PAGE檔案室制度與規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度與規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等活動(dòng)中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止失密、泄密事件的發(fā)生。5.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷、高效的服務(wù)，提高檔案的利用價(jià)值。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)保管，做好檔案庫(kù)房的安全防護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.開(kāi)展檔案的鑒定工作，按照規(guī)定的保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，剔除失去保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。5.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，如目錄、索引、指南等，并及時(shí)更新維護(hù)，方便檔案的查找和利用。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。7.積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。8.為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理工作。9.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。10.參與公司/組織重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案的及時(shí)收集和規(guī)范整理。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交檔案室歸檔，并辦理交接手續(xù)。3.在開(kāi)展各項(xiàng)工作過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管本部門的檔案，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。4.根據(jù)工作需要，向檔案室提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并配合檔案室做好相關(guān)工作。5.協(xié)助檔案室開(kāi)展檔案鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，提供有關(guān)檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、查閱、借閱登記以及檔案信息化錄入等工作。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，熟練掌握檔案管理的方法和技能，不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題，確保檔案的安全和完整。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)公司/組織的利益。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、市場(chǎng)營(yíng)銷等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知、規(guī)定等。3.本公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書、招投標(biāo)文件等。4.本公司/組織內(nèi)部的會(huì)議文件、紀(jì)要、決議、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。5.本公司/組織的產(chǎn)品樣本、技術(shù)資料、科研成果、專利證書等。6.本公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿、憑證、審計(jì)報(bào)告等。7.本公司/組織的員工檔案，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等。8.本公司/組織參與的重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的相關(guān)文件、資料、照片、錄像等。9.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)，同時(shí)注明文件的形成時(shí)間、來(lái)源、作者等信息。4.收集的檔案材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)的集中整理和歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)統(tǒng)一、科學(xué)、合理，便于檢索和管理。3.整理后的檔案應(yīng)符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，做到分類清楚、編號(hào)準(zhǔn)確、裝訂整齊、目錄清晰。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案等。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)分類。2.編號(hào)：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。文書檔案一般采用年度保管期限流水號(hào)的編號(hào)方法；科技檔案可根據(jù)項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行編號(hào)；會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)；人事檔案采用個(gè)人編號(hào)等。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙張較小、零散的檔案材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，不掉頁(yè)、不壓字，便于翻閱和保管。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案室保管。4.人事檔案應(yīng)隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔。5.聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)整理歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照檔案整理要求，將整理好的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，并填寫檔案移交清單。2.檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案室。3.檔案室接收檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案移交清單進(jìn)行核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回移交部門重新整理。4.核對(duì)無(wú)誤后，檔案室在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，雙方各執(zhí)一份，完成檔案的交接工作。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：本公司/組織的重要決策、規(guī)劃、制度、章程等文件；涉及公司/組織權(quán)益和重大利益的合同、協(xié)議、訴訟文件等；公司/組織的歷史沿革、大事記、榮譽(yù)證書等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為16年至50年，主要包括：公司/組織的一般性文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等；重要項(xiàng)目的相關(guān)文件、資料等。4.短期保管的檔案期限為15年以下，主要包括：一般性的事務(wù)性文件、臨時(shí)性的工作記錄等。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲(chóng)藥品、消防器材等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案應(yīng)按照類別、保管期限、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和管理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全和完整。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問(wèn)題，如檔案損壞、丟失、霉變等，并做好記錄。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)填寫機(jī)密檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、保密部門負(fù)責(zé)人和公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱申請(qǐng)人持申請(qǐng)表到檔案室辦理查閱手續(xù)。3.檔案室工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員核對(duì)無(wú)誤后，在查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，借閱申請(qǐng)人應(yīng)填寫機(jī)密檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、保密部門負(fù)責(zé)人和公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司/組織檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室安排專人陪同借閱，并做好借閱記錄。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱申請(qǐng)人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)以及借閱期限等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱申請(qǐng)人持申請(qǐng)表到檔案室辦理借閱手續(xù)，繳納借閱押金（根據(jù)檔案價(jià)值和借閱期限確定）。3.檔案室工作人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案室工作人員核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性后，退還借閱押金，并在借閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定檔案的價(jià)值，主要從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其是否具有保存價(jià)值。3.對(duì)于已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以剔除。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案管理人員按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行初步審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.檔案鑒定工作小組召開(kāi)會(huì)議，對(duì)檔案管理人員提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行討論和審議，形成鑒定結(jié)論。4.根據(jù)鑒定結(jié)論，編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、鑒定意見(jiàn)等內(nèi)容。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)妥善保管，保存期限為[X]年。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱人次、借閱人次、利用效果等。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期編制，報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司/組織因機(jī)構(gòu)調(diào)整、