PAGE規(guī)范性文件備查制度一、總則（一）目的為加強公司規(guī)范性文件管理，確保公司各項規(guī)章制度、決策文件等規(guī)范性文件的合法性、有效性和一致性，便于文件的查閱、使用和監(jiān)督，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，特制定本備查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門制定、發(fā)布的規(guī)范性文件，包括但不限于規(guī)章制度、管理辦法、操作規(guī)程、通知公告等。（三）定義1.規(guī)范性文件：是指公司在管理活動中，依據(jù)法定職權(quán)和程序制定并公開發(fā)布的，涉及公司業(yè)務(wù)管理、員工行為規(guī)范、工作流程等具有普遍約束力的文件。2.備查：是指對規(guī)范性文件進(jìn)行分類整理、登記編號、存儲保管，并按照規(guī)定程序提供查閱、使用的活動。（四）基本原則1.合法性原則：規(guī)范性文件的制定應(yīng)符合國家法律法規(guī)和政策要求，不得與上位法相抵觸。2.有效性原則：規(guī)范性文件應(yīng)具有明確的目的和適用范圍，能夠有效指導(dǎo)公司各項工作的開展。3.一致性原則：規(guī)范性文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)、統(tǒng)一，避免出現(xiàn)矛盾和沖突。4.可操作性原則：規(guī)范性文件應(yīng)具有可操作性，明確規(guī)定各項工作的具體要求和操作流程。二、規(guī)范性文件的制定（一）制定主體1.公司各部門根據(jù)工作職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍，負(fù)責(zé)制定本部門相關(guān)的規(guī)范性文件。2.涉及多個部門的規(guī)范性文件，由牽頭部門會同相關(guān)部門共同制定。（二）制定程序1.立項：各部門根據(jù)工作需要，提出規(guī)范性文件制定項目，填寫《規(guī)范性文件立項申請表》，明確文件名稱、制定目的、主要內(nèi)容、起草負(fù)責(zé)人等信息，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.起草：立項批準(zhǔn)后，起草部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行文件起草工作。起草過程中應(yīng)充分調(diào)研、征求意見，確保文件內(nèi)容的科學(xué)性、合理性和可行性。3.征求意見：起草部門應(yīng)將起草的規(guī)范性文件征求意見稿發(fā)送至公司內(nèi)部各相關(guān)部門、員工代表等，廣泛征求意見。征求意見期限一般不少于[X]個工作日。4.修改完善：起草部門對征求到的意見進(jìn)行認(rèn)真梳理和分析，對文件進(jìn)行修改完善，形成送審稿。5.審核：送審稿提交公司法律合規(guī)部門進(jìn)行合法性審核，法律合規(guī)部門應(yīng)從法律角度對文件內(nèi)容進(jìn)行審查，提出審核意見。審核通過后，送審稿提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。6.發(fā)布：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過的規(guī)范性文件，由起草部門負(fù)責(zé)按照規(guī)定格式進(jìn)行編號、排版，并在公司內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄等平臺發(fā)布。發(fā)布時應(yīng)明確文件的生效日期。（三）文件內(nèi)容要求1.規(guī)范性文件應(yīng)結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、邏輯清晰：文件應(yīng)包括總則、分則、附則等部分，明確規(guī)定文件的適用范圍、基本原則、具體規(guī)范、獎懲措施等內(nèi)容。2.語言表述應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔、易懂：避免使用模糊、歧義、生僻的詞匯和句子，確保文件內(nèi)容能夠被準(zhǔn)確理解和執(zhí)行。3.引用法律法規(guī)和政策文件應(yīng)準(zhǔn)確無誤：規(guī)范性文件中引用的法律法規(guī)和政策文件應(yīng)注明名稱、文號、條款等信息，確保引用的準(zhǔn)確性和時效性。三、規(guī)范性文件的編號（一）編號規(guī)則規(guī)范性文件的編號采用統(tǒng)一格式，具體為：[公司簡稱][年份][部門代碼][文件順序號]。1.公司簡稱：使用公司名稱的簡稱，如“[公司簡稱]規(guī)”。2.年份：文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字，如“[年份]”。3.部門代碼：按照公司部門設(shè)置，為每個部門分配一個兩位代碼，如“01”代表總經(jīng)理辦公室，“02”代表人力資源部等。4.文件順序號：按照各部門規(guī)范性文件發(fā)布的先后順序，依次編排三位數(shù)字，如“001”“002”等。（二）編號示例例如，總經(jīng)理辦公室于[具體年份]發(fā)布的第[X]個規(guī)范性文件，編號為：[公司簡稱][年份]01[文件順序號]，即“[公司簡稱][年份]0100[X]”。四、規(guī)范性文件的登記（一）登記內(nèi)容1.文件名稱：填寫規(guī)范性文件的全稱。2.編號：按照編號規(guī)則填寫文件編號。3.起草部門：填寫文件的起草部門名稱。4.發(fā)布日期：填寫文件正式發(fā)布的日期。5.生效日期：填寫文件開始生效的日期。6.廢止日期：填寫文件被廢止的日期（如有）。7.文件內(nèi)容摘要：簡要概括文件的主要內(nèi)容。（二）登記方式規(guī)范性文件登記采用電子表格和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式。電子表格應(yīng)定期備份，紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理、裝訂和保管。五、規(guī)范性文件的存儲保管（一）存儲方式1.電子存儲：建立公司規(guī)范性文件電子檔案庫，將所有規(guī)范性文件按照編號、類別等進(jìn)行分類存儲。