定最終供應商，并與其簽訂采購合同。2.采購談判采購部門與選定的供應商就采購產(chǎn)品或服務的價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款進行談判，爭取最有利的采購條件。談判過程中，采購人員應充分了解市場行情和供應商成本結構，運用談判技巧，維護公司利益。談判達成一致后，形成談判紀要，作為采購合同的附件。3.采購合同簽訂采購部門根據(jù)談判結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購產(chǎn)品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。采購合同初稿提交至公司法律部門或法律顧問進行審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后，采購部門與供應商簽訂采購合同。采購合同簽訂后，應及時將合同副本分送財務部門、需求部門等相關部門備案。（四）采購驗收1.采購產(chǎn)品或服務到貨前，采購部門應通知需求部門做好驗收準備工作。2.需求部門按照采購合同要求，對采購產(chǎn)品或服務進行驗收。驗收內容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、質量、性能等方面。3.驗收合格的，需求部門應填寫《采購驗收單》（以下簡稱驗收單），經(jīng)需求部門負責人簽字確認后，提交至采購部門；驗收不合格的，需求部門應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等，并在驗收單上注明不合格原因。4.采購部門根據(jù)驗收單和采購合同辦理付款手續(xù)。（五）采購付款1.財務部門根據(jù)采購合同和驗收單，審核采購付款申請。審核內容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收結果、發(fā)票的真實性和合法性等。2.審核通過后，財務部門按照公司財務管理制度和采購合同約定的付款方式，辦理采購付款手續(xù)。3.采購付款后，財務部門應及時進行賬務處理，記錄采購支出情況。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：市場價格波動、供應短缺等因素可能導致采購成本增加或無法按時獲取所需物資。2.供應商風險：供應商破產(chǎn)、違約、質量問題等可能影響公司的正常生產(chǎn)經(jīng)營。3.合同風險：采購合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等可能給公司帶來經(jīng)濟損失。4.內部管理風險：采購流程不規(guī)范、審批環(huán)節(jié)失控、采購人員違規(guī)操作等可能導致采購活動出現(xiàn)問題。（二）風險評估1.采購部門定期對采購風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結果，確定風險等級，為風險應對措施的制定提供依據(jù)。（三）風險應對1.市場風險應對建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機，降低價格波動風險。與供應商簽訂長期合作協(xié)議，鎖定價格，確保供應穩(wěn)定。建立物資儲備制度，合理儲備一定數(shù)量的常用物資，以應對供應短缺情況。2.供應商風險應對加強供應商管理，定期對供應商進行評估和考核，及時淘汰不合格供應商。與重要供應商建立戰(zhàn)略合作伙伴關系，共同應對市場風險。要求供應商提供擔保或購買保險，以降低供應商違約風險。3.合同風險應對加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性和有效性。在合同執(zhí)行過程中，加強與供應商的溝通協(xié)調，及時解決合同糾紛。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，對合同執(zhí)行情況進行實時監(jiān)控，確保合同按時履行。4.內部管理風險應對完善采購流程，明確各環(huán)節(jié)的職責和操作規(guī)范，加強內部監(jiān)督和控制。加強采購人員培訓，提高采購人員的業(yè)務素質和職業(yè)道德水平。建立采購績效評估制度，對采購人員的工作業(yè)績進行考核評價，激勵采購人員積極履行職責。五、采購監(jiān)督與審計（一）監(jiān)督機制1.公司內部設立采購監(jiān)督小組，成員包括采購部門負責人、財務部門負責人、審計部門人員等，負責對采購活動進行全程監(jiān)督。2.采購監(jiān)督小組定期對采購合同執(zhí)行情況、采購資金使用情況、采購驗收情況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）審計監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計，審查采購流程的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購成本的合理性等。2.審計部門根據(jù)審計結果，出具審計報告，提出審計意見和建議，為公司完善采購制度提供參考。六、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：衡量采購活動的成本控制效果，包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等。2.采購質量：評估采購產(chǎn)品或服務的質量符合要求的程度。3.采購效率：反映采購任務按時完成的情況，包括采購周期、合同簽訂及時率等。4.供應商滿意度：了解供應商對公司采購活動的評價和滿意度。（二）評估方法1.定期收集采購成本、采購質量、采購效率等方面的數(shù)據(jù)，進行統(tǒng)計分析。2.通過問卷調查、面談等方式收集供應商滿意度信息。3.根據(jù)評估指標和收集到的數(shù)據(jù)，采用定量分析和定性分析相結合的方法，對采購績效進行評估。（三）評估結果應用1.根據(jù)采購績效評估結果，對采購部門和采購人員進行獎懲，激勵采購人員不斷提高工作績效。