會(huì)議紀(jì)要編寫標(biāo)準(zhǔn)化工具手冊(cè)一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本工具手冊(cè)適用于各類組織內(nèi)部需要形成書面記錄的正式會(huì)議，包括但不限于：日常工作會(huì)議：部門周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等常規(guī)工作協(xié)調(diào)會(huì)議；專項(xiàng)項(xiàng)目會(huì)議：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、階段性評(píng)審會(huì)、問(wèn)題解決會(huì)等聚焦特定任務(wù)的會(huì)議；跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議：涉及多部門協(xié)作的推進(jìn)會(huì)議、資源協(xié)調(diào)會(huì)議等；決策類會(huì)議：方案審議會(huì)、預(yù)算審批會(huì)、戰(zhàn)略研討會(huì)等需形成明確結(jié)論的會(huì)議。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程與工具，保證會(huì)議紀(jì)要客觀反映會(huì)議內(nèi)容、明確責(zé)任分工、為后續(xù)工作提供可追溯依據(jù)。二、標(biāo)準(zhǔn)化編寫流程與操作指引（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定高效記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議核心目標(biāo)與會(huì)議主持人確認(rèn)會(huì)議主題、預(yù)期成果（如需形成決議、明確任務(wù)、解決特定問(wèn)題等）；獲取會(huì)議議程，梳理關(guān)鍵議題及討論順序，提前熟悉背景資料（如項(xiàng)目方案、上次會(huì)議紀(jì)要等）。準(zhǔn)備記錄工具與模板打印“會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板”（見(jiàn)第三章），或打開電子版文檔，提前填寫會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)等基礎(chǔ)信息；準(zhǔn)備參會(huì)人員簽到表（如需）、錄音設(shè)備（經(jīng)參會(huì)人員同意后使用），保證記錄工具電量充足、運(yùn)行正常。分配記錄職責(zé)明確記錄人（通常為會(huì)議組織者或指定人員），提前與主持人溝通記錄重點(diǎn)（如需重點(diǎn)記錄的決策、待辦事項(xiàng)等）；復(fù)雜會(huì)議可安排2人配合：1人記錄討論要點(diǎn)，1人聚焦決議與待辦任務(wù)，避免信息遺漏。（二）會(huì)中記錄：保證信息完整準(zhǔn)確記錄基礎(chǔ)信息會(huì)議開始后5分鐘內(nèi)，補(bǔ)充記錄參會(huì)人員（含主持人、記錄人、列席人員）、缺席人員及原因（如需）；確認(rèn)會(huì)議議程是否調(diào)整，記錄實(shí)際討論順序及臨時(shí)增減的議題。聚焦核心內(nèi)容，抓取關(guān)鍵信息討論要點(diǎn)：按議題記錄各方主要觀點(diǎn)（用“發(fā)言人+核心觀點(diǎn)”格式，如“*經(jīng)理提出：需優(yōu)先解決A環(huán)節(jié)的資源調(diào)配問(wèn)題”），避免逐字記錄冗余內(nèi)容；決議事項(xiàng)：明確記錄“討論后形成的結(jié)論”（需包含結(jié)論內(nèi)容、依據(jù)、達(dá)成共識(shí)的過(guò)程，如“經(jīng)討論，一致同意采用方案B，主要依據(jù)為成本可控且周期符合要求”）；待辦任務(wù)：逐條記錄“具體任務(wù)+負(fù)責(zé)人+截止時(shí)間+交付標(biāo)準(zhǔn)”（如“*部門需在X月X日前提交C方案初稿，包含成本明細(xì)及時(shí)間計(jì)劃”）。