PAGE檔案柜管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案柜的管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有使用檔案柜的部門和個(gè)人。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案柜存儲(chǔ)的檔案信息安全，防止泄露、篡改和丟失。2.分類管理原則：按照檔案的類別、性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和管理。3.規(guī)范操作原則：明確檔案柜使用、維護(hù)、盤點(diǎn)等各項(xiàng)操作流程，確保規(guī)范化執(zhí)行。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反檔案柜管理制度的行為進(jìn)行責(zé)任追究。二、檔案柜的配備與管理（一）檔案柜的配備1.根據(jù)公司檔案管理的實(shí)際需求，合理配備檔案柜的數(shù)量、規(guī)格和類型。2.檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案柜的標(biāo)識(shí)1.在檔案柜顯著位置張貼標(biāo)識(shí)，標(biāo)明檔案柜的編號(hào)、存放檔案的類別、保管期限等信息。2.標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、持久，便于識(shí)別和查找。（三）檔案柜的維護(hù)1.定期對(duì)檔案柜進(jìn)行檢查，確保其結(jié)構(gòu)牢固、柜門密封良好、鎖具正常等。2.發(fā)現(xiàn)檔案柜有損壞或故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，記錄維修情況。3.保持檔案柜內(nèi)部清潔，定期清理灰塵和雜物。（四）檔案柜的盤點(diǎn)1.每年定期對(duì)檔案柜進(jìn)行全面盤點(diǎn)，核實(shí)檔案的存放情況和數(shù)量。2.盤點(diǎn)過程中如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。3.做好盤點(diǎn)記錄，包括盤點(diǎn)時(shí)間、人員、檔案柜編號(hào)、存放檔案情況等。三、檔案的分類與存放（一）檔案分類1.公司檔案分為行政管理檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。2.各類檔案可進(jìn)一步細(xì)分具體的二級(jí)、三級(jí)類目，如行政管理檔案可分為文件、會(huì)議記錄、規(guī)章制度等。（二）存放規(guī)則1.按照檔案分類，將檔案存放在相應(yīng)編號(hào)的檔案柜中。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同類別檔案之間保持一定間隔。3.檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度依次排列，便于查找和取用。（三）特殊檔案存放1.對(duì)于機(jī)密、絕密檔案，應(yīng)存放在專門的保密檔案柜中，并采取加密存儲(chǔ)等特殊措施。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備中，并與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)存放，確保信息一致。四、檔案的使用與借閱（一）檔案使用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、原因、查閱時(shí)間等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)檔案，并在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱，確保檔案不被損壞、涂改或帶出指定區(qū)域。（二）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱檔案的用途、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、涂改檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案的整理與歸檔（一）檔案整理1.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門產(chǎn)生的檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等。2.整理過程中應(yīng)剔除重復(fù)、無效的檔案，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（二）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)核對(duì)檔案的數(shù)量、類別、整理質(zhì)量等，符合要求的予以歸檔，并登記入庫。六、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案已超過保管期限，且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)且無利用價(jià)值的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、原因等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、人員、檔案名稱和數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案柜管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組由檔案管理部門、內(nèi)部審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。（二）檢查內(nèi)容1.檔案柜的配備、維護(hù)、盤點(diǎn)情況。2.檔案的分類、存放、整理、歸檔情況。3.檔案的使用、借閱、銷毀等流程執(zhí)行情況。4.檔案管理人員的工作規(guī)范和操作紀(jì)律。（三）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給監(jiān)督小組。3.對(duì)違反檔案柜管理制度的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、附則（一）解釋權(quán)