PAGE規(guī)范資料借閱管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資料的管理，規(guī)范資料借閱行為，確保資料的安全與完整，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、員工以及因工作需要借閱公司資料的外部單位和個人。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：資料借閱必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保借閱用途合理、必要。2.安全保密原則：借閱過程中要確保資料的安全，防止資料泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.限期歸還原則：明確借閱期限，借閱者應(yīng)按時歸還資料，不得拖延。二、資料分類與管理職責(zé)（一）資料分類1.公司文件：包括公司章程、制度、決議、通知等各類正式文件。2.業(yè)務(wù)資料：如合同協(xié)議、項目文檔、市場調(diào)研報告、客戶資料等與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的資料。3.技術(shù)資料：涵蓋公司的技術(shù)研發(fā)成果、技術(shù)方案、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等資料。4.財務(wù)資料：包含財務(wù)報表、賬目、審計報告、稅務(wù)資料等。5.人事資料：如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。（二）管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)公司各類文件的統(tǒng)一收集、整理、歸檔和保管。制定文件管理制度，明確文件的起草、審核、審批、印發(fā)、存檔等流程。對文件借閱進(jìn)行登記、跟蹤和催還，確保文件按時歸還。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)資料的收集、整理和保管，確保業(yè)務(wù)資料的完整性和準(zhǔn)確性。根據(jù)工作需要，向行政部門提出資料借閱申請，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。對業(yè)務(wù)資料的借閱和使用情況進(jìn)行監(jiān)督，防止資料濫用。3.技術(shù)部門負(fù)責(zé)技術(shù)資料的管理，建立技術(shù)資料檔案，做好技術(shù)資料的保密工作。審核技術(shù)資料的借閱申請，確保借閱者具備相應(yīng)的技術(shù)知識和權(quán)限。對技術(shù)資料的借閱過程進(jìn)行指導(dǎo)，確保借閱者正確使用技術(shù)資料。4.財務(wù)部門負(fù)責(zé)財務(wù)資料的管理，按照財務(wù)法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行財務(wù)資料的歸檔和保管。嚴(yán)格控制財務(wù)資料的借閱范圍和審批權(quán)限，防止財務(wù)信息泄露。對財務(wù)資料的借閱情況進(jìn)行記錄和監(jiān)督，確保財務(wù)資料的安全。5.人事部門負(fù)責(zé)人事資料的管理，建立健全人事檔案管理制度。審核人事資料的借閱申請，確保借閱目的合法合規(guī)。對人事資料的借閱進(jìn)行登記和跟蹤，保護(hù)員工個人隱私。三、借閱申請與審批（一）申請流程1.借閱者需填寫《資料借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱資料的名稱、編號、借閱用途、預(yù)計歸還日期等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對借閱申請的必要性和合理性進(jìn)行審核，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，借閱申請表提交至資料管理部門（行政部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門）進(jìn)行審批。資料管理部門應(yīng)根據(jù)資料的保密級別、重要性以及借閱者的權(quán)限等因素進(jìn)行審批。（二）審批權(quán)限1.一般資料借閱：由資料管理部門負(fù)責(zé)人審批即可。2.重要資料借閱：涉及公司核心機(jī)密、重大業(yè)務(wù)決策等重要資料的借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.絕密資料借閱：對于公司絕密級別的資料，必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）審批時間資料管理部門應(yīng)在收到借閱申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批工作。如遇特殊情況需要延長審批時間，應(yīng)及時向借閱者說明原因。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.短期借閱：一般資料的短期借閱期限為[X]個工作日，借閱者應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還資料。2.長期借閱：對于因工作需要長期使用的資料，經(jīng)資料管理部門和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，借閱期限可適當(dāng)延長，但最長不得超過[X]個月。3.特殊情況：如因不可抗力等特殊原因?qū)е聼o法按時歸還資料的，借閱者應(yīng)提前向資料管理部門說明情況，并申請延期歸還。延期申請需經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)同意，且延期時間不得超過[X]個工作日。（二）歸還要求1.借閱者應(yīng)在借閱期限屆滿前，將所借資料完整、無損地歸還至資料管理部門。2.資料歸還時，資料管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查資料是否有損壞、涂改、缺失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向借閱者查明原因，并要求借閱者承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.對于電子資料，借閱者應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲介質(zhì)歸還，并確保電子資料的內(nèi)容完整、可讀取。五、借閱登記與跟蹤（一）借閱登記1.資料管理部門應(yīng)建立《資料借閱登記簿》，對每一次資料借閱進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱日期、借閱者姓名、部門、資料名稱、編號、借閱用途、預(yù)計歸還日期、實際歸還日期等信息。2.借閱登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確，確保每一筆借閱記錄清晰可查。（二）跟蹤管理1.資料管理部門應(yīng)定期對借閱資料的歸還情況進(jìn)行跟蹤檢查，對于逾期未歸還的資料，應(yīng)及時向借閱者發(fā)出催還通知。2.催還通知應(yīng)明確告知借閱者逾期未歸還資料的情況以及可能產(chǎn)生的后果，并要求借閱者盡快歸還資料。3.對于多次催還仍未歸還資料的借閱者，資料管理部門應(yīng)暫停其再次借閱資料的權(quán)限，并將情況上報至其所在部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)。六、資料使用與保密（一）資料使用1.借閱者應(yīng)妥善使用所借資料，不得擅自將資料轉(zhuǎn)借他人或用于非申請用途。2.在資料使用過程中，借閱者應(yīng)保持資料的整潔、完好，不得隨意涂改、標(biāo)記、損壞資料。3.如需對資料進(jìn)行復(fù)印、掃描、拍照等操作，應(yīng)事先征得資料管理部門的同意，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。復(fù)印、掃描、拍照后的資料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。（二）保密要求1.借閱者應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對所借資料涉及的公司機(jī)密信息予以保密，不得向任何無關(guān)人員透露。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、人事信息等重要資料，借閱者應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.在資料使用完畢后，借閱者應(yīng)及時將資料歸還至資料管理部門，并確保資料存儲設(shè)備中不存在未授權(quán)的資料副本。4.如因工作變動或離職等原因不再需要借閱資料的，借閱者應(yīng)將所借資料全部歸還，并辦理相關(guān)的借閱注銷手續(xù)。同時，借閱者應(yīng)承諾在離職后仍對公司資料的保密義務(wù)負(fù)責(zé)。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自借閱資料。2.超過借閱期限未歸還資料。3.將資料轉(zhuǎn)借他人或用于非申請用途。4.擅自涂改、標(biāo)記、損壞資料。5.泄露所借資料涉及的公司機(jī)密信息。（二）處理措施1.對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的借閱者，資料管理部門應(yīng)給予口頭警告，并要求其立即改正違規(guī)行為。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的借閱者，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括但不限于通報批評、罰款、降職、辭退等。3.如因借閱者違規(guī)行為導(dǎo)致公司資料泄露、丟失、損壞等，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償責(zé)任包括但不限于資料的重新制作費用、因資料泄露導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失、法律糾紛費用等。4.對于外部單位或個人因違規(guī)借閱公司資料給公司造