特殊內(nèi)容標(biāo)記對(duì)“需后續(xù)重點(diǎn)跟進(jìn)”“存在爭(zhēng)議未解決”“需補(bǔ)充資料”等內(nèi)容，用特殊符號(hào)（如“★”“△”）標(biāo)注，便于會(huì)后優(yōu)先處理；對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如時(shí)間、金額、數(shù)量）、專業(yè)術(shù)語(yǔ)進(jìn)行核對(duì)，保證準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）會(huì)后整理：形成規(guī)范紀(jì)要文檔整理初稿，補(bǔ)充完善會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)，根據(jù)會(huì)中記錄整理初稿，補(bǔ)充未記錄的細(xì)節(jié)（如通過(guò)錄音回補(bǔ)關(guān)鍵表述），保證邏輯連貫、條理清晰；按模板結(jié)構(gòu)組織內(nèi)容：基礎(chǔ)信息→議程回顧→討論要點(diǎn)→決議事項(xiàng)→待辦任務(wù)→附件→備注。核對(duì)信息，多方確認(rèn)將初稿提交會(huì)議主持人審核，重點(diǎn)核對(duì)決議事項(xiàng)、待辦任務(wù)是否準(zhǔn)確反映會(huì)議結(jié)論；涉及具體任務(wù)負(fù)責(zé)人的，與相關(guān)人員確認(rèn)任務(wù)描述、截止時(shí)間是否無(wú)誤，避免責(zé)任模糊。定稿與分發(fā)根據(jù)審核意見(jiàn)修改后，形成最終版會(huì)議紀(jì)要，標(biāo)注“定稿日期”“分發(fā)范圍”（如參會(huì)人員、相關(guān)部門、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等）；通過(guò)正式渠道（如OA系統(tǒng)、郵件）分發(fā)，并同步歸檔至指定文件夾（建議按“會(huì)議名稱+日期”命名文件，如“20231027_項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)紀(jì)要.pdf”）。三、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板與填寫說(shuō)明（一）標(biāo)準(zhǔn)模板會(huì)議基本信息內(nèi)容會(huì)議名稱（例：2023年Q4產(chǎn)品規(guī)劃推進(jìn)會(huì)）會(huì)議時(shí)間（例：2023年10月27日14:00-16:30）會(huì)議地點(diǎn)（例：公司3樓第一會(huì)議室/線上會(huì)議）主持人（例：*總監(jiān)）記錄人（例：*助理）參會(huì)人員（例：部門、部門、*部門共8人）缺席人員及原因（例：*經(jīng)理因出差缺席，已提前提交書面意見(jiàn)）會(huì)議議程1.Q3產(chǎn)品復(fù)盤；2.Q4規(guī)劃方案匯報(bào)；3.資源協(xié)調(diào)討論；4.總結(jié)與決議會(huì)議內(nèi)容記錄內(nèi)容一、Q3產(chǎn)品復(fù)盤討論要點(diǎn)：1.經(jīng)理：Q3用戶增長(zhǎng)未達(dá)預(yù)期，主要因推廣渠道轉(zhuǎn)化率下降30%；2.主管：功能迭代延遲導(dǎo)致用戶留存率低于目標(biāo)5個(gè)百分點(diǎn)；3.共識(shí)：需優(yōu)化渠道篩選機(jī)制，加強(qiáng)研發(fā)排期管理。決議事項(xiàng)：成立專項(xiàng)小組（由*經(jīng)理牽頭），11月10日前提交渠道優(yōu)化方案及研發(fā)流程改進(jìn)計(jì)劃。二、Q4規(guī)劃方案匯報(bào)討論要點(diǎn)：1.專員匯報(bào)Q4核心功能roadmap，重點(diǎn)標(biāo)注“用戶畫像升級(jí)”“個(gè)性化推薦”模塊；2.總監(jiān)：需補(bǔ)充競(jìng)品分析數(shù)據(jù)，優(yōu)先保障高需求功能的開發(fā)資源。