PAGE規(guī)范公司送貨單制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司送貨單的管理流程，確保貨物交付過程的準確、清晰、可追溯，保障公司與客戶之間的權益，提高物流配送效率，加強財務管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及貨物配送的部門及人員，包括銷售部門、倉儲部門、物流部門等。（三）基本原則1.準確性原則：送貨單信息應準確反映所送貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價等詳細內(nèi)容，確保與訂單及實際貨物一致。2.完整性原則：送貨單應包含必要的信息，如發(fā)貨日期、送貨地址、客戶名稱、聯(lián)系方式、送貨單號等，不得遺漏重要內(nèi)容。3.及時性原則：送貨單應在貨物交付時及時填寫，并盡快傳遞給相關部門，確保信息的及時共享。4.規(guī)范性原則：送貨單的格式、填寫要求、簽字蓋章等應符合公司規(guī)定及相關法律法規(guī)要求，保持統(tǒng)一規(guī)范。二、送貨單的格式與內(nèi)容（一）格式公司統(tǒng)一制定送貨單格式，采用[具體格式，如A4紙張、一式多聯(lián)等]，確保送貨單的標準化和規(guī)范化。（二）內(nèi)容1.表頭信息送貨單號：由系統(tǒng)自動生成或按照一定規(guī)則編制，具有唯一性，便于查詢和跟蹤貨物配送情況。發(fā)貨日期：填寫貨物實際發(fā)出的日期，精確到年、月、日、時、分?？蛻裘Q：填寫收貨客戶的全稱，確保準確無誤?？蛻袈?lián)系方式：包括客戶的聯(lián)系電話、傳真號碼、電子郵箱等，以便在送貨過程中出現(xiàn)問題時能夠及時溝通。送貨地址：詳細填寫收貨客戶的地址，包括省、市、區(qū)、街道、門牌號等，確保貨物能夠準確送達。2.貨物明細貨物名稱：按照產(chǎn)品標準名稱填寫，不得使用簡稱或俗稱，確保與訂單及庫存記錄一致。規(guī)格型號：詳細注明貨物的規(guī)格、型號，如有特殊要求應在備注欄中說明。單位：填寫貨物的計量單位，如件、箱、千克等。數(shù)量：填寫實際交付貨物的數(shù)量，確保與訂單數(shù)量相符，如有差異應注明原因。單價：填寫貨物的銷售單價，應與合同約定一致。總價：由數(shù)量乘以單價得出，自動計算生成，確保金額準確無誤。3.備注信息如有特殊要求，如貨物的包裝方式、運輸方式、交貨期限等，應在備注欄中詳細說明。對于貨物質(zhì)量問題、退換貨等相關事項的說明，也可在備注欄中注明。4.簽字蓋章送貨人簽字：送貨人員在完成貨物交付后，應在送貨單上簽字確認，表明貨物已實際送達?？蛻艉炞郑ㄉw章）：收貨客戶在收到貨物后，應在送貨單上簽字或蓋章確認，表明已收到貨物且對貨物的數(shù)量、質(zhì)量等無異議。公司蓋章：送貨單應加蓋公司公章或業(yè)務專用章，以證明公司對送貨行為的認可。三、送貨單的開具流程（一）訂單確認1.銷售部門在接到客戶訂單后，應及時與客戶溝通確認訂單細節(jié)，包括貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、交貨日期、交貨地點等信息，確保訂單信息準確無誤。2.銷售部門將確認后的訂單信息傳遞給倉儲部門，作為備貨和發(fā)貨的依據(jù)。（二）備貨發(fā)貨1.倉儲部門根據(jù)銷售訂單信息，安排貨物的備貨工作。在備貨過程中，應核對貨物的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保與訂單一致。2.貨物備貨完成后，倉儲部門通知物流部門安排送貨車輛和送貨人員。物流部門根據(jù)送貨地址和貨物數(shù)量等情況，合理安排運輸車輛和配送路線。3.送貨人員在裝車前，應再次核對貨物的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保與送貨單一致。裝車過程中，應注意貨物的擺放和固定，避免在運輸過程中發(fā)生損壞。（三）送貨單開具1.送貨人員在貨物裝車完畢后，應立即開具送貨單。送貨單應按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，確保信息準確、完整。2.送貨單開具完成后，送貨人員應將送貨單的第一聯(lián)留存作為送貨記錄，第二聯(lián)交客戶簽字（蓋章）后帶回公司，第三聯(lián)及其他聯(lián)次根據(jù)公司內(nèi)部流程傳遞給相關部門，如財務部門、銷售部門等。（四）審核與存檔1.銷售部門在收到送貨人員帶回的客戶簽字（蓋章）后的送貨單第二聯(lián)后，應進行審核。審核內(nèi)容包括送貨單信息與訂單信息是否一致、客戶簽字（蓋章）是否清晰有效等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與送貨人員或客戶溝通解決。2.審核無誤后，銷售部門將送貨單第二聯(lián)連同其他相關資料一并交財務部門進行賬務處理。財務部門根據(jù)送貨單記錄的貨物數(shù)量、單價、總價等信息，進行銷售收入的確認和應收賬款的核算。3.送貨單的存根聯(lián)及其他聯(lián)次由銷售部門負責存檔保管，存檔期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。