PAGE銀行詢證函制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范銀行詢證函的使用，確保銀行與相關(guān)方之間信息傳遞的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性，防范金融風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本行在辦理各類業(yè)務(wù)過(guò)程中涉及銀行詢證函的相關(guān)操作，包括但不限于企業(yè)驗(yàn)資、審計(jì)、貸款審批、財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)等業(yè)務(wù)場(chǎng)景下的銀行詢證函往來(lái)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：銀行應(yīng)如實(shí)提供被詢證單位的賬戶信息、資金余額、交易明細(xì)等相關(guān)資料，確保所提供信息真實(shí)可靠。2.準(zhǔn)確性原則：詢證函內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的誤解或糾紛。3.保密性原則：銀行應(yīng)對(duì)涉及的企業(yè)商業(yè)秘密和客戶信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)第三方。4.合規(guī)性原則：銀行詢證函操作必須符合國(guó)家法律法規(guī)、監(jiān)管要求以及本行內(nèi)部規(guī)章制度。二、詢證函的格式與內(nèi)容（一）格式規(guī)范1.銀行詢證函應(yīng)采用統(tǒng)一格式，由本行根據(jù)監(jiān)管要求和業(yè)務(wù)實(shí)際制定。格式應(yīng)包含必要的表頭、正文、簽章等部分，確保結(jié)構(gòu)清晰、易于識(shí)別。2.表頭應(yīng)明確詢證函的名稱、編號(hào)、致函對(duì)象、發(fā)函日期等基本信息。3.正文部分應(yīng)詳細(xì)列出需要詢證的事項(xiàng)，如賬戶信息（包括賬戶名稱、賬號(hào)、賬戶性質(zhì)等）、資金余額（如存款余額、貸款余額、應(yīng)付利息等）、交易明細(xì)（如往來(lái)款項(xiàng)、票據(jù)業(yè)務(wù)等），并提供相應(yīng)的填寫(xiě)說(shuō)明。4.簽章部分應(yīng)預(yù)留銀行蓋章和經(jīng)辦人員簽字的位置，確保詢證函的有效性。（二）內(nèi)容要求1.賬戶信息準(zhǔn)確填寫(xiě)被詢證單位在本行開(kāi)立的各類賬戶信息，包括基本賬戶、一般賬戶、專用賬戶等，確保賬戶名稱與企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致。注明賬戶性質(zhì)，如活期存款賬戶、定期存款賬戶、貸款賬戶等，并詳細(xì)記錄賬號(hào)、開(kāi)戶日期、賬戶狀態(tài)等信息。2.資金余額對(duì)于存款賬戶，應(yīng)明確列出截至詢證函日期的存款余額，包括活期存款、定期存款、通知存款等各類存款的金額及期限。對(duì)于貸款賬戶，應(yīng)注明貸款金額、貸款期限、貸款利率、還款方式、當(dāng)前貸款余額、已償還本金及利息金額等詳細(xì)信息。如有應(yīng)付利息、應(yīng)收利息等情況，應(yīng)分別列出具體金額和計(jì)算依據(jù)。3.交易明細(xì)往來(lái)款項(xiàng)方面，應(yīng)記錄與被詢證單位發(fā)生的各類往來(lái)業(yè)務(wù)，包括應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款等的明細(xì)信息，如業(yè)務(wù)發(fā)生日期、摘要、金額等。票據(jù)業(yè)務(wù)方面，應(yīng)注明涉及的票據(jù)種類（如支票、匯票、本票等）、票據(jù)號(hào)碼、出票日期、到期日期、票面金額、背書(shū)轉(zhuǎn)讓情況等。三、詢證函的發(fā)出與接收（一）發(fā)出流程1.申請(qǐng)：相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)或人員根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)銀行詢證函申請(qǐng)單，注明詢證事項(xiàng)、被詢證單位名稱、聯(lián)系方式等信息，并提交至本行負(fù)責(zé)詢證函管理的部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱“管理部門(mén)”）。2.審核：管理部門(mén)收到申請(qǐng)單后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核詢證事項(xiàng)的必要性、合規(guī)性以及申請(qǐng)信息的完整性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與申請(qǐng)部門(mén)溝通并要求補(bǔ)充或修改。3.編制：審核通過(guò)后，管理部門(mén)按照統(tǒng)一格式編制銀行詢證函，確保函件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。編制完成后，在詢證函上加蓋本行公章，并由經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)。4.發(fā)出：詢證函編制完成后，由專人通過(guò)掛號(hào)信、特快專遞或其他可靠方式寄送至被詢證單位，并留存寄送憑證。同時(shí)，將詢證函副本及寄送憑證復(fù)印件交申請(qǐng)部門(mén)備案。（二）接收流程1.確認(rèn)：被詢證單位收到銀行詢證函后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)函件內(nèi)容與實(shí)際情況是否一致。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與本行聯(lián)系，說(shuō)明情況并要求更正；如無(wú)異議，應(yīng)在詢證函規(guī)定的回復(fù)期限內(nèi)進(jìn)行回復(fù)。2.回復(fù)：被詢證單位應(yīng)按照詢證函要求，對(duì)各項(xiàng)詢證事項(xiàng)進(jìn)行逐一核實(shí)，并在詢證函上填寫(xiě)回復(fù)意見(jiàn)，加蓋單位公章后寄回本行。回復(fù)意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，不得含糊不清或模棱兩可。3.接收：本行管理部門(mén)收到被詢證單位的回復(fù)后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)回復(fù)內(nèi)容與詢證函要求是否相符。