2026年機器人集成公司公文收發(fā)與歸檔管理制度第一章總則第一條

為規(guī)范公司公文收發(fā)與歸檔管理工作，確保公文處理的準確性、及時性和安全性，提高工作效率，保障公司各項經(jīng)營管理活動的有序進行，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。第二條

本制度適用于公司各部門及全體員工涉及公務往來的公文收發(fā)與歸檔管理工作。凡以公司名義發(fā)出或接收的各類正式文件、函件、通知、報告、紀要、資料等均屬本制度管理范疇。第三條

公文收發(fā)與歸檔管理工作應遵循以下原則：（一）準確規(guī)范原則：確保公文內(nèi)容真實、表述準確、格式規(guī)范、程序合規(guī)。（二）及時高效原則：迅速處理，不延誤、不積壓，保障信息快速流轉(zhuǎn)。（三）安全保密原則：嚴格遵守保密規(guī)定，防止失泄密事件發(fā)生。（四）全程可控原則：建立完整的處理記錄，確保公文流轉(zhuǎn)全過程可追溯、可管控。（五）分類管理原則：根據(jù)公文性質(zhì)、密級、重要程度等進行分類管理。第四條

公司行政管理部是公文收發(fā)與歸檔管理的歸口部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導全公司的公文管理工作。各部門應指定專人負責本部門的公文處理工作。第二章公文收文管理第一節(jié)收文范圍與要求第五條

收文范圍包括：（一）上級單位、政府部門及行業(yè)組織下發(fā)的各類文件、通知、指示等。（二）下屬單位、分支機構(gòu)報送的各類報告、請示、總結(jié)等。（三）合作單位、客戶及其他外部機構(gòu)發(fā)來的函件、協(xié)議、資料等。（四）公司內(nèi)部各部門之間的工作往來文件。（五）其他需要收存處理的公務文件。第六條

收文要求：（一）所有外來公文必須由行政管理部統(tǒng)一接收，各部門或個人不得私自接收或處理。（二）收文人員應認真核對公文的完整性、準確性，檢查封口是否完好，收件人信息是否正確。（三）發(fā)現(xiàn)公文破損、份數(shù)不符或誤送等情況，應立即與發(fā)件單位聯(lián)系確認，并在收文登記中注明異常情況。（四）涉密公文必須單獨處理，嚴格按照保密規(guī)定進行簽收、登記和保管。第二節(jié)收文流程第七條

公文簽收：（一）收文人員收到公文后，應在1個工作日內(nèi)完成簽收手續(xù)。（二）簽收時需核對公文的文號、標題、來文單位、份數(shù)、密級等信息。（三）涉密公文必須由指定的涉密人員簽收，并填寫專門的涉密文件簽收單。第八條

收文登記：（一）簽收后，收文人員應在收文登記簿中進行詳細登記，包括收文日期、收文編號、文號、公文標題、來文單位、密級、份數(shù)、簽收人等信息。（二）電子公文應在電子公文管理系統(tǒng)中進行同步登記。（三）登記信息必須準確完整，不得遺漏重要內(nèi)容。第九條

公文擬辦：（一）行政管理部負責人應對收到的公文進行初步審閱，提出擬辦意見。（二）擬辦意見應明確承辦部門、承辦人員和辦理時限。（三）重要公文應直接報送公司領導批示。第十條

公文分發(fā)：（一）根據(jù)擬辦意見，將公文分發(fā)給相關(guān)部門或人員。（二）分發(fā)時需辦理交接手續(xù)，確保公文安全送達。（三）涉密公文必須采取保密措施進行分發(fā)，不得通過普通郵件或網(wǎng)絡傳輸。第十一條

公文傳閱：（一）需要多個部門或人員傳閱的公文，應按照規(guī)定的傳閱順序進行。（二）傳閱人員應在傳閱單上簽字確認，并注明傳閱日期。（三）傳閱人員不得擅自擴大傳閱范圍，不得將公文帶出辦公場所。（四）傳閱完成后，公文應及時返回行政管理部。第十二條

