PAGE配件請(qǐng)購制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司配件請(qǐng)購流程，確保配件的及時(shí)供應(yīng)，滿足公司生產(chǎn)運(yùn)營的需求，同時(shí)保證配件采購的質(zhì)量和成本控制，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及配件請(qǐng)購的部門和人員，包括但不限于生產(chǎn)部門、維修部門、設(shè)備管理部門等。（三）基本原則1.按需請(qǐng)購原則：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理提出配件請(qǐng)購申請(qǐng)，避免盲目采購和浪費(fèi)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：所采購的配件必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保質(zhì)量可靠，能夠滿足公司生產(chǎn)設(shè)備的正常運(yùn)行要求。3.成本控制原則：在保證配件質(zhì)量的前提下，充分考慮成本因素，通過合理的采購渠道和談判方式，降低采購成本。4.流程規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的請(qǐng)購流程進(jìn)行操作，確保各個(gè)環(huán)節(jié)的工作有序、高效進(jìn)行，避免出現(xiàn)混亂和延誤。二、請(qǐng)購流程（一）請(qǐng)購申請(qǐng)1.使用部門填寫請(qǐng)購單：各部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、設(shè)備維修計(jì)劃或其他工作需求，填寫《配件請(qǐng)購單》。請(qǐng)購單應(yīng)詳細(xì)注明配件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用日期、用途等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.提交請(qǐng)購單：請(qǐng)購單填寫完成后，提交至本部門的上級(jí)主管審核。上級(jí)主管應(yīng)對(duì)請(qǐng)購的必要性、合理性進(jìn)行審核，并簽字批準(zhǔn)。（二）審核與審批1.部門主管審核：各部門的上級(jí)主管在收到請(qǐng)購單后，應(yīng)認(rèn)真審核請(qǐng)購的內(nèi)容。審核要點(diǎn)包括請(qǐng)購數(shù)量是否合理、預(yù)計(jì)使用日期是否準(zhǔn)確、用途是否明確等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與請(qǐng)購部門溝通并要求其進(jìn)行修改。審核通過后，在請(qǐng)購單上簽字。2.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門收到經(jīng)部門主管審核后的請(qǐng)購單后，對(duì)請(qǐng)購配件的預(yù)算進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括是否有相應(yīng)的預(yù)算額度、請(qǐng)購金額是否符合預(yù)算控制要求等。如預(yù)算不足，應(yīng)及時(shí)與請(qǐng)購部門溝通，調(diào)整請(qǐng)購計(jì)劃或申請(qǐng)追加預(yù)算。審核通過后，在請(qǐng)購單上簽字。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：請(qǐng)購單經(jīng)部門主管和財(cái)務(wù)部門審核通過后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮公司的整體利益、生產(chǎn)運(yùn)營需求以及成本控制等因素，對(duì)請(qǐng)購申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。審批通過后，在請(qǐng)購單上簽字。（三）采購執(zhí)行1.采購部門接收請(qǐng)購單：采購部門在收到經(jīng)審批后的請(qǐng)購單后，負(fù)責(zé)具體的采購工作。采購人員應(yīng)根據(jù)請(qǐng)購單上的信息，及時(shí)尋找合適的供應(yīng)商，并進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作。2.選擇供應(yīng)商：采購人員應(yīng)從多個(gè)方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，包括供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等。在綜合考慮各方面因素后，選擇合適的供應(yīng)商，并簽訂采購合同。3.下達(dá)采購訂單：采購人員根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的采購合同，下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確配件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。4.跟蹤采購進(jìn)度：采購人員應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解配件的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保配件能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（四）驗(yàn)收與入庫1.到貨通知：采購人員在配件到貨前，應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理人員和請(qǐng)購部門，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.驗(yàn)收：倉庫管理人員和請(qǐng)購部門的相關(guān)人員共同對(duì)到貨的配件進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括配件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。如發(fā)現(xiàn)配件存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其進(jìn)行更換或補(bǔ)貨。3.入庫：驗(yàn)收合格的配件，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫《配件入庫單》。入庫單應(yīng)注明配件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、入庫日期等信息，并由倉庫管理人員和驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。（五）付款1.發(fā)票審核：采購人員收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性等內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與采購人員和供應(yīng)商溝通解決。2.付款申請(qǐng)：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核通過的發(fā)票和采購合同，填寫《付款申請(qǐng)單》，注明付款金額、付款方式、付款日期等信息，并提交至財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。3.付款審批：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過后，安排資金進(jìn)行付款。三、配件庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.定期盤點(diǎn)：倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)配件庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次。2.