PAGE會議紀(jì)要規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議紀(jì)要的管理，提高會議效率，確保會議決策和工作安排得到有效落實，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會會議、經(jīng)理辦公會、部門例會、專題研討會等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確客觀原則：會議紀(jì)要應(yīng)如實記錄會議內(nèi)容，準(zhǔn)確反映會議討論的事項、形成的決議和工作要求，不得歪曲或夸大事實。2.簡潔明了原則：語言表達(dá)應(yīng)簡潔、清晰，避免冗長和復(fù)雜的表述，便于參會人員理解和后續(xù)查閱。3.及時高效原則：會議結(jié)束后應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，確保在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)布，以便相關(guān)人員及時了解會議精神并開展工作。4.保密原則：涉及公司機密信息的會議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、會議紀(jì)要的內(nèi)容要求（一）會議基本信息1.會議名稱：明確會議的具體名稱，如“[年度/季度/月度]董事會會議”、“[部門名稱]第[X]次例會”等。2.會議時間：記錄會議召開的具體年月日時分。3.會議地點：詳細(xì)記錄會議召開的地點。4.參會人員：列出參會人員的姓名、職務(wù)，如有缺席人員應(yīng)注明原因。（二）會議議程按照會議實際進(jìn)行的順序，記錄各項議程的內(nèi)容及討論要點。（三）會議討論內(nèi)容及決議1.發(fā)言記錄：詳細(xì)記錄每位參會人員的發(fā)言內(nèi)容，包括提出的問題、觀點、建議等，盡量使用原話，但可進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼砗吞釤?，確保意思準(zhǔn)確。2.決議事項：明確會議達(dá)成的決議，包括決策事項、工作安排、責(zé)任分工、時間節(jié)點等。對于重要決議，應(yīng)記錄決策的依據(jù)和背景。3.討論結(jié)果：總結(jié)會議討論的主要成果，如對某個問題的分析結(jié)論、解決方案的確定等。（四）下一步工作安排1.任務(wù)分解：將決議事項進(jìn)一步細(xì)化為具體的工作任務(wù)，明確每項任務(wù)的負(fù)責(zé)人、配合人。2.時間進(jìn)度：為每項工作任務(wù)設(shè)定明確的時間節(jié)點，包括開始時間、完成時間或階段性時間要求。3.工作要求：對各項工作任務(wù)提出具體的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工作方法、注意事項等要求。（五）其他事項記錄會議中提出的其他重要事項，如需要協(xié)調(diào)的問題、需關(guān)注的風(fēng)險等。三、會議紀(jì)要的撰寫規(guī)范（一）格式規(guī)范1.字體字號：一般采用宋體，標(biāo)題用二號字加粗，正文用四號字，行間距為固定值22磅。2.段落格式：首行縮進(jìn)2個字符，段落之間保持適當(dāng)?shù)拈g距。3.編號層次：根據(jù)內(nèi)容的邏輯關(guān)系，合理使用編號和標(biāo)題層次，如“一、”“（一）”“1.”“（1）”等，確保條理清晰。（二）語言規(guī)范1.表述準(zhǔn)確：使用準(zhǔn)確、規(guī)范的語言，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。2.語法正確：確保語句通順，語法無誤，標(biāo)點符號使用恰當(dāng)。3.用詞恰當(dāng)：根據(jù)會議內(nèi)容和性質(zhì)，選擇恰當(dāng)?shù)脑~匯，體現(xiàn)正式、嚴(yán)肅的風(fēng)格。（三）內(nèi)容組織規(guī)范1.結(jié)構(gòu)清晰：按照總則中規(guī)定的內(nèi)容要求，依次組織會議紀(jì)要的各個部分，使讀者能夠快速了解會議的全貌和重點。2.邏輯連貫：各部分內(nèi)容之間應(yīng)邏輯緊密，過渡自然，避免出現(xiàn)跳躍或混亂的情況。3.突出重點：對會議的關(guān)鍵內(nèi)容、重要決議和工作安排應(yīng)重點突出，便于查閱和執(zhí)行。四、會議紀(jì)要的審核與批準(zhǔn)（一）審核流程1.初稿撰寫：會議結(jié)束后，由會議記錄人按照要求及時撰寫會議紀(jì)要初稿。2.部門負(fù)責(zé)人審核：初稿完成后，提交給會議主持人所在部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和格式規(guī)范性。3.相關(guān)部門會審（如有需要）：對于涉及多個部門的會議紀(jì)要，根據(jù)實際情況組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，確保紀(jì)要內(nèi)容符合各部門的工作要求和職責(zé)范圍。