如發(fā)現(xiàn)回復(fù)存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與被詢證單位溝通，要求重新回復(fù)。核對(duì)無(wú)誤后，將詢證函回復(fù)原件交申請(qǐng)部門(mén)，同時(shí)將回復(fù)情況進(jìn)行登記備案。四、詢證函的審核與處理（一）審核要點(diǎn)1.內(nèi)容完整性：審核詢證函回復(fù)內(nèi)容是否涵蓋了所有詢證事項(xiàng)，有無(wú)遺漏。2.信息準(zhǔn)確性：核對(duì)回復(fù)信息與本行記錄及實(shí)際情況是否一致，數(shù)據(jù)計(jì)算是否準(zhǔn)確。3.簽章合規(guī)性：檢查被詢證單位回復(fù)函上的簽章是否清晰、完整，是否與預(yù)留印鑒一致。4.回復(fù)期限：確認(rèn)被詢證單位是否在規(guī)定的回復(fù)期限內(nèi)進(jìn)行回復(fù)，如逾期回復(fù)，應(yīng)查明原因并判斷回復(fù)的有效性。（二）處理方式1.相符處理：如詢證函回復(fù)內(nèi)容與本行記錄及實(shí)際情況相符，管理部門(mén)應(yīng)將回復(fù)函原件交申請(qǐng)部門(mén)，并在內(nèi)部管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)記，表明該詢證事項(xiàng)已完成審核且結(jié)果相符。2.不符處理：若回復(fù)內(nèi)容與本行記錄存在差異，管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與被詢證單位及本行相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)溝通核實(shí)。如差異較小且經(jīng)核實(shí)屬于正常業(yè)務(wù)操作導(dǎo)致的，可要求被詢證單位進(jìn)一步說(shuō)明情況，并在確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整；如差異較大或涉及重大問(wèn)題，應(yīng)暫停相關(guān)業(yè)務(wù)流程，組織專門(mén)調(diào)查，查明原因后根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行處理。3.異常情況處理：對(duì)于詢證函回復(fù)過(guò)程中出現(xiàn)的異常情況，如被詢證單位拒絕回復(fù)、回復(fù)內(nèi)容明顯虛假或存在重大疑問(wèn)等，管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取必要的措施，如進(jìn)一步核實(shí)情況、與監(jiān)管部門(mén)溝通等，確保業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。五、詢證函的保管與存檔（一）保管要求1.本行應(yīng)設(shè)立專門(mén)的詢證函保管檔案，對(duì)發(fā)出和接收的銀行詢證函進(jìn)行分類保管。2.詢證函保管檔案應(yīng)按照年度、月份、業(yè)務(wù)類型等進(jìn)行分類整理，確保檔案資料有序存放，便于查閱和管理。3.對(duì)于已完成業(yè)務(wù)的詢證函，應(yīng)在保管期限屆滿后，按照本行檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。（二）存檔內(nèi)容1.銀行詢證函申請(qǐng)單原件，應(yīng)詳細(xì)記錄詢證事項(xiàng)、申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)日期等信息。2.詢證函原件，包括發(fā)出函和回復(fù)函，應(yīng)完整保存函件內(nèi)容及相關(guān)簽章。3.寄送憑證復(fù)印件，證明詢證函的發(fā)出方式和時(shí)間。4.與詢證函相關(guān)的溝通記錄、調(diào)查資料等，如電話記錄、郵件往來(lái)、調(diào)查筆錄等，作為業(yè)務(wù)處理的輔助資料存檔。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本行內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)銀行詢證函制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查詢證函操作流程是否合規(guī)、信息是否準(zhǔn)確、檔案保管是否規(guī)范等。2.管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)詢證函業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)自查情況。3.各業(yè)務(wù)部門(mén)在辦理涉及銀行詢證函的業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照制度規(guī)范操作，接受內(nèi)部監(jiān)督檢查。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)整改，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）外部檢查應(yīng)對(duì)1.本行應(yīng)積極配合監(jiān)管部門(mén)及其他外部機(jī)構(gòu)對(duì)銀行詢證函業(yè)務(wù)的檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部檢查提出的問(wèn)題和整改要求，管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行研究分析，制定整改措施，并跟蹤整改落實(shí)情況。整改完成后，應(yīng)將整改報(bào)告報(bào)送外部檢查機(jī)構(gòu)備案。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.在銀行詢證函操作過(guò)程中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)行為：未按照規(guī)定流程發(fā)出或接收詢證函，導(dǎo)致信息傳遞不暢或延誤。提供虛假或不實(shí)的詢證函回復(fù)信息，誤導(dǎo)相關(guān)業(yè)務(wù)決策。泄露企業(yè)商業(yè)秘密或客戶信息，給企業(yè)或本行造成損失。未妥善保管詢證函檔案，導(dǎo)致檔案資料丟失或損壞。其他違反銀行詢證函制度規(guī)范的行為。（二）責(zé)任追究措施1.對(duì)于違規(guī)行為，本行將根據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)