存檔的送貨單應按照送貨單號順序排列，便于查詢和追溯。四、送貨單的傳遞與保管（一）傳遞流程1.送貨人員在貨物交付時，將送貨單的第一聯(lián)留存作為送貨記錄，第二聯(lián)交客戶簽字（蓋章）后帶回公司。2.送貨人員將帶回的送貨單第二聯(lián)及時交給銷售部門。銷售部門在審核無誤后，將送貨單第二聯(lián)連同其他相關資料一并交財務部門。3.財務部門根據(jù)送貨單進行賬務處理后，將送貨單的相關聯(lián)次傳遞給其他需要的部門，如采購部門、倉庫管理部門等，以便進行相應的業(yè)務操作和數(shù)據(jù)統(tǒng)計。（二）保管責任1.銷售部門負責送貨單存根聯(lián)及其他聯(lián)次的存檔保管工作，確保送貨單的完整性和可追溯性。2.財務部門負責保管與賬務處理相關的送貨單聯(lián)次，按照財務檔案管理規(guī)定進行存放和保管，以便進行財務審計和查詢。3.其他部門在收到送貨單相關聯(lián)次后，應妥善保管，按照公司規(guī)定的期限進行存放，不得擅自銷毀或丟失。（三）保管期限送貨單的保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行，一般為[X]年。在保管期限內(nèi)，如有需要查閱送貨單信息，應按照規(guī)定的審批流程進行申請和查閱。五、送貨單的變更與作廢（一）變更1.在送貨單開具后，如發(fā)現(xiàn)送貨單信息有誤，需要變更的，應按照以下流程進行操作：送貨人員應及時通知銷售部門，說明變更原因和變更內(nèi)容。銷售部門審核變更申請后，如同意變更，應在送貨單上注明變更原因，并由相關人員簽字確認。送貨人員根據(jù)變更后的送貨單信息，對貨物進行相應的調(diào)整或處理，并確保變更后的送貨單信息準確無誤。2.變更后的送貨單應按照原送貨單的傳遞流程進行傳遞和保管，確保相關部門都能及時獲取變更后的信息。（二）作廢1.在送貨過程中，如因特殊原因需要作廢送貨單的，應按照以下流程進行操作：送貨人員應及時通知銷售部門，說明作廢原因。銷售部門審核作廢申請后，如同意作廢，應在送貨單上注明作廢原因，并加蓋“作廢”章。作廢后的送貨單應妥善保管，不得隨意丟棄或銷毀。在每月末或定期，由銷售部門將作廢的送貨單進行整理歸檔，注明作廢日期、作廢原因等信息。2.對于已開具且已傳遞給客戶的送貨單，如客戶已簽字（蓋章）確認，原則上不得作廢。如因特殊情況需要作廢，應與客戶協(xié)商溝通，取得客戶同意后，按照上述作廢流程進行操作，并重新開具正確的送貨單。六、送貨單的查詢與統(tǒng)計（一）查詢1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查詢送貨單信息的，應按照規(guī)定的審批流程進行申請。申請時應注明查詢原因、查詢時間段、查詢內(nèi)容等信息。2.銷售部門負責受理送貨單查詢申請，并根據(jù)申請內(nèi)容進行查詢。查詢結果應以書面形式或電子文檔形式提供給申請人，并確保查詢信息的準確性和完整性。3.對于涉及客戶隱私或公司商業(yè)機密的送貨單信息，應嚴格按照公司保密制度進行管理，未經(jīng)授權不得隨意查詢和泄露。（二）統(tǒng)計1.銷售部門應定期對送貨單信息進行統(tǒng)計分析，統(tǒng)計內(nèi)容包括送貨數(shù)量、銷售額、客戶分布、交貨周期等。通過統(tǒng)計分析，為公司的銷售決策、物流配送優(yōu)化、客戶服務改進等提供數(shù)據(jù)支持。2.統(tǒng)計結果應以報表形式呈現(xiàn)，報表內(nèi)容應清晰、準確、直觀。報表應包括統(tǒng)計時間段、統(tǒng)計項目、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等信息，并附上必要的圖表和分析說明。3.銷售部門應將統(tǒng)計報表定期報送公司管理層，以便管理層及時了解公司貨物配送情況和銷售業(yè)績，做出合理的決策。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立專門的監(jiān)督小組，負責對送貨單制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司內(nèi)部審計部門、財務部門、銷售部門等相關人員組成。2.監(jiān)督小組定期對送貨單的開具、傳遞、保管、變更、作廢等環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.公司鼓勵員工對送貨單制度執(zhí)行過程中的違規(guī)行為進行舉報，對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。（二）考核辦法1.將送貨單制度的執(zhí)行情況納入員工績效考核體系，對嚴格按照制度執(zhí)行、工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵；對違反制度規(guī)定、造成工作失誤或損失的員工進行相應的處罰。2.考核指標包括送貨單信息準確性、完整性、及時性，送貨單傳遞流程的合規(guī)性，送貨單保管的規(guī)范性等。具體考核標準由公司人力資源