PAGE采購(gòu)體系制度管理規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)工作的高效、透明、合規(guī)，保障公司物資供應(yīng)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量穩(wěn)定性，降低采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)秩序，保障供應(yīng)商的合法權(quán)益。3.效益原則：在保證采購(gòu)物資質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，優(yōu)化采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。4.內(nèi)部控制原則：建立健全采購(gòu)內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購(gòu)決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)包括：1.審議采購(gòu)戰(zhàn)略規(guī)劃和年度采購(gòu)計(jì)劃。2.審批重大采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)方案、預(yù)算、合同等。3.協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的重大問題。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門公司設(shè)立采購(gòu)部門，作為采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)工作的組織和實(shí)施。采購(gòu)部門的職責(zé)包括：1.制定和執(zhí)行采購(gòu)管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.編制采購(gòu)計(jì)劃，下達(dá)采購(gòu)任務(wù)，組織采購(gòu)活動(dòng)。3.選擇、評(píng)估和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。4.參與采購(gòu)合同的起草、談判、簽訂和執(zhí)行。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、付款等工作。6.收集、整理和分析采購(gòu)信息，提供采購(gòu)決策支持。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等，參與采購(gòu)過程中的技術(shù)交流、驗(yàn)收等工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、合同付款條款，辦理采購(gòu)付款手續(xù)，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，參與采購(gòu)合同中質(zhì)量條款的制定和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的確定。4.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審查采購(gòu)合同的合法性、合規(guī)性，提供法律咨詢和支持，處理采購(gòu)糾紛。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度要求等，結(jié)合庫(kù)存情況，定期編制采購(gòu)需求計(jì)劃，并提交給采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門對(duì)需求部門提交的采購(gòu)需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、分析和審核，結(jié)合市場(chǎng)供應(yīng)情況、采購(gòu)周期等因素，編制年度采購(gòu)計(jì)劃和月度采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購(gòu)部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查、評(píng)估和篩選，確定合格供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。3.供應(yīng)商考核：建立供應(yīng)商考核機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行量化考核?？己私Y(jié)果作為供應(yīng)商合作、調(diào)整、淘汰的依據(jù)。4.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)：采購(gòu)部門與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題，維護(hù)良好的合作關(guān)系。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)方式選擇：根據(jù)采購(gòu)物資的特點(diǎn)、金額大小、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購(gòu)方式，包括招標(biāo)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、單一來源采購(gòu)等。2.采購(gòu)文件編制：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)方式和采購(gòu)需求，編制采購(gòu)文件，包括招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件、采購(gòu)合同等。采購(gòu)文件應(yīng)明確采購(gòu)物資的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。3.采購(gòu)活動(dòng)組織：采購(gòu)部門按照采購(gòu)文件的要求，組織采購(gòu)活動(dòng)，包括發(fā)布采購(gòu)公告、邀請(qǐng)供應(yīng)商參與、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、談判、詢價(jià)等環(huán)節(jié)。采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保采購(gòu)過程的公平、公正、公開。4.采購(gòu)合同簽訂：采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果或談判、詢價(jià)情況，與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)報(bào)相關(guān)部門備案。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購(gòu)部門在采購(gòu)合同約定的交貨期前，通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門和質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收人員、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收方法等。2.到貨驗(yàn)收：采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)部門通知需求部門和質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收方案對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量多、規(guī)格型號(hào)是否符合要求、質(zhì)量是否合格等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資，由需求部門辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。3.驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收人員應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果等。驗(yàn)收記錄應(yīng)作為采購(gòu)檔案保存，以備查閱。（五）采購(gòu)付款1.付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門在采購(gòu)物資驗(yàn)收合格后，根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，填寫付款申請(qǐng)單，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，提交給財(cái)務(wù)部門審核。2.付款審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)部門提交的付款申請(qǐng)單及相關(guān)資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收結(jié)果、發(fā)票的真實(shí)性和合法性等。審核無誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款執(zhí)行：公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。付款方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門定期對(duì)采購(gòu)過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購(gòu)計(jì)劃，采取套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同等方式，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)和考核機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商合作。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)驗(yàn)收制度，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資質(zhì)量的檢驗(yàn)和監(jiān)督。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。對(duì)質(zhì)量不合格的物資，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的處理措施。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程簽訂采購(gòu)合同。合同條款應(yīng)明確、具體、合法，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或違法條款。在合同執(zhí)行過程中，加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立健全付款審批制度，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)付款的審核和管理。嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間付款，避免提前付款或逾期付款。對(duì)付款過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的解決措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)和閾值，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警閾值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對(duì)措施。五、采購(gòu)信息管理（一）采購(gòu)信息收集1.采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)信息收集渠道，包括市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、行業(yè)資訊、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等，及時(shí)收集與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的信息。2.收集的采購(gòu)信息應(yīng)包括物資價(jià)格、質(zhì)量、供應(yīng)情況、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、供應(yīng)商信息等內(nèi)容。（二）采購(gòu)信息整理與分析1.采購(gòu)部門對(duì)收集到的采購(gòu)信息進(jìn)行整理和分類，建立采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。2.定期對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行分析，總結(jié)采購(gòu)活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。分析內(nèi)容包括采購(gòu)成本變化趨勢(shì)、供應(yīng)商表現(xiàn)、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況等。（三）采購(gòu)信息共享1.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將采購(gòu)信息與需求部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門共享，確保各部門能夠及時(shí)了解采購(gòu)情況，協(xié)同開展工作。2.建立采購(gòu)信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息的實(shí)時(shí)傳遞和共享查詢，提高工作效率和信息透明度。六、采購(gòu)檔案管理（一）檔案范圍采購(gòu)檔案包括采購(gòu)活動(dòng)中形成的各種文件、資料、記錄等，如采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)文件、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、供應(yīng)商檔案等。（二）檔案整理與歸檔1.采購(gòu)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的整理和歸檔工作，按照檔案管理的要求，對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂。2.采購(gòu)檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。歸檔后的采購(gòu)檔案應(yīng)妥善保管，便于查閱和使用。（三）檔案保管與查閱1.采購(gòu)檔案應(yīng)存放在安全、保密的場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)施，防止檔案資料的損壞、丟失和泄露。2.建立采購(gòu)檔案查閱制度，明確查閱權(quán)限和查閱流程。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查