公文辦理：（一）承辦部門和人員應按照擬辦意見和辦理時限及時處理公文。（二）辦理過程中如遇到問題或需要其他部門配合，應及時與行政管理部溝通協(xié)調(diào)。（三）重要公文的辦理情況應及時向公司領導匯報。（四）辦理完畢后，承辦人員應在公文上注明辦理結(jié)果和日期，并簽字確認。第三章公文發(fā)文管理第一節(jié)發(fā)文范圍與要求第十三條

發(fā)文范圍包括：（一）向上級單位、政府部門報送的報告、請示、總結(jié)等。（二）向下屬單位、分支機構(gòu)下發(fā)的通知、指示、規(guī)定等。（三）向合作單位、客戶及其他外部機構(gòu)發(fā)出的函件、協(xié)議、回復等。（四）公司內(nèi)部的規(guī)章制度、管理辦法、工作通知等。（五）其他需要以公司名義發(fā)出的公務文件。第十四條

發(fā)文要求：（一）所有以公司名義發(fā)出的公文必須經(jīng)過嚴格的審核程序。（二）公文內(nèi)容必須真實準確，表述清晰，格式規(guī)范。（三）涉密公文必須按照保密規(guī)定進行處理和傳遞。（四）發(fā)文前必須進行認真校對，確保沒有錯別字、語病和格式錯誤。第二節(jié)發(fā)文流程第十五條

公文起草：（一）公文由相關(guān)業(yè)務部門負責起草，確保內(nèi)容真實準確、符合政策要求。（二）起草人員應熟悉公文格式規(guī)范，按照標準格式起草文件。（三）重要公文應由部門負責人親自起草或?qū)徍税殃P(guān)。第十六條

公文審核：（一）起草完成的公文應先由部門負責人審核。（二）部門負責人審核通過后，報送行政管理部進行格式和程序?qū)徍恕＃ㄈ┲匾倪€需經(jīng)過法務部門進行法律審核。（四）審核人員應認真審閱公文內(nèi)容，提出修改意見。第十七條

公文簽發(fā)：（一）審核通過的公文按照公司規(guī)定的審批權(quán)限報送相關(guān)領導簽發(fā)。（二）涉及公司重大事項的公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)。（三）簽發(fā)領導應認真審閱公文內(nèi)容，確認無誤后簽字批準。（四）簽發(fā)日期即為公文的生效日期。第十八條

文號編制：（一）簽發(fā)后的公文由行政管理部按照統(tǒng)一規(guī)則編制文號。（二）文號應包含年份、部門代碼、文件類型代碼和序號。（三）文號一經(jīng)確定，不得隨意更改。第十九條

公文印制：（一）按照簽發(fā)的定稿印制正式文件，確保印刷質(zhì)量。（二）涉密公文必須在指定的保密印制點印制。（三）印制完成的公文應加蓋公司公章。第二十條

公文分發(fā)：（一）根據(jù)公文的主送和抄送范圍進行分發(fā)。（二）分發(fā)時需辦理登記手續(xù)，確保公文安全送達。（三）重要公文應采用專人送達或掛號郵寄方式。（四）電子公文應通過安全的電子渠道發(fā)送。第四章公文歸檔管理第一節(jié)歸檔范圍與要求第二十一條

歸檔范圍包括：（一）公司在研發(fā)、生產(chǎn)、服務、經(jīng)營、管理等各項活動中形成的具有保存價值的公文。（二）反映公司基本歷史面貌的公文。（三）對維護國家、公司和職工權(quán)益具有憑證價值的公文。（四）需要貫徹執(zhí)行的上級單位文件。（五）其他具有查考價值的公文。第二十二條