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審核：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，分管領(lǐng)導(dǎo)對紀(jì)要的內(nèi)容和決策的合理性進(jìn)行把關(guān)。（二）批準(zhǔn)發(fā)布1.最終審核：分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，將會議紀(jì)要提交給總經(jīng)理或董事長進(jìn)行最終批準(zhǔn)。2.發(fā)布執(zhí)行：經(jīng)總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn)后的會議紀(jì)要，由公司辦公室按照規(guī)定的流程進(jìn)行發(fā)布，確保相關(guān)人員能夠及時獲取。五、會議紀(jì)要的分發(fā)與存檔（一）分發(fā)范圍根據(jù)會議的性質(zhì)和參會人員的職責(zé)，確定會議紀(jì)要的分發(fā)范圍，一般包括參會人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)等。對于涉及公司機密的會議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格控制分發(fā)范圍。（二）分發(fā)方式1.電子文檔：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式將會議紀(jì)要的電子文檔發(fā)送給相關(guān)人員。2.紙質(zhì)文檔：對于需要紙質(zhì)存檔或特定人員需要紙質(zhì)文件的情況，打印并分發(fā)紙質(zhì)會議紀(jì)要。（三）存檔管理1.電子存檔：將審核批準(zhǔn)后的會議紀(jì)要電子文檔按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存儲，建立索引，便于查詢。2.紙質(zhì)存檔：對于紙質(zhì)會議紀(jì)要，應(yīng)裝訂成冊，加蓋公司印章，按照檔案管理要求進(jìn)行編號、歸檔，存放于專門的檔案柜中。3.存檔期限：根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，確定會議紀(jì)要的存檔期限，一般重要會議紀(jì)要應(yīng)長期存檔，一般性會議紀(jì)要可存檔一定期限后進(jìn)行銷毀。六、會議紀(jì)要的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會議紀(jì)要的，應(yīng)按照公司內(nèi)部規(guī)定的流程進(jìn)行申請，經(jīng)批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)會議紀(jì)要。2.外部查閱：原則上不允許外部人員查閱公司會議紀(jì)要，如有特殊情況需要查閱的，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。（二）使用規(guī)定1.僅供工作參考：會議紀(jì)要僅供公司內(nèi)部人員在工作中參考使用，不得用于其他非工作目的。2.不得擅自修改：未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自修改會議紀(jì)要的內(nèi)容。3.注意保密：查閱和使用會議紀(jì)要的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，妥善保管會議紀(jì)要，防止信息泄露。七、會議紀(jì)要的變更與補充（一）變更情形1.決議調(diào)整：如果會議決議在后續(xù)執(zhí)行過程中發(fā)生調(diào)整，需要對會議紀(jì)要進(jìn)行相應(yīng)變更。2.信息補充：發(fā)現(xiàn)會議紀(jì)要中存在信息遺漏或不準(zhǔn)確的情況，需要進(jìn)行補充和修正。（二）變更程序1.提出申請：由相關(guān)部門或人員提出會議紀(jì)要變更申請，說明變更的原因和內(nèi)容。2.審核批準(zhǔn)：申請?zhí)峤缓?，按照會議紀(jì)要審核與批準(zhǔn)的流程進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。3.發(fā)布變更：經(jīng)批準(zhǔn)后的會議紀(jì)要變更內(nèi)容，應(yīng)及時發(fā)布給相關(guān)人員，并確保原會議紀(jì)要和變更后的會議紀(jì)要都得到妥善存檔。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司辦公室負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要的撰寫、審核、分發(fā)、存檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行日常監(jiān)督，確保各項工作符合制度要求。2.定期檢查：定期對會議紀(jì)要的管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核措施1.納入績效考核：將會議紀(jì)要的管理工作納入相關(guān)部門和人員的績效考核體系，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的給