決議事項(xiàng)：*部門于11月5日前補(bǔ)充競(jìng)品分析報(bào)告，調(diào)整后方案提交終審。三、資源協(xié)調(diào)討論討論要點(diǎn)：1.部門申請(qǐng)?jiān)黾?名開發(fā)人員，部門提出需優(yōu)先保障現(xiàn)有項(xiàng)目維護(hù)；2.總監(jiān)：從預(yù)留機(jī)動(dòng)調(diào)配3人，其中1名開發(fā)人員支持部門，2名測(cè)試人員支持部門。待辦任務(wù)：1.部門：11月1日前提交人員需求明細(xì)（負(fù)責(zé)人）；2.人力資源部：11月3日前完成人員調(diào)配通知（負(fù)責(zé)人）。四、總結(jié)與決議1.會(huì)議確認(rèn)Q4核心目標(biāo)：用戶增長(zhǎng)20%，功能上線準(zhǔn)時(shí)率100%；2.下次會(huì)議時(shí)間：2023年11月17日14:00，地點(diǎn)：線上（*助理負(fù)責(zé)通知）。其他信息內(nèi)容附件1.Q3產(chǎn)品數(shù)據(jù)報(bào)告；2.Q4規(guī)劃方案初稿；3.競(jìng)品分析框架（待補(bǔ)充）備注1.專項(xiàng)小組每周五17:00前同步進(jìn)度至群內(nèi)；2.未盡事宜由*總監(jiān)協(xié)調(diào)落實(shí)（二）填寫說(shuō)明會(huì)議基本信息：需準(zhǔn)確填寫時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等，保證可追溯；會(huì)議內(nèi)容記錄：按議題分模塊記錄，每模塊包含“討論要點(diǎn)”（客觀呈現(xiàn)各方觀點(diǎn)）、“決議事項(xiàng)”（明確結(jié)論）、“待辦任務(wù)”（具體到人、時(shí)間）；待辦任務(wù)：建議用表格形式單獨(dú)列出（包含“任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間、完成標(biāo)準(zhǔn)”四列），避免責(zé)任不清；附件：列出會(huì)議中提及的文件資料，方便查閱；備注：記錄后續(xù)跟進(jìn)要求、未解決爭(zhēng)議等補(bǔ)充信息。四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）信息準(zhǔn)確性保障禁止主觀臆斷：記錄時(shí)需客觀呈現(xiàn)會(huì)議內(nèi)容，不添加個(gè)人觀點(diǎn)或情緒化表述；關(guān)鍵信息交叉核對(duì)：對(duì)決議、待辦任務(wù)、數(shù)據(jù)等核心內(nèi)容，必須與主持人或相關(guān)人員確認(rèn)，避免誤差；人名、職務(wù)準(zhǔn)確：參會(huì)人員姓名用“”代替（如“經(jīng)理”“*專員”），職務(wù)需與實(shí)際參會(huì)身份一致。（二）內(nèi)容簡(jiǎn)潔性與重點(diǎn)突出避免流水賬：記錄“討論要點(diǎn)”時(shí)，提煉核心觀點(diǎn)而非復(fù)述全部發(fā)言，每條觀點(diǎn)控制在1-2句話；優(yōu)先記錄“行動(dòng)項(xiàng)”：待辦任務(wù)需明確“做什么、誰(shuí)來(lái)做、何時(shí)完成”，避免模糊表述（如“盡快研究”“適時(shí)推進(jìn)”）；邏輯結(jié)構(gòu)清晰：按“議題-討論-決議-待辦”順序組織內(nèi)容，使用序號(hào)、分點(diǎn)等方式提升可讀性。（三）責(zé)任與時(shí)效管理明確任務(wù)負(fù)責(zé)人：每項(xiàng)待辦任務(wù)必須指定唯一負(fù)責(zé)人，避免多人負(fù)責(zé)導(dǎo)致執(zhí)行推諉；截止時(shí)間具體化：日期需明確到“年/月/日”，時(shí)間需具體到“上/下午”，避免“近期”“月底”等模糊表述；跟蹤機(jī)制：對(duì)跨周期任務(wù)，建議在紀(jì)要中明確“進(jìn)度反饋節(jié)點(diǎn)”（如“每周五同步進(jìn)展”），保證任務(wù)落地。（四）歸檔與保密規(guī)范及時(shí)歸檔：會(huì)議紀(jì)要定稿后24小時(shí)內(nèi)完成歸檔，建議按“年度-會(huì)