臨時(shí)盤點(diǎn)：在特殊情況下，如公司內(nèi)部審計(jì)、財(cái)務(wù)檢查等，倉庫管理人員應(yīng)配合相關(guān)部門進(jìn)行臨時(shí)盤點(diǎn)。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理：盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制《配件盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《盤盈盤虧報(bào)告表》，報(bào)上級(jí)主管審批后進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。（二）庫存預(yù)警1.設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)：根據(jù)配件的使用頻率、采購周期、安全庫存等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。庫存預(yù)警指標(biāo)包括最高庫存、最低庫存和安全庫存等。2.庫存預(yù)警監(jiān)控：倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)配件庫存進(jìn)行監(jiān)控，當(dāng)庫存數(shù)量達(dá)到或低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息。預(yù)警信息可通過郵件、短信、內(nèi)部管理系統(tǒng)等方式發(fā)送給相關(guān)部門和人員。3.庫存調(diào)整：相關(guān)部門和人員收到庫存預(yù)警信息后，應(yīng)及時(shí)分析原因，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行庫存調(diào)整。如因生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整導(dǎo)致配件需求減少，應(yīng)及時(shí)通知采購部門減少采購量；如因配件消耗過快導(dǎo)致庫存低于最低庫存，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)請(qǐng)購。（三）庫存報(bào)廢處理1.報(bào)廢申請(qǐng)：對(duì)于因損壞、過期、淘汰等原因無法繼續(xù)使用的配件，倉庫管理人員應(yīng)填寫《配件報(bào)廢申請(qǐng)單》，注明報(bào)廢配件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并提交至上級(jí)主管審批。2.報(bào)廢審批：上級(jí)主管在收到報(bào)廢申請(qǐng)單后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括報(bào)廢原因是否合理、是否有其他可利用價(jià)值等。審核通過后，在報(bào)廢申請(qǐng)單上簽字批準(zhǔn)。3.報(bào)廢處理：經(jīng)審批同意報(bào)廢的配件，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理，并填寫《配件報(bào)廢登記表》。報(bào)廢配件可根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行變賣、捐贈(zèng)或銷毀等處理。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選。篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商評(píng)估：采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的業(yè)績表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)質(zhì)量等方面。評(píng)估結(jié)果可分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。3.供應(yīng)商選擇決策：根據(jù)供應(yīng)商的評(píng)估結(jié)果，采購部門應(yīng)選擇合適的供應(yīng)商作為公司的合作伙伴。對(duì)于評(píng)估結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于評(píng)估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰。（二）供應(yīng)商考核1.考核指標(biāo)設(shè)定：采購部門應(yīng)根據(jù)公司的需求和供應(yīng)商的特點(diǎn)，設(shè)定供應(yīng)商考核指標(biāo)?？己酥笜?biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量指標(biāo)、交貨期指標(biāo)、價(jià)格指標(biāo)、售后服務(wù)指標(biāo)等方面。2.考核周期：供應(yīng)商考核周期一般為每季度或每半年進(jìn)行一次。3.考核方式：采購部門可通過定期收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)、實(shí)地考察、客戶反饋等方式對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。考核結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給供應(yīng)商，并要求其進(jìn)行改進(jìn)。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與懲罰1.激勵(lì)措施：對(duì)于考核結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司可給予以下激勵(lì)措施：增加采購訂單量、給予價(jià)格優(yōu)惠、優(yōu)先付款、提供培訓(xùn)和技術(shù)支持等。2.懲罰措施：對(duì)于考核結(jié)果不合格的供應(yīng)商，公司可給予以下懲罰措施：減少采購訂單量、暫停合作、要求其整改、扣除貨款等。如供應(yīng)商的行為嚴(yán)重影響公司利益，公司有權(quán)終止合作，并追究其法律責(zé)任。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.審計(jì)計(jì)劃制定：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期制定配件請(qǐng)購制度執(zhí)行情況的審計(jì)計(jì)劃，明確審計(jì)的范圍、內(nèi)容、方法和時(shí)間安排等。2.審計(jì)實(shí)施：內(nèi)部審計(jì)部門按照審計(jì)計(jì)劃對(duì)配件請(qǐng)購制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括請(qǐng)購流程的合規(guī)性、采購合同簽訂與執(zhí)行情況、配件驗(yàn)收與入庫情況、庫存管理情況、供應(yīng)商管理情況等方面。3.審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)部門在審計(jì)結(jié)束后，應(yīng)編制審計(jì)報(bào)告，詳細(xì)記錄審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題、原因分析以及改進(jìn)建議等。審計(jì)報(bào)告應(yīng)提交至公司管理層和相關(guān)部門，以便及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。（二）日常監(jiān)督檢查1.部門自查：各部門應(yīng)定期對(duì)本部門的配件請(qǐng)購工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。自查內(nèi)容包括請(qǐng)購流程的執(zhí)行情況、配件使用情況、庫存管理情況等方面。2.公司定期檢查：公司相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)配件請(qǐng)購制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括請(qǐng)購流程