PAGE規(guī)范集中采購制度一、總則（一）目的為加強公司集中采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有集中采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。3.公平競爭原則：營造公平競爭的市場環(huán)境，鼓勵供應商積極參與，確保采購到性價比最優(yōu)的物資和服務。4.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)公司設立采購決策委員會，負責對重大采購事項進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。其職責包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批年度采購計劃。3.決策重大采購項目。4.監(jiān)督采購過程和結(jié)果。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為公司集中采購的執(zhí)行機構(gòu)，負責具體采購活動的組織實施。其職責如下：1.制定采購管理制度和流程。2.編制采購計劃并組織實施。3.選擇供應商，建立供應商管理體系。4.組織采購談判，簽訂采購合同。5.協(xié)調(diào)采購過程中的各項工作，確保采購任務按時完成。6.負責采購文件的整理和歸檔。（三）其他相關部門1.需求部門：提出采購需求，提供技術規(guī)格、質(zhì)量標準等相關要求，并參與采購過程中的技術評審和驗收工作。2.財務部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，確保采購資金的合理使用和安全。3.審計部門：對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結(jié)果的公正性等。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、用途等信息。2.《采購需求申請表》需經(jīng)部門負責人審核簽字后提交給采購部門。（二）采購計劃編制1.采購部門收到《采購需求申請表》后，進行匯總分析。結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，編制年度、季度和月度采購計劃。2.采購計劃應明確采購項目、采購數(shù)量、采購時間、預算金額等內(nèi)容，并報采購決策委員會審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購需求，從供應商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合要求的潛在供應商，并向其發(fā)出《供應商邀請書》，邀請其參與項目投標或報價。2.供應商評估采購部門組織相關部門對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、技術水平、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。評估可采用實地考察、問卷調(diào)查、樣品測試、業(yè)績評價等方式進行。3.供應商確定根據(jù)評估結(jié)果，采購部門確定入圍供應商名單，并與其進行談判，確定最終供應商。對于重大采購項目，采購決策委員會應參與供應商的確定過程。4.供應商管理采購部門建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估情況、合作歷史等內(nèi)容。定期對供應商進行考核評價，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應商合作策略，如增加或減少采購份額、暫停合作等。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判采購部門與選定的供應商就采購價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務等條款進行談判。談判過程中，采購部門應充分了解供應商的成本結(jié)構(gòu)和市場行情，爭取有利條款。同時，應與需求部門保持溝通，確保談判結(jié)果符合公司利益。2.合同簽訂采購談判達成一致后，采購部門起草采購合同，并提交給相關部門審核。審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利義務、采購物資或服務的詳細規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款。（五）采購執(zhí)行與驗收1.采購執(zhí)行采購部門按照采購合同的要求，向供應商下達訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。在采購過程中，如出現(xiàn)合同變更等情況，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂補充協(xié)議。2.驗收物資或服務到貨后，采購部門組織需求部門、質(zhì)量檢驗部門等相關人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否符合合同要求。驗收合格后，驗收人員應在《驗收報告》上簽字確認。對于驗收不合格的物資或服務，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取整改措施或重新提供合格產(chǎn)品。如供應商拒絕履行義務，采購部門可按照合同約定追究其違約責任。（六）付款與結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，并附上相關憑證，如發(fā)票、驗收報告等。2.《付款申請單》經(jīng)采購部門負責人、財務部門審核后，報公司領導審批。3.財務部門按照公司領導審批意見辦理付款手續(xù)，并進行賬務處理。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據(jù)采購計劃編制采購預算，采購預算應與公司年度預算相銜接，確保采購資金的合理安排。2.采購預算編制應充分考慮市場價格波動、采購數(shù)量變化等因素，提高預算的準確性和可靠性。（二）預算執(zhí)行與控制1.采購部門應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購活動，不得擅自突破預算。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，采購部門應提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額等情況，并報采購決策委員會審批。（三）預算分析與考核1.財務部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行分析，對比實際采購支出與預算的差異，找出原因并提出改進措施。2.公司將采購預算執(zhí)行情況納入部門績效考核體系，對預算執(zhí)行好的部門給予獎勵，對預算執(zhí)行不力的部門進行問責。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格波動風險、法律風險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法對風險進行評估，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據(jù)。（二）風險應對措施1.供應商違約風險：加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商；在采購合同中明確違約責任條款，加大違約成本；建立供應商違約預警機制，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在違約風險。2.質(zhì)量風險：嚴格供應商資質(zhì)審核和產(chǎn)品質(zhì)量檢驗；加強采購過程中的質(zhì)量監(jiān)督；要求供應商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務承諾；建立質(zhì)量問題追溯和處理機制。3.價格波動風險：關注市場價格動態(tài)，合理安排采購時間和數(shù)量；與供應商簽訂價格調(diào)整條款；采用套期保值等金融工具進行價格風險管理。4.法律風險：加強采購人員法律法規(guī)培訓；在采購合同簽訂過程中，嚴格審核合同條款，確保合同合法合規(guī)；聘請法律顧問對重大采購項目進行法律審查。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購程序的合規(guī)性、采購文件的完整性、采購合同的執(zhí)行情況等。2.公司內(nèi)部設立舉報信箱和舉報電話，接受員工對采購違規(guī)行為的舉報。對舉報屬實的，給予舉報人獎勵，并嚴肅處理違規(guī)人員。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府有關部門的監(jiān)督檢查，配合做好相關工作。2.主動公開采購信息，接受社會公眾的監(jiān)督，提高采購活動的透明度。七、信息管理（一）采購信息收集采購部門應廣泛收集與采購活動相關的信息，包括市場價格信息、供應商信息、政策法規(guī)信息等。信息收集渠道可包括網(wǎng)絡平臺、行業(yè)協(xié)會、供應商提供等。（二）采購信息分析與利用采購部門對收集到的采購信息進行分析整理，提取有價值的信息，為采購決策、供應商管理、預算編制等工作提供參考依據(jù)。同時，應建立采購信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息的共享和動態(tài)管理。八、培訓與教育（一）培訓目標提高采購人員的業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)技能，使其熟悉采購法律法規(guī)、采購流程、談判技巧、風險管理等方面的知識，確保采購工作的順利開展。（二）培訓內(nèi)容1.法律法規(guī)培訓，包括國家采購相關法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范等。2.采購業(yè)務流程培訓，如采購計劃編制、供應商選擇、合同簽訂、驗收付款等。3.談判技巧培訓，提高采購人員與供應商談判的能力。4.風險管理培訓，增強采購人員風險意識和應對風險的能力。