電子檔案庫應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，確保文件的安全性和保密性。2.紙質(zhì)存儲：對于重要的規(guī)范性文件，應(yīng)打印紙質(zhì)文本，并按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、編號，存放在專門的檔案柜中。紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行整理和盤點，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）保管期限規(guī)范性文件的保管期限根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定，一般分為長期保管和短期保管。1.長期保管：涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、長期發(fā)展規(guī)劃等重要文件，保管期限為[X]年。2.短期保管：一般性的規(guī)章制度、操作規(guī)程等文件，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對規(guī)范性文件進(jìn)行檢查和維護：確保文件的存儲介質(zhì)無損壞、文件內(nèi)容無丟失或篡改。2.對于超過保管期限的規(guī)范性文件：應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。六、規(guī)范性文件的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工：因工作需要，可查閱與本人工作相關(guān)的規(guī)范性文件。查閱時應(yīng)填寫《規(guī)范性文件查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人：因業(yè)務(wù)合作需要查閱公司規(guī)范性文件的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、范圍等信息。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱方式1.電子查閱：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，在電子檔案庫中查找相應(yīng)文件，并提供給查閱人員進(jìn)行在線查閱。查閱人員不得擅自復(fù)制、下載電子文件。2.紙質(zhì)查閱：對于需要查閱紙質(zhì)文件的，檔案管理部門應(yīng)提供相應(yīng)文件的紙質(zhì)副本，查閱人員應(yīng)在指定地點進(jìn)行查閱，不得將文件帶出檔案室。查閱人員如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）文件使用1.公司內(nèi)部員工：如需使用規(guī)范性文件作為工作依據(jù)或參考，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行借閱，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。借閱時應(yīng)填寫《規(guī)范性文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個人：如需使用公司規(guī)范性文件，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定簽訂保密協(xié)議，并在使用后及時歸還。未經(jīng)公司書面同意，外部單位或個人不得擅自傳播、復(fù)制、泄露公司規(guī)范性文件內(nèi)容。七、規(guī)范性文件的修訂與廢止（一）修訂1.修訂情形：規(guī)范性文件在實施過程中，如發(fā)現(xiàn)存在以下情形之一的，應(yīng)及時進(jìn)行修訂：國家法律法規(guī)、政策發(fā)生變化，導(dǎo)致文件內(nèi)容與上位法相抵觸的；公司業(yè)務(wù)調(diào)整、管理模式變更，需要對文件內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整的；文件執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)存在漏洞、矛盾或其他問題，需要進(jìn)行完善的；其他需要修訂的情形。2.修訂程序：規(guī)范性文件的修訂程序與制定程序相同，即按照立項、起草、征求意見、審核、審批、發(fā)布等環(huán)節(jié)進(jìn)行。修訂后的文件應(yīng)重新編號、登記，并注明修訂日期。（二）廢止1.廢止情形：規(guī)范性文件在實施過程中，如發(fā)現(xiàn)存在以下情形之一的，應(yīng)及時予以廢止：國家法律法規(guī)、政策發(fā)生變化，導(dǎo)致文件內(nèi)容與上位法嚴(yán)重抵觸，無法繼續(xù)執(zhí)行的；公司業(yè)務(wù)調(diào)整、管理模式變更，文件所規(guī)范的事項已不再適用的；文件已被新的規(guī)范性文件所替代的；其他需要廢止的情形。2.廢止程序：由原起草部門或相關(guān)部門提出規(guī)范性文件廢止申請，填寫《規(guī)范性文件廢止申請表》，說明廢止原因、依據(jù)等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，在公司內(nèi)部發(fā)布廢止公告，并將廢止文件從電子檔案庫和紙質(zhì)檔案中刪除。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司法律合規(guī)部門負(fù)責(zé)對規(guī)范性文件的制定、編號、登記、存儲保管、查閱與使用以及修訂與廢止等環(huán)節(jié)進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保各項工作符合本制度要求。2.在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)存在違反本制度規(guī)定的行為，法律合規(guī)部門應(yīng)及時發(fā)出整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評價1.將規(guī)范性文件管理工作納入公司績效考核體系，對各部門規(guī)范性文件管理工作進(jìn)行考核評價?？己藘?nèi)容包括文件制定質(zhì)量、登記編號準(zhǔn)確性、存