PAGE辦公室用章規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室印章管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)辦公室印章的管理與使用。（三）印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的正式印章。2.法定代表人章：用于特定的法定代表人簽署文件等情況。3.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。4.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，如票據(jù)開具、資金收付等。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件、資料等的管理。6.其他專用章：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，經(jīng)批準(zhǔn)刻制的用于特定業(yè)務(wù)的印章。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制必須嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.需刻制印章時，由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司辦公室審核。3.公司辦公室審核通過后，統(tǒng)一提交至公司法定代表人審批。審批通過后，由辦公室指定專人到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。4.印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)提供印章印模，并將印章及印模一并交公司辦公室備案。（二）印章啟用1.新印章啟用前，公司辦公室應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并附印章印模。2.《印章啟用申請表》經(jīng)公司法定代表人審批后，公司辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布印章啟用通知，明確印章啟用時間、使用范圍及相關(guān)注意事項(xiàng)。3.印章啟用后，原相關(guān)印章同時廢止。廢止的印章由公司辦公室統(tǒng)一封存保管，并按規(guī)定進(jìn)行銷毀。三、印章的保管（一）保管原則1.公司各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守印章管理制度。（二）保管職責(zé)1.公司公章：由公司辦公室主任指定專人保管。保管人員應(yīng)妥善保管公章，不得隨意放置，確保公章在安全可控范圍內(nèi)。2.法定代表人章：由法定代表人指定專人保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照法定代表人的指示使用印章。3.合同專用章：由公司合同管理部門指定專人保管，保管人員應(yīng)根據(jù)合同簽訂流程，嚴(yán)格審核合同內(nèi)容后使用印章。對于合同專用章的使用記錄，包括合同名稱、合同編號、簽訂日期、對方單位名稱、蓋章位置等信息，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，以便日后查詢和追溯。4.財(cái)務(wù)專用章：由公司財(cái)務(wù)部門指定專人保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度和審批流程使用印章，確保財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的規(guī)范操作。5.部門章：由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，保管人員應(yīng)在部門內(nèi)部嚴(yán)格按照規(guī)定使用印章，不得擅自將部門章帶出部門使用。6.其他專用章：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管，保管人員應(yīng)根據(jù)專用章的使用范圍和審批流程，謹(jǐn)慎使用印章。（三）保管要求1.印章保管人員應(yīng)將印章存放在安全可靠的地方，如保險柜、專用印章盒等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.印章保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，如因特殊情況需要委托他人代蓋印章時，必須經(jīng)印章管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在印章使用登記表上詳細(xì)記錄委托事項(xiàng)、委托時間、受托人姓名等信息。3.印章保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章清晰、完整，如有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。四、印章的使用（一）使用原則1.印章使用必須嚴(yán)格遵循審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個人不得擅自使用印章。2.印章使用應(yīng)確保與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，不得用于違法違規(guī)或損害公司利益的行為。（二）使用流程1.填寫申請表：使用部門或個人需填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用章事由、用章文件名稱、用章份數(shù)及蓋章位置等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核：根據(jù)用章類型和審批權(quán)限，《印章使用申請表》依次提交相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。涉及公司重大事項(xiàng)、對外合同簽訂以及重要文件發(fā)布等用章，需經(jīng)公司法定代表人審批。一般性文件、內(nèi)部資料等用章，由公司辦公室主任或相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批。部門內(nèi)部文件、資料等用章，由部門負(fù)責(zé)人審批。3.蓋章：經(jīng)審核批準(zhǔn)后，印章保管人員憑《印章使用申請表》在用章文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用章時間、用章文件名稱、用章份數(shù)、蓋章位置、批準(zhǔn)人等信息。4.留存文件：用章完畢后，印章保管人員應(yīng)將《印章使用申請表》及用章文件原件或復(fù)印件留存歸檔，以備查閱。（三）特殊情況處理1.緊急情況下需使用印章，但無法按照正常審批流程進(jìn)行時，使用部門應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，先進(jìn)行蓋章操作，并在事后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.因工作需要在異地使用印章時，應(yīng)提前與印章保管人員溝通協(xié)調(diào)，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理異地用章審批手續(xù)。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由使用部門填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司辦公室審核。2.公司辦公室審核通過后，發(fā)布印章停用通知，明確停用時間及相關(guān)后續(xù)處理要求。（二）銷毀1.停用的印章由公司辦公室統(tǒng)一組織銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。2.對于重要印章的銷毀，應(yīng)邀請公司紀(jì)檢監(jiān)察部門或其他相關(guān)部門人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)銷，確保銷毀過程合規(guī)、公正。3.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司辦公室負(fù)責(zé)對印章管理與使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保印章使用符合規(guī)定流程和要求。2.公司審計(jì)部門定期對印章管理與使用情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查印章使用的合規(guī)性、審批流程的執(zhí)行情況以及印章保管的安全性等方面。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.情節(jié)較輕的，給予批評教育、責(zé)令改正，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行內(nèi)部通報；情節(jié)嚴(yán)重的，按照公司相關(guān)規(guī)定給予紀(jì)律處分，如警告、記過、降職、撤職等，造成公司經(jīng)濟(jì)損失或其他嚴(yán)重后