歸檔要求：（一）所有辦理完畢的公文必須及時歸檔，不得拖延或遺漏。（二）歸檔的公文必須完整，包括正文、附件、辦理過程中的相關(guān)材料等。（三）電子公文與紙質(zhì)公文應同步歸檔，確保內(nèi)容一致。（四）涉密公文必須按照保密規(guī)定進行歸檔和保管。（五）歸檔公文應進行系統(tǒng)整理，便于保管和利用。第二節(jié)歸檔流程第二十三條

公文收集：（一）各部門應及時收集本部門辦理完畢的公文。（二）收集時應檢查公文的完整性，確保沒有缺失重要內(nèi)容。（三）涉密公文應由指定人員專門收集。第二十四條

公文整理：（一）按照"年度-部門-文種-保管期限"的原則進行分類整理。（二）去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品。（三）破損的公文應進行修補。（四）對公文進行編號，編制歸檔目錄。第二十五條

公文鑒定：（一）由檔案鑒定小組對公文的保存價值進行鑒定。（二）根據(jù)鑒定結(jié)果確定保管期限，分為永久、30年、10年三種。（三）重要的政策性文件、規(guī)章制度等應定為永久保管。（四）一般的業(yè)務文件可根據(jù)重要程度定為30年或10年保管。第二十六條

公文裝訂：（一）按照規(guī)范要求進行裝訂，確保整齊美觀。（二）永久保管的公文應采用線裝或膠裝方式。（三）裝訂時應在文件首頁加蓋歸檔章。第二十七條

公文移交：（一）整理完畢的公文應及時移交公司檔案室。（二）移交時需辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認。（三）移交清單應詳細記錄公文的數(shù)量、類別、保管期限等信息。第三節(jié)檔案保管與利用第二十八條

檔案保管：（一）檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。（二）檔案應按照分類編號有序排列，便于查找和管理。（三）涉密檔案應單獨存放，嚴格控制訪問權(quán)限。（四）定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。第二十九條

檔案利用：（一）建立健全檔案利用制度，明確利用權(quán)限和審批程序。（二）查閱檔案必須辦理登記手續(xù)，填寫查閱申請表。（三）涉密檔案的查閱必須經(jīng)過嚴格審批，并有專人陪同。（四）檔案一般不得借出，確因工作需要借出的，必須經(jīng)過批準，并限期歸還。（五）利用檔案時不得損壞、涂改、抽取檔案材料。第三十條

檔案銷毀：（一）超過保管期限且無保存價值的檔案，可按規(guī)定程序進行銷毀。（二）檔案銷毀必須經(jīng)過鑒定小組鑒定，報公司領導批準。（三）銷毀檔案時應指定專人監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。（四）涉密檔案的銷毀必須符合保密規(guī)定。第五章電子公文管理第三十一條

電子公文是指通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸、存儲的公務文件。電子公文與紙質(zhì)公文具有同等效力。第三十二條

電子公文管理要求：（一）建立電子公文管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子公文的全程電子化處理。（二）電子公文應采用標準格式，確保文件的可讀性和兼容性。（三）電子公文應進行數(shù)字簽名或加蓋電子印章，確保文件的真實性和完整性。（四）建立電子公文備份制度，防止數(shù)據(jù)丟失。第三十三條

電子公文安全：（一）建立電子公文安全管理制度，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。（二）對電子公文進行加密處理，確保傳輸和存儲安全。（三）定期對電子公文系統(tǒng)進行安全檢查和維護。（四）嚴格控制電子公文的訪問權(quán)限，實行分級管理。第六章責任追究第三十四條

對違反本制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應處理：（一）情節(jié)輕微的，給予批評教育。（二）情節(jié)較重的，給予通報批評、扣發(fā)績效等處理。（三）情節(jié)嚴重的，給予紀律處分。（四）造成經(jīng)濟損失的，依法承擔賠償責任。（五）構(gòu)成犯罪的，移交司法機關(guān)處理。第三十五條

有下列行為之一的，應當追究